Девять тактик для эффективных переговоров на расстоянии

После пандемии COVID-19 практики ведения переговоров уже не будут прежними. Это касается всех: и производителя, которому нужно подписать новый контракт с поставщиком; и технологической компании, пытающейся заключить договор; и розничного продавца, который хотел бы изменить условия хранения товара на складе.

На это есть две причины.

Во-первых, нет никакой определенности: продолжительность и условия контракта, что и сколько вы будете покупать и кому продавать — все может измениться. Опытные специалисты в области ведения переговоров пересматривают свои позиции и оценивают текущие и ожидаемые сдвиги в своих отраслях, обращая особое внимание на возможные последствия для организаций, в которых они работают, а также меняющиеся приоритеты партнеров. Стабильное, устойчивое и предсказуемое взаимодействие покупателя и поставщика, преобладавшее до пандемии, сильно изменилось за последние несколько месяцев.

Во-вторых, некоторые переговоры так и останутся дистанционными, даже когда все введенные ограничения в мире будут сняты. Исходя из моего опыта общения с клиентами и анализа, который я провел в McKinsey, до пандемии только 10—15% переговоров были удаленными. Я предполагаю, что по крайней мере 25% переговоров станут такими в будущем. Вероятнее всего, в основном так будут обсуждаться сравнительно несложные сделки, но не без исключений.

В этой статье я объясню, что это будет означать на практике и как стоит вести переговоры в ближайшие месяцы.

Новый ландшафт

Начнем с того, что же изменилось в условиях сделок. Многие привычные условия контрактов отменяются в тот момент, когда организации пересматривают соглашения, срок действия которых не истекает в течение нескольких ближайших лет. Очень важно делать это правильно.

Причин такой нестабильности много. Во-первых, каждая отрасль сейчас начинает работу в новых обстоятельствах. Например, автомобильные и аэрокосмические компании пережили сложный год и возобновляют активную деятельность в 2021-м. А индустрия развлечений сталкивается со всплеском спроса со стороны онлайн-сервисов, хотя ограничения, введенные из-за пандемии, затрудняют производство нового контента. Если компании во многих секторах экономики, которые испытывают проблемы, объединятся, количество покупателей или поставщиков потенциально сократится.

Колебания могут быть и в ценообразовании, потому что состояние цепи поставок быстро меняется. Иногда поставщики не могут удовлетворить спрос полностью, и покупатели в условиях ограниченного предложения могут предпочесть обслуживание для «привилегированных» клиентов (пусть и по более высокой цене). Да, раньше они могли торговаться или договариваться о больших объемах товара, но теперь совсем другое дело. Между тем поставщики, которые могут предложить гибкие условия оплаты, найдут большее количество партнеров. Еще один многообещающий вариант как для покупателей, так и для продавцов — творчески подходить к нефинансовым условиям контрактов, таким как право на интеллектуальную собственность, эксклюзивные права, доступ к инновациям, разделение рисков, инвестиции и взносы, а также возможность изменения договоров.

Организации, которые наиболее эффективно используют эти новые возможности, могут рассчитывать на увеличение прибыли, повышение устойчивости цепи поставок и качества обслуживания, а также приоритетный доступ к технологиям и инновациям, которые пользуются большим спросом.

Чтобы достичь этих целей, сотрудникам, ведущим переговоры, как никогда важно будет правильно расставить приоритеты и провести дополнительный анализ возможных сценариев, чтобы определить, на чем следует сосредоточить внимание. Кроме того, им необходимо тесно сотрудничать с руководителями высшего звена: в прошлом году генеральные и финансовые директора более активно, чем когда-либо, лично погрузились в переговоры с крупными клиентами и поставщиками, стремясь получить новые рычаги воздействия. Профессионалы также должны использовать доверие, которым они пользуются у этих лидеров, чтобы и дальше привлекать их к важным совещаниям.

Использование новых инструментов в работе

Важно, что сегодня специалисты должны эффективно внедрять онлайн-инструменты. Вот несколько советов по повышению уровня мастерства в ведении переговоров в виртуальной сфере:

• Составьте подробную повестку дня. Напишите свою повестку дня вместе с партнером по переговорам. Предоставьте время покупателям и продавцам рассказать, что изменилось для них в результате пандемии, описать ситуацию в общем и проблемы их бизнеса, поделиться конкретными данными. Также выделите время для перерывов, чтобы команды могли обсудить полученную информацию. Наконец, в завершение, как и обычно, необходимо полностью согласовать договоренности и предстоящие шаги (по нашим наблюдениям, это часто упускают).
• Планируйте более короткие и частые встречи. Даже если вам придется сделать это два или три раза, выделить час в расписании намного легче, чем полдня. Когда о поездках речи не идет, вы можете запланировать несколько коротких сессий в сжатые сроки, а не одно большое мероприятие по заключению сделок.
• Пригласите больше заинтересованных сторон. Представьте себе компанию, предоставляющую финансовые услуги, которая ведет переговоры о покупке технологий. Теперь покупатель может пригласить несколько заинтересованных сторон — например, специалистов из Нью-Йорка, ИТ-директора из Сан-Франциско и менеджеров удаленной дочерней компании в Бразилии. Специалисты разных подразделений уже во время совещания смогут обсудить все смежные вопросы, например требования ИТ-директора к параметрам безопасности и уровню обслуживания. Данный подход может оказаться критически важным: если продавец общается только с отделом закупок и не видит участия основной заинтересованной стороны в компании, он, скорее всего, откажется от значимых уступок.
• Протестируйте видеотехнологии. Мы настоятельно рекомендуем использовать видеосвязь, чтобы уловить важные невербальные сигналы и вызвать доверие. Но если технологии, используемые для переговоров, отличаются от привычных вам, будь то Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex или Google Meet, разберитесь с необходимыми техническими разрешениями и ознакомьтесь с тем, как правильно работать с камерами и микрофонами, обмениваться документами или презентациями и общаться в чате. Технические неполадки не только отнимают время и отвлекают участников переговоров, но и подрывают профессиональную репутацию.
• Настройте отдельный канал связи для своей команды. Заранее договоритесь со своей командой использовать системы обмена сообщениями, например Slack, или текстовые сообщения, чтобы вы могли делиться друг с другом какими-то замечаниями во время встречи. Так у вас будет возможность изменить ход разговора, прояснить конкретные вопросы или договориться о перерыве. Лучше не использовать чат, встроенный в инструмент видеоконференцсвязи, поскольку так вы можете случайно отправить сообщение другой стороне, участвующей в сделке.
• Начните с краткого личного приветствия и обмена новостями. Вы не можете знать, все ли в порядке в жизни у других: люди могут сталкиваться с самыми разными проблемами, от болезни родственника до закрытия предприятия. Выделите время заранее, чтобы поинтересоваться, как дела у партнера, начните с проявления заботы и доверия. Это особенно важно, если вы не можете пожать руку или посмотреть человеку в глаза лично.
• Учитывайте конфиденциальность. Имейте в виду, что все, что вы говорите, может быть записано. Подумайте об этом, прежде чем выдавать слишком много информации, или использовать жаргонные термины, которые могут быть неправильно истолкованы, или давать невыполнимые обещания. При демонстрации экрана не показывайте рабочий стол компьютера, чтобы не распространять конфиденциальную информацию.
• Создавайте комнаты для обсуждения во время перерывов. По аналогии с неформальными консультациями в коридоре в перерыве или до начала традиционных офлайн-переговоров можно организовать подобное совещание в отдельной виртуальной комнате. Так вы сможете обсудить какие-то вопросы со своей командой наедине, выпустить пар или сверить часы перед следующим этапом встречи. Планируйте это заранее, чтобы не терять драгоценное время на создание дополнительного виртуального канала.
• Разошлите резюме по итогам встречи. При дистанционном общении легко что-то упустить из виду или неправильно истолковать. После завершения совещания отправьте подробное изложение того, что вы обсуждали, своей команде и контрагенту, чтобы задокументировать соглашения, а также вопросы, которые остались открытыми, и дальнейшие шаги.

Следующие 12 месяцев — время перезапуска бизнеса после года испытаний и проблем в период пандемии COVID-19. Это означает, что договоры, которые подписываются сейчас, будут иметь решающее значение, и от них будет во многом зависеть, воспользуетесь ли вы возможностями для нового роста и партнерства или же не успеете за быстрыми изменениями в экономике. Используйте приведенные методы ведения переговоров, чтобы заключать сделки, которые дадут хороший финансовый и не только финансовый эффект и станут основой вашего процветающего бизнеса.

Источник : hbr-russia.ru