Документация по отпускам
Схема работы кадровой службы по составлению документации по отпускам выглядит следующим образом.
После получения предварительных заявок от работников на предоставление очередных отпусков, руководители подразделений составляют проекты графиков отпусков по подразделениям и направляют их в кадровую службу организации.
Последняя, получив графики отпусков от подразделений, составляет сводный график по организации на календарный год.
После корректировки график отпусков утверждается руководителем организации и доводится до руководителей подразделений.
На кадровую службу возлагается контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск большей продолжительности предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен предоставляться:
— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
— работникам в возрасте до 18 лет;
— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
— время фактической работы;
— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, установленных ТК РФ;
— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Работникам предоставляются следующие виды отпусков:
1) основной ежегодный;
2) дополнительный оплачиваемый отпуск — работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; в других случаях, предусмотренных федеральными законами;
3) без сохранения заработной платы;
4) другие (по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные, творческие).
Заявление о предоставлении отпуска
Заявление о предоставлении отпуска подается работником непосредственному руководителю, как правило, не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.
Заявление о предоставлении отпуска | ||
1 | Код по ОКУД | 0284071 |
2 | Количество экземпляров | 1 |
3 | Формат бланка | А4, др. |
4 | Срок хранения | 1 год |
Заявление может оформляться в произвольной форме (составляться работником от руки) или на трафаретном бланке, разработанном в организации.
В заявлении о предоставлении отпуска проставляют те же реквизиты, что и в обычном заявлении:
1) наименование вида документа;
2) дата;
3) адресат (кому адресуется);
4) отправитель (от кого направляется);
5) текст;
6) подпись работника;
7) визы (если это предусмотрено в организации).
В заявлениях о предоставлении учебных отпусков, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком и других необходимо указать основание: справку из учебного заведения, листок временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений.
В настоящем пункте приводится заявление, составленное на трафаретном бланке.
| Образец заявления |
Генеральному директору ЗАО «Алкотрейд» | |
(наименование должности руководителя организации) | |
О.А. Онуфриеву | |
(Ф.И.О.) | |
от | А.А. Уварова, юрисконсульта |
(Ф.И.О. работника) | |
юридического отдела | |
(должность, наименование структурного подразделения) |
ЗАЯВЛЕНИЕ
| Прошу предоставить мне | отпуск без сохранения заработной платы |
(вид отпуска) | |
| продолжительностью 7 календарных дней с « 20 » июня 20 05 г: |
А.А. Уваров | ||||
(подпись) | (расшифровка подписи) | |||
15.06.2003 | ||||
| СОГЛАСЕН: | ||||
| Начальник юридического отдела | К.В. Алмазов | |||
(должность непосредственного руководителя) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||
15.06.2005 | ||||
| Начальник отдела кадров | А.К. Иванова | |||
(подпись) | (расшифровка подписи) | |||
15.06.2005 |
5.2. Журнал учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска
Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения специального журнала.
Образец журнала |
ЖУРНАЛ
учета заявлений сотрудников
на предоставление очередного отпуска
№п/п | Должность | Ф.И.О. | Дата поступления заявления | Резолюция руководителя,номер приказа | Дата резолюции (приказа) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Юрисконсульт | Уваров А..А. | 15.06.2005 | Предоставить отпуск в заявленные сроки, приказ № 217 | 28.06.2005 |
График отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков , утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года и являющимся обязательным как для работодателя, так и для работника.
График отпусков | ||
1 | Код по ОКУД | 0301020 |
2 | Количество экземпляров | 1 |
3 | Формат бланка | А4 |
4 | Срок хранения | 1 год |
График отпусков — сводный график. Это означает, что хотя в структурных подразделениях организации могут разрабатываться графики отпусков работников подразделений, для соблюдения требования ст. 123 ТК РФ необходимо объединение графиков и утверждение единого сводного документа.
При составлении графика отпусков учитываются:
1. Пожелания работников. Пожелания работников выражаются в заявлениях, записках или анкетах. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются летние месяцы года. Поэтому большинство работников желает уйти в отпуск летом. Для того, чтобы определить очередность отпусков в летнее время, составителям графика необходимо соотнести пожелания работников и действующее законодательство.
2. Действующее законодательство . Таким законодательством является ТК РФ и федеральные законы. Из норм законодательства необходимо определить:
а) наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. ст. 121 и 122 ТК РФ). Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет принимается 6 месяцев. При этом работник предупреждается, что при наступлении обстоятельств, указанных в ст. 121 ТК РФ, время ухода в отпуск может быть отодвинуто. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (часть третья ст. 122 ТК РФ);
б) продолжительность отпуска. При ее определении необходимо выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска, и какова продолжительность этих отпусков, проверить, не установлен ли ТК РФ или иными федеральными законами для этих работников удлиненный отпуск, и учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным. Кроме того, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части;
в) очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее время или иное удобное для них время. Согласно части третьей ст. 123 ТК РФ такие категории работников определяются в соответствии с федеральными законами. Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время:
— мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
— работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
Кроме того, «удобное» время является условием определения очередности для следующих категорий работников:
№п/п | Категории работников | Нормативный правовой документ |
1 | Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС | Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изм. и доп.) |
2 | Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы | Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изм. и доп.) |
3 | Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» | Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. и доп.) |
4 | Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда | Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. и доп.) |
5 | Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы | Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы» |
6 | Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) | Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» |
Федеральным законом от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. и доп.) предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11).
Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его в письменном виде.
Необходимо также учесть требования ст. 286 ТК РФ, которая устанавливает, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому нужно уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы.
Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков;
г) время ухода в отпуск. Отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1-му или 15-му числу, а должны, по возможности, распределяться равномерно в течение всего года. Для того чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более.
Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно предусмотреть поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или особую разбивку отпуска на части.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать нормы главы 19 ТК РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или Правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.
3. Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимается выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков.
При составлении графиков отпусков в организациях, в которых невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков. Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, присутствия на рабочих местах работников-заместителей.
Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Отсутствие денежных средств (даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, может также отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому при составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков.
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений.
Составленный проект графика отпусков передается выборному профсоюзному органу данной организации (при его наличии). Мнение, полученное от профсоюза, учитывается при подготовке окончательного проекта, передаваемого работодателю для утверждения.
В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без соответствующего согласия работников. Так, согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. В соответствии со ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. При переносе отпуска и предоставлении неиспользованной части отпуска (в случае отзыва) в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала. Такой перенос также является основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков.
График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях:
— если, например, работник по уважительным причинам не может использовать отпуск в срок, определенный графиком;
— когда работник увольняется и желает получить все неиспользованные ранее отпуска.
Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график, в котором очередность устанавливается с привязкой к сводному графику.
Утвержденный график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии направляются по подразделениям. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. На его основании отдел социального развития или кадровая служба проводят опрос работников на предмет распределения путевок в санаторно-курортные, лечебно-оздоровительные и иные учреждения.
Образец графика отпусков |
Унифицированная форма N Т-8
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 N 1
Коды | ||||
Форма по ОКУД | 0301020 | |||
ЗАО «Содружество» | по ОКПО | 11521763 | ||
наименование организации |
| Мнение выборного профсоюзного органа | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||
от «08 » | декабря | 2004 г. № _9 _ учтено | Руководитель | генеральный директор | ||||||
должность | ||||||||||
А.К. Тарасов | ||||||||||
| Протокол заседания | подпись | расшифровка подписи | ||||||||
| » _11 _» _ декабря _ 20 02 года | » _15 _» _ декабря _ 20 04 года | |||||||||
ГРАФИК ОТПУСКОВ | Номер документа | Дата составления | Год | |||||||
1 | 29.11.2005 | 2005 |
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||
количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Дирекция | генеральный директор | Тарасов Аркадий Константинович | 120 | 34 | 16.05.2005 | ||||
| первый заместитель генерального директора | Евстигнеев Олег Владимирович | 186 | 32 | 11.07.2005 | |||||
| заместитель генерального директора по коммерческим вопросам | Пронина Ольга Эдуардовна | 100 | 16 16 | 18.04.2005 01.08.2005 | |||||
| секретарь генерального директора | Журавлева Наталия Сергеевна | 178 | 28 | 03.10.2005 | |||||
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Леонова Татьяна Дмитриевна | 200 | 32 | 25.07.2005 | ||||
| старший бухгалтер | Волкова Ольга Алексеевна | 66 | 28 | 01.06.2005 | |||||
| бухгалтер | Козлова Любовь Михайловна | 162 | 14 14 | 04.04.200505.09.2005 | |||||
и т.д. |
Источник: hr-portal.ru
