Эстетика делового письма: технологические особенности оформления документов
В статье рассмотрены некоторые технологические приемы оформления деловой документации, позволяющие сократить объем документов и, как следствие, последующее восприятие содержащейся в документах информации, ее анализ и принятие управленческих решений. Рекомендации носят практический характер.
Составление документов можно рассматривать как повседневную скучную обязанность и как творческий процесс в рамках искусства выражения мысли, пусть и деловой.
Любой документ создается для анализа и принятия на его основе какого-либо решения. Поэтому очень важным является то, каким образом будет восприниматься представленная в документе информация, насколько быстро и корректно читатель сможет ее проанализировать. Следовательно, оперативность и корректность принимаемых управленческих решений прямо пропорционально качеству текстовой части документа.
Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные фразы и др.), которые «тормозят» процесс восприятия, а значит, и анализа информации.
Подготовку документов можно представить как процесс. С одной стороны, обязательно присутствует сущностная составляющая (логика и семантика изложения), с другой стороны — технологическая составляющая, связанная с оформлением.
Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные предложения и т. п.), которые «тормозят» процесс восприятия, а значит, и анализа документа.
В данной статье рассмотрим некоторые аспекты технологических особенностей, сопровождающих составление деловой документации.
Размерные характеристики
Все документы по объему можно разделить на многостраничные (должностные инструкции, контракты и договоры, положения об отделах и службах и др.) и одностраничные, текст которых в принципе можно разместить в рамках одной страницы. Соблюдать требование и расположение документа в пределах одной страницы получается не всегда, поскольку содержательная часть может быть достаточно объемной. Тем не менее, можно предложить ряд достаточно простых рекомендаций, придерживаясь которых можно сократить объем большинства небольших документов до одной страницы, а также уменьшить общий объем многостраничных документов.
1. Первое, на что следует обратить внимание при подготовке документа на компьютере, — это поля. По умолчанию настройки в Word (а именно этот текстовый редактор в настоящее время чаще других используется при составлении документов) предусматривают достаточно большие размеры полей, например по 3 — 3,5 см со всех сторон. И если на это факт не обращать внимание, то текст даже сравнительно небольшого объема разместить в пределах одной страницы будет весьма проблематично. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей для документов следующие: верхнее, нижнее и левое — по 2 см, а правое — всего 1 см. И если в организации отсутствуют специфические требования относительно полей в документах, то целесообразно придерживаться правил, рекомендованных данным ГОСТ. Исключения могут распространяться только на отдельные виды документов.
2. Часто объем текста увеличивается за счет того, что отдельные строки заполнены всего лишь окончаниями слов, например:
В организации отсутствуют специфические требования относительно полей в до-
кументах.
Таким образом, строка практически остается пустой. Избежать таких пустых строк можно следующим образом. Пользуясь режимом в меню «Формат — Шрифт — Интервал», можно изменить плотность расположения знаков в тексте (расстояние между буквами). Найти оптимальное значение данного параметра можно опытным путем, варьируя величину интервала и анализируя измененный вид текста в окне, которое присутствует в качестве образца при работе в данном режиме. При этом нельзя допускать уменьшение плотности до такой величины, что буквы будут наползать друг на друга, так как в этом случае текст может оказаться нечитабельным. Однако иногда достаточно уменьшить плотность всего на несколько десятых долей, и пустые строки исчезнут, текст будет более компактным и эстетичным, а главное, зрительно он практически не изменится. Для приведенного выше примера уплотнение всего на 0,5 пт (в разных версиях Word эта величина может немного колебаться) позволяет избавиться от «хвоста» на следующей строке:
В организации отсутствуют специфические требования относительно полей в документах.
3. По умолчанию в Word не предусмотрена расстановка переносов в тексте. Это может привести к двум проблемам: 1) появлению пустых строк; 2) дыркам в тексте, то есть наличию больших промежутков между словами. Таким образом, текст получается размытым и занимает гораздо больший объем, чем может в действительности. Поэтому расстановка переносов позволяет уменьшить объем текста.
4. Более компактный вид документу можно придать за счет уменьшения межстрочного интервала. Часто используется величина интервала, равная 1,5 — 2 см, которая устанавливается по умолчанию. Но за счет использования множителя данный интервал можно отрегулировать таким образом, чтобы текст приобрел более компактный вид, но не в ущерб эстетике, чтобы строки не набегали друг на друга и текст оставался удобным для чтения.
5. Объем текста можно регулировать также размером выбранного шрифта. Если, например, первоначально текст был набран 14 кеглем, то при отсутствии особых ограничений можно использовать меньший размер (например, 12 или 13, а также варьируя дробную часть, например 12,5). Использовать размер меньше 12 часто бывает нецелесообразно, так как в этом случае текст оказывается достаточно мелким и неудобным для чтения.
6. Окончание документа, например 2 — 3 строки и подписи, переносится на следующую страницу. Получаются своеобразные «хвосты», которые нарушают целостность документа. Избежать этого и сократить текст до одной страницы помогут, во-первых, те технические приемы, которые были рассмотрены выше, во-вторых, сокращение промежутков между частями документа. Имеется в виду следующее. По правилам оформления между заголовочной частью документа (гриф утверждения, данные об организации, адресат, название документа, дата составления, регистрационный номер), текстовой частью и заключительной (подписи, согласования, визирования) для сохранения определенной структуры документа предусмотрено наличие нескольких пустых строк. С точки зрения эстетики оформления, это не вызывает сомнений. Однако если текст был набран, например, 14 кеглем, то и пропускаемые строки тоже будут, соответственно, иметь этот же размер. Такого рода промежутки между частями документа можно сократить путем уменьшения размера пропускаемых строк и межстрочного интервала. Например, пропускаемые строки могут иметь размер от 4 до 12 кеглей. В таком случае, с одной стороны, останется соблюденным принцип разграничения между частями документа, с другой стороны, пустое пространство между частями хотя и минимально, но все-таки сократится. И иногда применение только одной этой рекомендации бывает вполне достаточно, чтобы сократить объем документа.
Стилистические особенности оформления
Известно, что деловая документация отличается от прочих видов документов своей конкретностью, лаконичностью и определенностью. Однако такого рода текстам априори присущи некоторые канцеляризмы, которые в отдельных случаях могут сделать текст практически нечитабельным в силу стилистически сложно построенных фраз. И хотя работа с текстом в рамках Word позволяет выявлять подобные проблемы, специалисты, подготавливающие тексты документов, очень редко обращают на это внимание.
Если фраза с точки зрения синтаксических особенностей построена некорректно, например изобилует причастными и деепричастными оборотами и представляет собой сложносочиненное или сложноподчиненное предложение, то и ее восприятие читателем также будет усложнено. Word, алгоритмически обрабатывая каждое предложение, выделяет те, которые логически противоречат правилам русского языка, и подчеркивает их зеленым цветом. Поэтому рекомендуется обращать внимание на такие предупреждения и пытаться переформулировать соответствующие фразы таким образом, чтобы текстовый редактор смог их идентифицировать в соответствии с существующими правилами. Упростить фразу часто можно очень простыми способами:
1. Заменить перечисления через запятую списком. Помимо прочего это придаст документу структурированность, то есть сократит время его дальнейшего восприятия и анализа.
2. Разбить одно сложное предложение на несколько простых, сохранив его семантику.
Используя на практике даже эти два простейших правила, можно существенно упростить стилевую составляющую текста и сделать его понятным и целенаправленным.
Очень редко работники, которые занимаются составлением документов, обращают особое внимание на орфографию. Во-первых, часто игнорируются ошибки в словах, которые Word выделяет красным цветом. Во-вторых, для уже сформированного документа полезно применять режим проверки орфографии, позволяющий выявлять ошибки, которые по каким-либо причинам не были выявлены и исправлены ранее.
Кроме того, рекомендуется уже составленный текст перечитывать хотя бы один-два раза, поскольку некоторые виды ошибок (например, окончания слов) алгоритмически выявить невозможно в принципе, тем не менее они существуют и в некоторых случаях могут даже исказить смысл отдельных предложений или всего текста в целом.
Оформление табличного материала
Чаще всего таблицы оформляются автоматически без учета эстетических моментов и качества последующего восприятия содержащейся в них информации. В результате получаются такие таблицы, пример шапки которой представлен на рис. 1.
Шапка таблицы (вариант 1)
| Показате ль | Вариан т 1 | Вариан т 2 | Вариан т 3 | Вариан т 4 | Вариан т 5 | Вариан т 6 | Вариан т 7 |
Рис. 1
Причем аналогичная форма представления текста встречается не только в шапке таблицы, но и в представлении текстовых материалов в графах таблицы. Чтение подобного рода таблиц вынуждает читателя спотыкаться при переводе взгляда с одной строки на другую. Возможно, для кого-то это обстоятельство кажется несущественным. Тем не менее при этом теряется целостное восприятие текста и рассеивается внимание. В результате увеличивается время анализа табличной информации и замедляется процесс принятия решения. Поэтому рекомендуется либо расставлять переносы, чтобы текст в шапке таблицы соответствовал правилам русского языка, либо путем варьирования изменить размеры граф таким образом, чтобы слова могли разместиться в пределах строки целиком. Но если при этом обнаруживается размерный диссонанс с содержательной составляющей соответствующей строки, то можно использовать сокращения слов или какие-либо другие приемы оформления. Возможные варианты показаны на рис. 2 — 4.
Шапка таблицы (вариант 2)
| Показа — тель | Вари — ант 1 | Вари — ант 2 | Вари — ант 3 | Вари — ант 4 | Вари — ант 5 | Вари — ант 6 | Вари — ант 7 |
Рис. 2
Шапка таблицы (вариант 3)
| Показа — тель | Вариант 1 | Вариант 2 | Вариант 3 | Вариант 4 | Вариант 5 | Вариант 6 | Вариант 7 |
Рис. 3
Шапка таблицы (вариант 4)
| Показатель | В а р и а н т1 | В а р и а н т2 | В а р и а н т3 | В а р и а н т4 | В а р и а н т5 | В а р и а н т6 | В а р и а н т7 |
Рис. 4
Бланки документов
В любой организации существуют бланки документов, на каждом из которых присутствует уникальный номер, проставленный синим штампом. Работа с такими документами сопровождается специальной формой учета. Проблема заключается в следующем. Бланк документа содержит официальные данные об организации и разметку для размещения других реквизитов (адреса, регистрационного номера, текста, подписи). Однако вписать эти другие реквизиты в установленные рамки бывает очень трудно, так как их размещение на бланке может не совпадать с расположением соответствующего текста, подготовленного в Word. Подгонять компьютерный вариант документа под требования бланка приходится исключительно опытным путем. Сначала делается ксерокопия исходного бланка, затем на компьютере в рамках обычной страницы вписываются необходимые реквизиты и текст, а потом в ксерокопию бланка впечатывается содержимое документа, подготовленного в Word. И если такой вариант оказался подходящим, тогда подготовленная часть документа впечатывается уже в пронумерованный бланк. Естественно, что описанная технология является образцом того, как быть не должно, поскольку бланк документа изначально должен быть подготовлен именно в компьютерном варианте с учетом особенностей размещения всех вписываемых реквизитов.
Приведенный пример свидетельствует о том, что подготовкой бланков документов занимаются автоматически, не задумываясь о том, кто и как впоследствии будет с ними работать. Здесь явно наблюдается присутствие стереотипных подходов к выполнению процессов, сохранившихся еще со времен докомпьютерной обработки документов, а также нежелание и неумение воспользоваться современными технологиями, изначально призванными упрощать и ускорять процедуры, связанные, в частности, с подготовкой деловой документации.
Работа со списками
Любая структурированная информация лучше воспринимается и быстрее запоминается. В деловых документах часто используются какие-либо перечни (или списки), которые необходимы при перечислении каких-либо однородных (однотипных) элементов, например мероприятий, факторов, показателей. Причем, как правило, списки структурно не выделены отдельно, а включены в обычные предложения. Такие предложения получаются очень «тяжеловесными» и их смысл иногда достаточно трудно воспринимается.
В качестве маркеров в принципе могут использоваться любые символы. Например, Word по умолчанию предлагает такой их перечень (рис. 5).
Примеры маркеров для списков
Рис. 5
Более предпочтительными являются символы, закрашенные внутри (на рис. 5 — символ под N 3) или знак «дефис». Символы N N 1, 2, 4 — 7 по своему начертанию напоминают буквы, и поэтому могут сливаться с текстом, что нивелирует роль списков как фрагментов текста, призванных обращать на себя внимание.
Многое в нашей жизни мы делаем автоматически, не задумываясь над тем, каким образом это можно улучшить. Но потом появляется некто, кто предлагает делать это совершенно иначе. Первоначально все новое воспринимается настороженно. Потом постепенно осваивается, появляются навыки, умения, опыт, мастерство и, наконец, искусство, которое предела уже не имеет.
Итак, в статье рассмотрены только некоторые аспекты работы с документами, с которыми сталкиваются люди как в рамках своих повседневных обязанностей, так и эпизодически. И если процесс подготовки документов может быть оптимизирован, то это сократит время на первоначальное оформление каждого документа, а также ускорит последующее восприятие содержащейся в нем информации, ее анализ и принятие решений.
Источник: hr-portal.ru
