Формат-тема-атмосфера
В последнее время делать «некреативные» мероприятия считается дурным тоном. При этом степень креативности того или иного организованного события определяется отдельным человеком по-разному: кто-то назовет организаторов креативными, как только увидит пригласительные билеты в виде железнодорожных билетов, а кто-то сможет воскликнуть «Вот это креатив!», только побывав на мероприятии в настоящей подводной лодке. Что же означает популярное слово-понятие – креатив?
Согласно словарям, Креатив (от англ. create – творить, creativity — творчество) – это творческая составляющая рекламной деятельности, результат творческого труда. Этот термин впервые встречается в русской прессе в 1995 году в газете «Сегодня» в статье Натальи Кротовой «Группа «Менатеп»: Покупай все российское!»: «Раньше упаковки для «Колосса» изготавливала финская компания…. Сейчас комбинат работает с российскими производителями упаковки, у которых креатив находится на весьма невысоком уровне».
Однако, когда речь идет о бизнесе, пусть даже таком «мегакреативном», как event-бизнес, одной оригинальности недостаточно, потому что творческая идея подразумевает также и ее уместность, т.е. полезность и выполнимость. Ее реализация должна тем или иным образом повлиять на бизнес. Поэтому очень важно среди множества креативных идей не потерять основной сути мероприятия.
Итак, чтобы не потерять суть, мы все равно (как бы «некреативно» это ни звучало) идем по стандартной схеме подготовки мероприятия: сначала Клиент и event-менеджер одинаково отвечают на вопрос «Зачем нужно делать мероприятие?», и только получив четкий ответ, мы переходим к выбору формата события! Определенность с форматом мероприятия – это одна из самых важных частей в подготовке, потому что именно от Вашего выбора зависят все последующие действия, которые будут проходить накануне, во время и после мероприятия.
Необходимо помнить, что на выбор формата будущего мероприятия влияют несколько факторов:
• цели мероприятия,
Например,
цель мероприятия – найти покупателей на дорогое программное обеспечение. Соответственно, мероприятие может быть организовано в виде конференции (возможно, с развлекательными элементами), на которой будущие заказчики смогут получить полную информацию о необходимом продукте.
• состав и количество гостей,
Например,
гости – женщины (в большинстве), которым не стоит предлагать загородное мероприятие с охотой на уток; или на мероприятие ожидается 500 человек, которые не смогут с головой окунуться в тихую атмосферу «семейно-домашнего» праздника.
• имидж бренда,
Например,
бренд, который представляет продукцию luxery, по умолчанию имеет некие требования, которые не позволят проводить мероприятие на теплоходе «Москва-80» или в стиле пивной вечеринки.
• время суток,
Например, мероприятие проходит в первой половине дня и не стоит делать его в виде гала-ужина.
• повод.
Например,
10-тилетие компании вовсе не подразумевает празднование юбилея в стиле Форума или семинара.
Правильный выбор формата мероприятия – это значительная часть Вашего успеха в организации event’а!
Формат мероприятия определяет сценарий. Криминальная истина заключается в том, что все сценарии одинаковые! Нет, в самом деле! Обратите внимание, что формат мероприятия жестко определяет сценарий, как последовательность тех или иных традиционных элементов, которые лишь изредка меняются местами (слово главного спикера – руководителя, директора, гостя — может стоять не только в начале, но и в середине мероприятия).
Event, организованный в формате круглого стола, всегда будет требовать своего особого сценария. Здесь не может быть подмены, поскольку как только Вы решите использовать сценарий конференции или вечеринки для организации круглого стола – именно в этот момент Ваш круглый стол превратиться во что угодно, но только не в самого себя. То же самое происходит абсолютно со всеми форматами. Не нужно утешать себя и твердить, что «какая разница, в результате получиться либо круглый стол, либо вечеринка», потому что совершенно точно не получиться ничего, кроме испорченного и плохо подготовленного мероприятия. Возьмем, например такие близкие форматы как банкет с обслуживанием за столами и сидячий ужин с едой сервированной на буфетной линии. Казалось бы и тут и там гости едят за столами, но на самом деле сценарии этих вечеров должны коренным образом отличаться. Потому, что в первом случае гости сидят как привязанные на своем месте в течение 3-4 часов, и их надо постоянно развлекать программой на сцене. А во втором случае гостям надо регулярно предоставлять паузы в программе, чтобы они смогли наполнить свои тарелки. Да и выбирают этот формат обычно не ради экономии, а чтобы обеспечить максимальное общение между гостями и слишком уж насыщенная программа будет этому только мешать. А в случае банкета круг общения ограничен только соседями по столу, и если программа будет вялой, то гости соскучатся и успеют поднадоесть друг другу.
Именно поэтому, приглядевшись к сценариям успешных мероприятий одного формата, вы сможете сами констатировать, что все они похожи друг на друга как близнецы.
Но все не так уж плохо, поскольку креативные event-менеджеры нашли выход из этой, казалось бы, скучно-банальной жизни по правилам: можно совмещать несколько форматов, соответственно, и несколько сценариев, а также использовать различные виды креатива!
Например,
главный офис Клиента хочет рассказать о новой коллекции одежды известных брендов и поделиться профессиональными знаниями со своими региональными представительствами. В результате, поставленные цели мероприятия говорят о мероприятии в формате конференции либо семинара. Но! Кроме академических знаний, полученных в рамках конференции, Клиент хочет красиво преподнести коллекцию своим региональным топ-менеджерам. В итоге всплывает еще один формат – fashion-show. Абсолютно разные форматы, абсолютно разные сценарии – тем не менее, они отлично совмещаются! Здесь следует помнить только об одной маленькой детали: уже в рамках конференции следует готовить участников к другому формату — fashion-show – чтобы, в итоге, они плавно перешли из одного состояния (обучения) в другое (развлечения). Сделать это можно при помощи стандартных устных объявлений модератора конференции, либо всячески скрыть продолжение мероприятия и во время перерывов и обеда давать визуальные подсказки в виде салфеток с надписью «fashion-show», расстановки столов в виде подиума и т.п.
Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что мероприятия, проходящие в одинаковых форматах, ничем не отличаются. Однако это не так, если за дело берется креативная команда. Потому что сделать День Города-2008 отличающимся от Дня Города-2003, это — прямая задача креативщиков. И именно работа творческих людей позволит Вам отличить гала-ужины, коктейли, дни рождения компаний друг от друга. Не стоит надеяться и верить, что другой дизайн баннеров, используемых в этом году, полностью решит проблему сделать мероприятие непохожим на прошлогоднее.
Итак, в чем же отличие одного банкетного сценария от другого? Прежде всего, в теме. Если мы пригласили гостей на юбилей компании славящейся передовыми технологиями, вполне уместно использовать темы будущего, космоса или виртуального мира, а если компания юбиляр за последнюю пару лет распространила сеть филиалов по всей стране, то выбор может пасть на тему Римской империи, или кругосветного путешествия. Иными словами наиболее уместной будет та тема, которая образно и точно будет передавать основное сообщение, которое хотят донести до своих гостей организаторы.
Но даже и совпадение темы еще не гарантия похожести мероприятий. Ведь в каждом конкретном случае организаторы используют разные элементы, передавая конкретные оттенки одной и той же темы. В зависимости от целей и задач мероприятия на нем создается особая только ему свойственная атмосфера.
Что же означает это слово? Мы все чувствуем ее присутствие или отсутствие, но как определить это понятие?
Анна Разбегина
Атмосфера мероприятия зависит от ряда факторов, прежде всего, от его концепции, включающей место проведения, оформление мероприятия и сценарий. Составные части мероприятия должны быть тщательно продуманы, соответствовать друг другу, дополнять и усиливать впечатление, производимое ими на участников мероприятия.
День компании можно провести по-разному. Дворцовый интерьер со струнным ансамблем в стиле XVIII века изначально задает атмосферу бала – торжественную и несуетливую. Конечно же, не обязательно всем надевать пудреные парики и на протяжении всего праздника танцевать полонезы и менуэты. Возможно, в ходе мероприятия будут интерактивные моменты и, наверняка, выступления современных популярных исполнителей, танцевальная программа. Но все это должно быть органично вписано в контекст данного стилизованного праздничного мероприятия.
Открытая спортивная площадка с энергичными аниматорами – это совершенно другой праздник, имеющий иные задачи, иное содержание и, конечно же, другую атмосферу. Демократичную, активную, веселую и состязательную.
Правильное позиционирование EVENT-a поможет выбрать наиболее подходящую концепцию, которая поможет создать желаемую атмосферу.
Дарья Исаакова, PR-директор компании SAV Entertainment
Надо помнить, что атмосфера складывается из ощущения людей. Данное ощущение определяется 5-ю органами чувств (зрение, слух, вкус, обоняние, осязание).
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
Атмосфера мероприятия складывается из многих составляющих: музыкальное и визуальное сопровождение, декорационное решение, entertainment и т.д. Кроме того, очень важны гости, присутствующие на мероприятии. Они также являются частью атмосферы.
Опытный организатор может создать на мероприятии любую атмосферу – от вычурно-светской до по-домашнему уютной. Вопрос в том, какая именно атмосфера требуется для достижения цели мероприятия.
Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard
Атмосфера мероприятия позволяет прекрасно донести до гостей и целевых СМИ эмоциональные ценности бренда. Таким образом, на мероприятии гости должны ощущать себя комфортно, им должно быть интересно все происходящее — и здесь очень важно соблюсти все условия создания идеальной атмосферы.
Только при правильной атмосфере аудитория может принять сообщение. И тогда цель event’а будет выполнена! Мероприятие считается успешным, если аудитория правильно поняла сообщение, которое хотел донести до нее организатор (Клиент).
В принципе, для достижения этой цели, приемлемы все идеи — чем более неординарна атмосфера, тем больше шансов, что мероприятие запомнится посетителям. Однако в погоне за креативом не стоит забывать, что атмосфера не должна идти вразрез с целями мероприятия, концепцией бренда и фирменным стилем компании. Так, например, не стоит предлагать Клиенту, который выводит на рынок новое детское питание, провести мероприятие в новомодном столичном ночном клубе. Или, наоборот, мероприятие для производителя элитного кофе не может проходить в московском зоопарке… Креативно? Да, но совершенно бесполезно и неверно с точки зрения позиционирования бренда.
Итак, в чем же состоит креативный подход к созданию идеи мероприятия? На наш взгляд это прежде всего поиск наиболее удачного сочетания формата, темы и атмосферы мероприятия, максимально точно передающего основное сообщения и обеспечивающего решение поставленных перед EVENTом задач.
Источник: hr-portal.ru
