Готовясь в отпуск — готовим заместителей
Когда начальники уходят в отпуск, их обязанности временно исполняют другие сотрудники. Какие сложности встречаются в работе заместителей, как их избежать и что полезного может принести методичная организация замещения руководителей? Об этом поговорим в статье.
Лето — один из лучших периодов для отдыха. Как здорово, когда море и солнце укрепляют расшатанную нервную систему офисных работников, а лесной или горный воздух насыщает каждую клеточку организма кислородом, снимая усталость! Люди покидают стены родных компаний, чтобы на время забыть о работе и своих обязанностях, но организации продолжают работать.
Чтобы не произошло сбоев в деятельности компании, нужны заместители руководителей подразделений, которые могут взять на себя ответственность за работу организации в соответствующей части. Некоторые начальники совершают ошибку, годами не уходя в отпуск. Это неправильно по нескольким причинам. Во-первых, лишать себя отдыха нерационально, а во-вторых, лучший способ проверить, насколько хорошо работает подразделение, — оторваться от него на некоторое время, не мешая подчиненным делать свою работу. Но чтобы без риска оставить свой пост, нужна полноценная замена.
Вообще заместитель — это не обычный сотрудник, занимающий особое место в организационной иерархии. С одной стороны, это подчиненный, специалист, хорошо знающий свое дело, а с другой — руководитель, готовый при случае занять место своего непосредственного начальника. Другими словами, это человек, который имеет компетенции одновременно специалиста и руководителя. Однако не во всех организациях существует такая штатная единица, как заместитель.
Пример 1. Зоя Семеновна, руководитель государственного учебного центра в системе дополнительного профессионального образования, уходя в отпуск, оставляет в качестве своей замены одного из специалистов по работе с корпоративными клиентами — Василису Б. Официально должности «заместитель директора» не существует, но это всех устраивает — и директора, и преподавателей, которые работают в центре, и слушателей. Зоя Семеновна доверяет Василисе на время бразды правления просто потому, что знает ее достаточно долгое время.
Несмотря на то что «институт замещения руководителей» несправедливо забыт преподавателями MBA и совершенно не отражен в учебниках по менеджменту, кадровым службам организации стоит обращать на него пристальное внимание по нескольким причинам. Во-первых, работа HR-специалиста — это постоянное общение с начальниками подразделений: подбор, согласование кандидатур, организацию обучения, разработку регламентов и многое другое невозможно осуществлять «в вакууме», не получая обратной связи от менеджеров среднего звена. А значит, на время отсутствия руководителей нужно общаться с их заместителями.
Во-вторых, замещение своего начальника — это отличная практика для сотрудников, состоящих в кадровом резерве организации, своего рода «курс молодого бойца», но об этом — чуть позже.
В-третьих, во время отсутствия «законного» руководителя можно сменить формат общения, лучше узнать, как работает то или иное подразделение, общаясь с другим человеком — заместителем.
И в-четвертых (и это, пожалуй, самое главное), замы — это стабилизационный кадровый фонд организации, своего рода подушка безопасности в сфере управления человеческими ресурсами. Нет неприятнее ситуации для менеджера по персоналу, чем внезапное увольнение топ-менеджера компании, когда надо срочно закрыть появившуюся вакансию.
Пример 2. Учредители издательства в разгар финансового кризиса решили снизить затраты на персонал, в связи с чем ими было принято решение об уменьшении стимулирующих выплат начальникам производственного отдела и отдела допечатной подготовки. Оба руководителя, в свою очередь, решили, что изменение оплаты труда в меньшую сторону — несправедливая мера противодействия экономическому спаду и синхронно подали заявления об увольнении. Их поспешно уволили, рассчитывая закрыть готовящиеся материалы «своими силами», однако уволенные оказались действительно незаменимыми и компании пришлось их вновь принять на работу. Разумеется, на условиях работников.
Если бы в этой организации были заместители, ситуация сложилась бы иначе и издательство смогло бы сэкономить на заработной плате.
Пример 3. В региональной розничной сети, торгующей бытовой и компьютерной техникой, заместитель директора по рекламе Елена Г. увольняется, а потом принимается на работу с определенной периодичностью уже в течение нескольких лет. Регулярно она просит повышения заработной платы, а когда директор ей отказывает — увольняется. Но поскольку все дела с рекламными организациями ведет только она, директор через некоторое время (обычно спустя месяц-два) просит ее вернуться, предлагая более высокую оплату труда.
Это также классический пример того, как отсутствие практики замещения приводит к тому, что сотрудники, по сути, шантажируют руководителей, истощая финансовые ресурсы организации. Хотя, казалось бы, требуется совсем немного — обучить человека временно исполнять обязанности своего начальника.
Такие разные заместители
Заместитель, как мы говорили ранее, — это особый сотрудник с особым статусом. А какие вообще бывают заместители?
Временные руководители — это категория заместителей, которые замещают руководителя во время его отсутствия — отпуска, болезни, командировки.
Ведущий направления — сотрудник, который отвечает за отдельное направление работы. Например, в торговых компаниях у коммерческого директора могут быть заместители, отвечающие за сбыт в регионах.
Авральные заместители — это заместители «на всякий случай», которые в ситуации форс-мажора становятся полноценными руководителями. К такому типу заместителей относится, например, вице-президент США, который не имеет властных полномочий, так как его основная функция — принять власть в случае смерти, отставки или отрешения президента США.
Несмотря на несколько разное предназначение, этих заместителей объединяет одно: они должны уметь работать в двух режимах — в качестве подчиненных и в качестве руководителей.
Проблемы заместителей
Трудности, с которыми сталкиваются руководители, известны и подробно описаны в учебниках, постоянно обсуждаются на профессиональных форумах. В то время как проблемы в работе заместителей заслуживают отдельного, не менее пристального внимания, потому что они специфичны.
Проблема авторитета
Мало кому хочется становиться подчиненным своему бывшему коллеге, особенно если у того нет реального авторитета в коллективе. Первый вопрос, который задают сотрудники, не наделенные властными полномочиями заместителя, «Почему он, а не я?» В этом смысле постоянному руководителю намного легче: его власть подтверждена высшим руководством компании, взаимного недопонимания и конкурентной борьбы с подчиненными нет. А вот заместителю нужно за довольно короткое время утвердиться в качестве руководителя, а потом выйти из этой роли.
Как можно облегчить данный процесс, сделать его бесконфликтным? В различных культурах изменение статуса сопровождается определенными ритуалами. Свадьбы, поминки, юбилеи, обряды инициации юношей и т. д. призваны утверждать члена общества в новом качестве. Это часть нашей природы, механизм, сформированный тысячелетиями. Почему бы не использовать его?
Пример 4. В региональном филиале страховой компании процесс передачи власти выглядит следующим образом: директор в последний день работы перед отпуском собирает совещание, на котором представляет своего заместителя, передает ему ключи от своего кабинета, встает со своего кресла, а в кресло директора садится его заместитель. Заместитель же и закрывает собрание.
Ритуалы передачи власти очень важны, даже если власть передается на время. Обратите внимание на процедуру введения в должность первых лиц государства, которая отличается особой торжественностью.
В идеале в организации или ее отдельном подразделении должна быть штатная должность заместителя, который время от времени выполняет функции руководителя. Это полностью исключает конфликты среди сотрудников, когда постоянному руководителю необходимо на время оставить коллектив. Но такой вариант могут себе позволить далеко не все организации.
Политические игры
Как гласит старинная поговорка, «плох тот солдат, который не хочет стать генералом». Действительно, у сотрудника должен быть определенный уровень амбиций, поэтому для карьерно-ориентированного специалиста возможность побыть руководителем хотя бы непродолжительное время — это шанс подняться в должностной иерархии, приобрести новые связи и влияние.
Пример 5. Руководитель департамента управления персоналом производственного холдинга Светлана Сергеевна во время своих командировок оставляла своим заместителем начальника отдела кадров Веру Ивановну. Вера Ивановна прилежно присутствовала на всех совещаниях, вникала в детали и налаживала связи. Результатом ее успешного заместительства стала «дружба» с главным бухгалтером и финансовым директором холдинга. Она «по секрету» сообщала о том, что Светлана Сергеевна довольно посредственный руководитель, погрязший в семейных проблемах. Содержание этих бесед, конечно же, транслировалось генеральному директору, который в конце концов не выдержал и занялся вопросом «реабилитации авторитета» руководителя департамента управления персоналом. Планы амбициозной комбинаторши вскрылись, она потеряла авторитет, а вместе с ним — и возможность дальнейшего карьерного роста.
Как сделать так, чтобы у заместителя даже не возникало соблазна «половить рыбку в мутной воде»? Руководитель может составить на время своего отпуска достаточно плотный график заданий для отдела, руководствуясь принципом — занятому человеку некогда заниматься интригами. А службе управления персоналом и руководству компании необходимо регламентировать все формы общения в компании — как формальные, так и неформальные. Рабочие группы, совещания, комитеты и другие формы делового общения должны применяться достаточно широко, чтобы в организации не расцвел кулуарный механизм решения вопросов.
Недостаточная компетентность
Руководителям следует обращать внимание на компетентность сотрудников, которых они планируют поставить на время своего отсутствия.
Пример 6. Директор магазина Семен К., будучи в отпуске, оставил в качестве своего заместителя администратора торгового зала Елену С. В этот период в магазин с проверкой пришли сотрудники ОБЭП. Заместитель руководителя оказалась некомпетентной в общении с представителями контролирующих органов и не смогла предоставить им необходимых документов, а дозвониться Семену, усердно поправляющему здоровье под жарким кипрским солнцем, не удалось. Тогда полицейские пригрозили приостановить деятельность магазина. К счастью, все разрешилось благополучно, так как в дело вмешался один из учредителей.
Как избежать «провала» заместителя в подобных ситуациях? Дать инструкции на все случаи жизни невозможно, а вооружить сотрудника необходимыми знаниями и полномочиями нужно. В этом случае может помочь метод «тревожных конвертов». Этот способ широко применяется, например, в армейской практике. Суть его проста: в запечатанном конверте содержатся необходимые инструкции, но конверт вскрывается только в определенной ситуации.
Выход из режима руководителя
Еще одна сложность чисто психологического характера для заместителя — это прекращение полномочий руководителя. Человек был начальником, раздавал указания, и вот все закончилось и пора возвращаться к обычной жизни специалиста.
Руководителю не стоит недооценивать этого момента. Человек старался в новой для себя роли, значит, его надо похвалить, отметить достижения. Такой сотрудник, прошедший «огонь и воду», еще не раз выручит, когда необходимо будет временно прервать управление отделом.
Работа с кадровым резервом
Практика замещения руководителей является отличным инструментом подготовки резервистов. Обычно при формировании кадрового резерва HR-службы используют такие методы, как обучение на бизнес-семинарах, самостоятельное изучение литературы, максимум — поездка в успешную компанию для обмена опытом. Замещение же редко рассматривается как инструмент повышения квалификации, что, конечно, неверно.
Чтобы практика замещения «заработала» для резервистов, отделы управления персоналом должны выстроить соответствующий документооборот, при этом они могут использовать следующие предлагаемые формы документов. Образец заполнения графика замещения руководителя см. в примере 7, а план работы заместителя руководителя подразделения — в примере 8.
Пример 7.
Общество с ограниченной ответственностью
«Сибирские просторы»
График замещения руководителя на III квартал 2012 г.
Подразделение: отдел управления персоналом.
Замещаемое лицо: начальник отдела М. С. Крушинин.
| Фамилия И. О.замещающего | Должность замещающего | Период замещения | Причинаотсутствияруководителя |
| Иванов Е. Р. | Начальник сектора кадровогоделопроизводства | 02.07.2012 -10.07.2012 | Командировка |
| 30.07.2012 -12.08.2012 | Очереднойотпуск | ||
| Петрова С. С. | Менеджер по рекрутингу | 20.08.2012 -23.08.2012 | Командировка |
| Семенова Е. Б. | Менеджер по обучению | 30.08.2012 -06.09.2012 | Командировка |
28.06.2012
Начальник отдела управления персоналом Крушинин М. С. Крушинин
С графиком замещения ознакомлены:
Иванов Е. Р. Иванов 29.06.2012
Петрова С. С. Петрова 29.06.2012
Семенова Е. Б. Семенова 29.06.2012
Пример 8. Выдержка из Плана работ заместителя руководителя.
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела управления персоналом
ООО «Сибирские просторы»
Крушинин М. С. Крушинин
План работы заместителя руководителя
Подразделение: отдел управления персоналом.
Замещаемое лицо: начальник отдела М. С. Крушинин.
Заместитель руководителя: начальник сектора кадрового делопроизводства Е. Р. Иванов.
| Дата | Мероприятие | Полученные навыки |
| 02.07.2012 | Проведение утренней планерки | Постановка задач на день |
| 03.07.2012 | Проведение совещания отдела повопросу взаимодействия секторовкадрового делопроизводства иподбора персонала | Проведение рабочего совещания:объявление повестки,предоставление слова различнымучастникам, резюмирование |
| … | … | … |
Периодическое замещение руководителя полезно для резервистов еще и потому, что оно «подогревает» их мотивацию. Не секрет, что пребывание в кадровом резерве организации — зачастую долгий и скучный процесс, когда сотрудники годами выполняют какие-то задания, проходят обучение и т. д. При этом никакого движения в их карьере не происходит. Плановое назначение на должности заместителей позволяет им попробовать свои силы и применить полученные знания и навыки.
В заключение хочется отметить, что процесс назначения, сопровождения и подготовки заместителей должен быть формализован на уровне компании и ведущая роль в этом принадлежит HR-службам, ответственным за методическое обеспечение процессов управления персоналом.
Источник: hr-portal.ru
