График отпусков: алгоритм разработки и подводные камни
График отпусков на 2013 г. в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 г.
Шаг 1. Издаем приказ о разработке графика отпусков
Законодательство о труде не требует от работодателя издания специального приказа для разработки графика отпусков. Однако, чтобы руководители структурных подразделений серьезнее и ответственнее относились к его составлению и согласованию, вовремя предоставляли в кадровую службу необходимую информацию, целесообразно такой приказ все же издать (образец приказа приведен в приложении 1). В идеале порядок разработки графика отпусков должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации (в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, инструкции по кадровому делопроизводству, либо в виде отдельного документа — Регламента разработки графика отпусков).
Шаг 2. Анализируем «отпускные истории» сотрудников
Для того чтобы составить график, необходимо ответить на три вопроса:
— на сколько дней отпуска имеет право каждый работник?
— какие отпуска включать в график?
— есть ли в организации работники, для которых законодательством предусмотрены льготы при предоставлении отпусков?
Итак, определяем, сколько дней отпуска положено каждому работнику. Продолжительность основного ежегодного отпуска работника составляет 28 календарных дней согласно ст. 115 ТК РФ. Для некоторых категорий работников законодательством предусмотрен удлиненный ежегодный отпуск. Например, для несовершеннолетних — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ); для инвалидов — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Сотрудник может претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он непрерывно проработал в организации шесть и более месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если работник трудится в режиме неполного рабочего времени, отпуск предоставляется ему на общих основаниях (то есть в общем случае — продолжительностью 28 календарных дней), он не может быть уменьшен или не предоставлен (ст. 93 ТК РФ).
Отпуск за второй или последующие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с утвержденным графиком отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
График отпусков составляется на календарный год (например, на 2013 г.), а рабочий год у каждого работника будет свой, потому что он исчисляется с момента поступления на работу.
Пример. Сотрудник принят на работу 3 февраля 2012 г. Его первый рабочий год начался 3 февраля 2012 г. и закончится 2 февраля 2013 г.; второй рабочий год — с 3 февраля 2013 г. по 2 февраля 2014 г. и так далее.
Может возникнуть ситуация, когда в течение одного календарного года работнику предоставляется отпуск за два рабочих года.
Пример. Работник принят 20 марта 2012 г. и не был включен в график на 2012 г. При составлении графика на 2013 г. для него были запланированы:
— отпуск за период работы с 20 марта 2012 г. по 19 марта 2013 г. продолжительностью 28 календарных дней;
— отпуск за период работы с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г. продолжительностью 28 календарных дней.
Единственное условие: второй отпуск должен быть запланирован в период соответствующего рабочего года, т. е. после 20 марта 2013 г.
Подобная ситуация может возникнуть также при предоставлении отпуска сотруднику, который имеет право использовать отпуск за первый год работы до истечения шести месяцев своей непрерывной работы у данного работодателя. В соответствии с ч. 3 ст. 122 ТК РФ до истечения шести месяцев непрерывной работы отпуск должен быть предоставлен:
— женщинам — перед отпуском по беременности и родам и непосредственно после него;
— работникам в возрасте до восемнадцати лет;
— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Для того чтобы воспользоваться своим правом на предоставление отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы, сотрудник должен написать заявление.
При исчислении стажа работы необходимо учесть особенности, предусмотренные ст. 121 ТК РФ. Для наглядности они изложены в таблице 1.
Таблица 1
Исчисление стажа работы
| В стаж работы включается | В стаж работы не включается |
| Время, когда сотрудник фактически работал | Время, в течение которогосотрудник отсутствовал наработе без уважительныхпричин, в том числе былотстранен от работы в случаях,предусмотренных ст. 76 ТК РФ |
| Время, когда сотрудник фактически неработал, но за ним сохранялось местоработы (должность), в том числе времяежегодного оплачиваемого отпуска,нерабочие праздничные дни, выходные дни идругие предоставляемые работнику дниотдыха | Время отпусков по уходу заребенком |
| Время отпусков без сохранения заработнойплаты: 14 и менее календарных дней втечение рабочего года, предоставляемых попросьбе работника | Время отпусков без сохранениязаработной платы: более14 календарных дней в течениерабочего года, предоставляемыхпо просьбе работника |
| Период, когда работник был отстранен отработы, потому что не прошел обязательныймедицинский осмотр (обследование) не посвоей вине | |
| Время вынужденного прогула, когда работникбыл незаконно уволен или отстранен отработы и впоследствии восстановлен | |
| Время, фактически отработанное во вредных(опасных) условиях труда (для исчислениястажа, дающего право на ежегодныедополнительные оплачиваемые отпуска заработу с вредными и (или) опаснымиусловиями труда) |
Время, которое не включается в стаж, смещает рабочий год работника на то количество дней, которое не вошло в стаж.
Пример. Работник принят 1 апреля 2012 г. Отпуск должен быть ему предоставлен за период работы с 1 апреля 2012 г. по 31 марта 2013 г. Однако с 15 по 17 июля он был отстранен от работы за то, что не прошел медицинский осмотр (без уважительной причины). Это смещает его рабочий год на три дня, и отпуск будет предоставлен за период с 1 апреля 2012 г. по 4 апреля 2013 г.
Пример. Работница использовала ежегодный отпуск за период с 1 апреля 2009 г. по 31 марта 2010 г. В 2010 г. она ушла в отпуск по уходу за ребенком и находилась в нем 2 года 7 месяцев. Время ее нахождения в отпуске по уходу за ребенком в стаж не включается, следовательно, рабочий год сдвигается на 7 месяцев. Следующий отпуск будет ей предоставлен за период с 1 ноября 2012 г. по 31 октября 2013 г. Кстати, по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина имеет право получить очередной отпуск авансом (ст. 260 ТК РФ).
Пример. Работнику по его просьбе в течение года предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 1, 14 и 20 календарных дней (всего 35 календарных дней). Из стажа должен быть исключен 21 календарный день, то есть время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Допустим, если ранее отпуск ему предоставлялся за период с 1 июля 2011 г. по 30 июня 2012 г., то следующий период будет с 1 июля 2012 г. по 21 июля 2013 г., далее — с 22 июля 2014 г. по 21 июля 2015 г.
При определении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Пример. Работник имеет право на 28 календарных дней отпуска. Его отпуск запланирован на период с 1 марта 2013 г. по 28 марта 2013 г. 8 Марта — праздничный нерабочий день, поэтому дата окончания отпуска смещается на один день — на 29 марта вместо 28-го.
Кроме основных, в график отпусков необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ); за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ) и другие, предусмотренные законодательством или коллективным договором). Дополнительные отпуска суммируются с основными (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). В некоторых случаях законодательством предусмотрено предоставление дополнительных отпусков в рабочих днях, из-за чего возникает путаница при суммировании календарных дней основного отпуска и рабочих дней дополнительного. При подсчете следует руководствоваться методикой, изложенной в Письме Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ:
— от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;
— от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
— полученный период переводится в календарные дни.
Пример. Начало отпуска работника приходится на 3 июня 2013 г. От этой даты отсчитывается 28 календарных дней ежегодного основного отпуска, полагающегося работнику, — получаем 30 июня 2013 г. Работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях — 12 рабочих дней. От 1 июля 2013 г. (с даты, следующей за последним днем отпуска) отсчитываем 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю. Произведя эту операцию, получаем 13 июля 2013 г. Весь период (с 3 июня 2013 г. по 13 июля 2013 г.) переводится в календарные дни — получаем 41 календарный день. Теперь мы можем заполнить приказ о предоставлении отпуска, ведь унифицированная форма Т-6 предусматривает только календарные дни, и оплата отпускных будет начислена работнику правильно.
Отпуск может быть предоставлен как полностью, так и по частям. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение отпуска на части возможно лишь по соглашению между работником и работодателем, поэтому если сотрудник настаивает на использовании отпуска в полном объеме одномоментно, работодатель не вправе ему отказать (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
При разделении отпуска на части зачастую возникает множество вопросов.
Пример. В некоторых организациях работникам не разрешают брать по 12 дней отпуска (с понедельника по пятницу следующей недели), заставляя включать выходные 13 и 14 день. Законно ли это? Вполне, ведь выходные дни согласно ст. 111 ТК РФ являются еженедельным непрерывным отдыхом, а если сотрудник не работал, то и отдыхать ему не от чего. С другой стороны, иногда работники сами хотят взять отпуск с понедельника по пятницу, субботу с воскресеньем считать выходными, а со следующего понедельника оформить следующий отпуск (увеличивая тем самым период отдыха). Можно в таких ситуациях руководствоваться нормой ч. 1 ст. 120 ТК РФ, которая гласит, что продолжительность ежегодного основного отпуска исчисляется в календарных днях. К календарным дням относятся как рабочие, так и выходные дни. Если работник хочет исключить из своего отпуска выходные дни, общая продолжительность отпуска в течение года получится больше 28 календарных дней, что может рассматриваться как злоупотребление работником своим правом на отпуск.
Пример. В организации не разрешают дробить отпуск на мелкие части по 1 — 2 дня. Правильно ли это? Нет, если одна часть отпуска работника составляет 14 календарных дней и более, то остальные дни могут предоставляться ему как полностью, так и по частям (ст. 125 ТК РФ).
Пример. Работодатель отправляет работника в отпуск с выходного дня, следующего сразу за рабочим (датой начала отпуска является выходной день). Можно ли так делать? Нет, он нарушает право работника на еженедельный непрерывный отдых, предусмотренный ст. 111 ТК РФ.
Запрещается не предоставлять отпуска в течение двух лет подряд, а отпуска несовершеннолетним сотрудникам и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, должны предоставляться ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поэтому работникам кадровой службы необходимо следить, чтобы в организации не скапливалось множество неиспользованных отпусков. Как отмечается в Письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0, отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. На мой взгляд, целесообразно включать «неотгулянные» работниками отпуска за прошлые рабочие периоды в график отпусков. Это облегчит их учет. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности. Значит, работник может к отпуску за любой рабочий год присоединить дни неиспользованного отпуска за прошлый год. Неиспользованный отпуск и отпуск за следующий год могут быть запланированы как подряд, так и разделены на части, главное, чтобы одна из частей была не менее 14 календарных дней, как того требует ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Если неиспользованный отпуск не запланирован в графике, работник все равно может им воспользоваться в текущем году, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).
Некоторые категории работников имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время (см. таблицу 2).
Таблица 2
Категории работников, имеющие права на предоставление
ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время
| Категории работников | Основание предоставления отпуска |
| Работник, жена которого находится вотпуске по беременности и родам | Часть 4 ст. 123 ТК РФ |
| Женщины перед отпуском по беременности иродам или непосредственно после него | Статья 260 ТК РФ |
| Работники в возрасте до 18 лет | Статья 267 ТК РФ |
| Совместители (отпуск предоставляется имодновременно с отпуском по основнойработе) | Часть 1 ст. 286 ТК РФ |
| Работники, супруги которых являютсявоеннослужащими (отпуск предоставляетсяодновременно с отпуском супруга) | Пункт 11 ст. 11 Федеральногозакона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «Остатусе военнослужащих» |
| Одному из родителей (опекунов,попечителей), работающих в районахКрайнего Севера и приравненных к нимместностях (предоставляется отпускпродолжительностью не менее14 календарных дней для сопровожденияребенка в возрасте до 18 лет,поступающего в образовательныеучреждения среднего или высшегопрофессионального образования,расположенные в другой местности) | Статья 322 ТК РФ |
| Герои Советского Союза, Герои РоссийскойФедерации и полные кавалеры ордена Славы | Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от15 января 1993 г. N 4301-1 «Остатусе Героев Советского Союза,Героев Российской Федерации иполных кавалеров ордена Славы» |
| Герои Социалистического Труда и полныекавалеры ордена Трудовой Славы | Часть 2 ст. 6 Федеральногозакона от 9 января 1997 г.N 5-ФЗ «О предоставлениисоциальных гарантий ГероямСоциалистического Труда и полнымкавалерам ордена Трудовой Славы» |
| Инвалиды войны; участники ВОВ; ветераныбоевых действий; военнослужащие,проходившие военную службу в воинскихчастях, учреждениях, военно-учебныхзаведениях, не входивших в составдействующей армии, в период с 22 июня1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менеешести месяцев, военнослужащие,награжденные орденами или медалями СССРза службу в указанный период; жителиблокадного Ленинграда; сотрудники,работавшие в период ВеликойОтечественной войны на объектахпротивовоздушной обороны, местнойпротивовоздушной обороны, строительствеоборонительных сооружений, военно -морских баз, аэродромов и другихвоенных объектов в пределах тыловыхграниц действующих фронтов, операционныхзон действующих флотов, на прифронтовыхучастках железных и автомобильных дорог | Подпункт 17 п. 1 ст. 14;пп. 13 п. 1 ст. 15;пп. 11 п. 1 ст. 16;п. 9 ст. 17;пп. 9 п. 1 ст. 18;пп. 10 п. 1 ст. 19 Федеральногозакона от 12 января 1995 г.N 5-ФЗ «О ветеранах» |
| Работники, получившие или перенесшиелучевую болезнь, другие заболевания,инвалиды вследствие чернобыльскойкатастрофы | Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от15 мая 1991 г. N 1244-1 «Осоциальной защите граждан,подвергшихся воздействиюрадиации вследствие катастрофына Чернобыльской АЭС» |
| Работники:- принимавшие в 1988 — 1990 гг. участиев работах по ликвидации последствийчернобыльской катастрофы в пределах зоныотчуждения или занятые в этот период наэксплуатации или других работах наЧернобыльской АЭС;- военнослужащие и военнообязанные,призванные на специальные сборы ипривлеченные в эти годы к выполнениюработ, связанных с ликвидациейпоследствий чернобыльской катастрофы,независимо от места дислокации ивыполнявшихся работ;- лица начальствующего и рядовогосостава органов внутренних дел,проходившие в 1988 — 1990 гг. службу взоне отчуждения | Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от15 мая 1991 г. N 1244-1 «Осоциальной защите граждан,подвергшихся воздействиюрадиации вследствие катастрофына Чернобыльской АЭС» |
| Работники, получившие суммарную(накопленную) эффективную дозуоблучения, превышающую 25 сЗв (бэр) | Пункт 15 ст. 2 Федеральногозакона от 10 января 2002 г.N 2-ФЗ «О социальных гарантияхгражданам, подвергшимсярадиационному воздействиювследствие ядерных испытаний наСемипалатинском полигоне» |
| Дети первого и второго поколенияграждан, получивших радиационноеоблучение, страдающие заболеваниямивследствие воздействия радиации на ихродителей | Статья 12 Федерального закона от26 ноября 1998 г. N 175-ФЗ «Осоциальной защите гражданРоссийской Федерации,подвергшихся воздействиюрадиации вследствие аварии в1957 году на производственномобъединении «Маяк» и сбросоврадиоактивных отходов в рекуТеча» |
| Работники, сдавшие бесплатно кровь 40 иболее раз или плазму 60 и более раз | Статья 11 Закона РФ от 9 июня1993 г. N 5142-1 «О донорствекрови и ее компонентов» |
Если отпуск предоставляется в удобное время, кадровик вправе потребовать от работника подтверждения его права (например, справку с основного места работы совместителя о времени начала отпуска; удостоверение ветерана боевых действий и другие документы). Чтобы работодатель имел подтверждение того, что отпуск льготнику предоставлен именно в удобное для того время, сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Ознакомление работника с графиком отпусков или его подпись в приказе о предоставлении отпуска не считаются доказательством волеизъявления льготника.
Целесообразно проинформировать руководителей структурных подразделений о наличии льготников, чтобы те учли их права при согласовании графиков отпусков. Нелишне будет напомнить, что в соответствии с трудовым законодательством работник может воспользоваться отпуском в любое время, даже если при подготовке проекта графика отпусков он письменно выразил желание пойти в отпуск в определенный период, и его пожелание было учтено. Отказать в переносе отпуска такому работнику работодатель не вправе.
Шаг 3. Собираем пожелания работников.
Составляем проект графика
Проанализировав информацию об «отпускных историях» и правах работников, можно приступить к составлению проекта графика отпусков. Кто-то использует для этой цели унифицированный бланк графика отпусков по форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», кто-то составляет проект в произвольной форме. Законодательно этот аспект не регламентирован. Справочные издания часто рекомендуют начинать составление графика со сбора пожеланий работников относительно дат отпусков. На практике кадровики часто сталкиваются с тем, что работники не знают, какой продолжительности отпуск им положен (особенно если накопилось много неиспользованных отпусков), а их руководители, также не владея этой информацией, принимают решения, не соответствующие законодательству (например, отказывают в предоставлении отпуска второй год подряд). В результате неиспользованные отпуска продолжают копиться до того момента, пока в организацию не придет инспектор Государственной инспекции труда. Поэтому можно посоветовать кадровым работникам следующее: заранее отразить информацию о работниках структурного подразделения (которую мы анализировали в шаге 2) в одном документе и предоставить его руководителю. Зная, сколько дней отпуска положено каждому работнику, кто имеет право воспользоваться отпуском в удобное ему время, он сможет спланировать отпуска подчиненных таким образом, чтобы обеспечить как соблюдение прав работников, так и выполнение производственных планов подразделения и взаимозаменяемость сотрудников в период отпусков. В этом же проекте графика отпусков работники могут выразить свои пожелания относительно времени ухода в отпуск и разделения отпуска на части.
Пример такого документа приведен в приложении 2.
Отпуска в зависимости от производственной необходимости могут быть запланированы как последовательно — одни работники уходят отдыхать за другими, так и одновременно — некоторым группам или всем работникам. Такой порядок предусмотрен Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169, которые применяются до сих пор в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Шаг 4. Утверждаем график отпусков
После того как пожелания работников выяснены и согласованы с их непосредственными руководителями, можно приступать к составлению сводного графика отпусков организации. Заодно работнику кадровой службы необходимо еще раз как следует проверить правильность внесенных в график данных. Особенно это касается дат окончания отпуска — часто их забывают смещать, когда на период ежегодного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы. Если в организации есть профсоюзный орган, график обязательно согласовывается с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ. Документом, подтверждающим факт согласования, обычно является выписка из протокола заседания профсоюзной организации. Если профсоюз не согласен с графиком, он направляет работодателю свое мотивированное мнение. Работодатель вправе принять его и внести изменения в график отпусков либо не согласиться (в этом случае стороны проводят дополнительные консультации и составляют протокол разногласий). После этого график утверждается руководителем организации и становится документом, обязательным для исполнения как работодателем, так и работниками (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике.
В случае необходимости график отпусков может утверждаться отдельно для каждого структурного подразделения организации или обособленного подразделения (филиала). Законодательство не содержит ограничений на этот счет: отпуск должен предоставляться в соответствии с очередностью отпусков, установленной у работодателя (ч. 4 ст. 122), а очередность отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123). Следовательно, работодатель сам вправе решать, что ему удобнее — сводный график по организации или отдельные графики для подразделений. Целесообразно, чтобы порядок составления и утверждения графиков был подробно описан в локальном нормативном акте организации (коллективном договоре, положении об отпусках и др).
Справка. График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными тем же Постановлением.
Шаг 5. Знакомим работников с графиком
Прямого указания на необходимость знакомить работников с графиком отпусков законодательство не содержит, лишь требует уведомить о начале отпуска за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Однако из Письма Роструда от 31 октября 2007 г. N 4414-6 следует, что график отпусков относится к локальным нормативным актам. А в соответствии с п. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Кроме того, зная время своего отпуска, работники могут планировать свой отдых. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков можно с помощью листа ознакомления либо дополнив унифицированную форму Т-7 соответствующей графой. Следует только помнить, что для изменения унифицированной формы работодателю следует издать специальный приказ (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Образец такого приказа вы можете посмотреть в приложении 3. Пример заполнения графика отпусков приведен в приложении 4.
Что делать, если в графике допущена ошибка
От ошибок никто не застрахован. Иногда случается так, что уже после согласования и утверждения графика, а также после ознакомления с ним работников обнаруживается досадная ошибка (например, неверно указана дата или фамилия работника). Что делать? Перепечатывать и проходить процедуры согласования и утверждения заново — нелегкий труд, делать этого не стоит. Так как же внести исправления?
График отпусков — первичный учетный документ, и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что «в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
А вот что написано в действующем Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105):
— записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (п. 2.8);
— свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (п. 2.9);
— в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются (п. 4.1);
— ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильные текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленные текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2);
— исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3).
Ответственность за неисполнение
или отсутствие графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков является нормативным актом, который обязательно должен быть у каждого работодателя. Именно на его основании должны предоставляться ежегодные отпуска (а не на основании заявлений работников, как до сих пор принято в некоторых организациях). За отсутствие или неисполнение графика отпусков инспектор Государственной инспекции труда может наложить на организацию штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб., а на должностное лицо — от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Приложение 1
Пример оформления приказа о разработке графика отпусков
Общество с ограниченной ответственностью «Луч»
(ООО «Луч»)
ПРИКАЗ
16 ноября 2012 г. N 138
Москва
О разработке графика отпусков
В целях определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в 2013 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Подготовить проекты графиков отпусков структурных подразделений с учетом производственных планов на 2013 г.
Ответственные: руководители структурных подразделений.
Срок исполнения: 30.11.2012.
2. Составить сводный график отпусков ООО «Луч» на 2013 г.
Ответственный: руководитель отдела кадров.
Срок исполнения: 16.12.2012.
3. Предоставить график отпусков генеральному директору для утверждения в срок до 17.12.2012.
Генеральный директор Соболев Г. Д. Соболев
16.11.2012
С приказом ознакомлены: Муфтахин С. З. Муфтахин
16.11.2012
Алтуфьева Е. Д. Алтуфьева
16.11.2012
Петров С. А. Петров
16.11.2012
Гуревич Б. Ж. Гуревич
16.11.2012
Приложение 2
Пример оформления проекта графика отпусков
Отдел механизации ООО «Луч»
—————————————————————————
наименование структурного подразделения
┌───────────────┬──────┐
│Номер документа│На год│
├───────────────┼──────┤
│ 1 │ 2013 │
ГРАФИК ОТПУСКОВ └───────────────┴──────┘
| Должность(специальность,профессия) поштатномурасписанию | Фамилия,имя,отчество | Табельныйномер | Общаяпродолжительностьотпуска, накоторый работникимеет право (вкалендарных днях) | Отметка оправе наотпуск вудобное дляработникавремя | Пожеланияработника овремениотпуска(ов)и разделенииотпуска начасти(заполняетсяработником) | Подписьработника | Предложениеруководителяструктурногоподразделенияо количествекалендарныхдней и датеначалаотпуска(ов) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Начальникотдела | СкотниковДмитрийИгоревич | 102 | 28 | Нет | Апрель,август по14 дней | Скотников | 14 с03.04.2013;14 с01.08.2013 | Согласовать сГенеральнымдиректором |
| Ведущийтехнолог | ВоропаевАнатолийСеменович | 154 | 67 | Нет | Январь -март,полностью | Воропаев | 40 с11.01.2013;27 с01.12.2013 | 11 к. д. запериод с1 февраля2011 г. по31 января2012 г.(работник былотозван изотпуска,приказ от04.04.2011N 32-ок)28 к. д. запериод с1 февраля2012 г. по31 января2013 г.;28 к. д. запериод с1 февраля2013 г. по31 января2014 г. |
| Специалист | ЛожкинАндрейМихайлович | 204 | 28 | Инвалид | 14 дней вмае;7 дней виюле;7 дней всентябре | Ложкин | 14 с13.05.2013;7 с01.07.2013;7 с02.09.2013 | |
| Технолог | ОсокинДмитрийВалерьевич | 207 | 42 | Нет | В любоевремя | Осокин | 14 с15.04.2013;28 с01.09.2013 | 14 к. д. запериод с16 июня2012 г.(отпуск былперенесен попросьбеработника,заявление от12.03.2012)28 к. д. запериод работыс 16 июня2012 г. по15 июня2013 г. |
| Лаборант | ОгарковаЖаннаСеменовна | 58 | 28 | Совместитель | 01.11.2013 -06.12.2013 | Огаркова | 01.11.2013 -06.12.2013 | Дополнительно7 к. д.отпуска безсохранениязаработнойплаты(основание -справка сосновногоместа работы;ст. 286 ТКРФ) |
Руководитель отдела кадров Алтуфьева Е. Д. Алтуфьева
19.11.2012
Начальник отдела Скотников Д. И. Скотников
30.11.2012
Примечание: графы 1 — 5 заполняет работник кадровой службы; графы 6, 7 —
работники; графы 8, 9 — руководитель структурного подразделения.
Приложение 3
Пример оформления приказа о внесении изменений
в унифицированную форму Т-7
Общество с ограниченной ответственностью «Луч»
(ООО «Луч»)
ПРИКАЗ
19 ноября 2012 г. N 139
Москва
О внесении изменений в унифицированную форму N Т-7
В целях упорядочения процедуры ознакомления работников с графиком отпусков и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Дополнить унифицированную форму N Т-7 «График отпусков», утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, дополнительной графой 11 «С графиком ознакомлен. Подпись. Дата».
2. Руководителю отдела кадров составить график отпусков на 2013 г. по унифицированной форме N Т-7 с указанными в п. 1 изменениями.
Генеральный директор Соболев Г. Д. Соболев
19.11.2012
С приказом ознакомлена: Алтуфьева Е. Д. Алтуфьева
19.11.2012
Приложение 4
Пример оформления графика отпусков
Унифицированная форма N Т-7
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0301020│
Общество с ограниченной ответственностью «Луч» │ │
(ООО «Луч») ├────────┤
———————————————— по ОКПО │12345678│
наименование организации └────────┘
Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ
органа Генеральный
14 декабря 12 2 директор
от «—» ——— 20— г. N — учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————
│ Номер │ Дата │ На │ должность
│документа│составления│ год │ Соболев Г. Д. Соболев
│ │ │ │ ——- ——————-
├─────────┼───────────┼─────┤ личная расшифровка подписи
ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 1 │ 17.12.2012│ 2013│ подпись
└─────────┴───────────┴─────┘
17 декабря 13
«—» ——— 20— г.
| Структурноеподразделе-ние | Должность(специаль-ность, про-фессия) поштатномурасписанию | Фамилия,имя,отчество | Табель-ныйномер | ОТПУСК | Примечание | С графикомознакомлен.Подпись.Дата | |||
| коли -чествокален -дарныхдней | дата | перенесение отпуска | |||||||
| запланированная | факти-ческая | осно-вание(до-ку -мент) | дата предпола -гаемого отпуска | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Отделмеханизации | Начальникотдела | СкотниковДмитрийИгоревич | 102 | 14 | 03.04.2013 -17.04.2013 | Скотников17.12.2012 | |||
| Отделмеханизации | Начальникотдела | СкотниковДмитрийИгоревич | 102 | 14 | 01.08.2013 -14.08.2013 | Скотников17.12.2012 | |||
| Отделмеханизации | Ведущийтехнолог | ВоропаевАнатолийСеменович | 154 | 40 | 11.01.2013 -19.02.2013 | 11 к. д. запериод с1 февраля2011 г. по31 января2012 г.(работник былотозван изотпуска с егосогласия,приказ от04.04.2011N 32-ок | Воропаев17.12.2012 | ||
| Отделмеханизации | Ведущийтехнолог | ВоропаевАнатолийСеменович | 154 | 27 | 01.12.2013 -27.02.2013 | Воропаев17.12.2012 | |||
| … | … | … | … | … | … | … | |||
| Отделмеханизации | Лаборант | ОгарковаЖаннаСеменовна | 58 | 28 | 01.11.2013 -29.11.2013 | Дополнительноотпуск безсохранениязаработнойплаты на7 к. д. с30.11.2013по06.12.2013.Основание:справка сосновногоместа работыот14.12.2012N 387/1-О;ст. 286 ТК РФ | Огаркова18.12.2012 | ||
| … | … | … | … | … | … | … |
Источник: hr-portal.ru
