График отпусков: наступает время

Согласно части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Исходя из этого, последним днем, когда руководитель организации должен утвердить график отпусков на 2005 год является 17 декабря текущего года.
Чаще всего утверждение графика отпусков задерживается не из-за нерасторопности кадровой службы, а по причине легкомысленного отношения руководителей структурных подразделений и самих работников к определению очередности отпусков на следующий год, а то и откровенного саботажа. Просьбы кадровой службы своевременно представить графики отпусков по подразделениям остаются без внимания до тех пор, пока в ситуацию не вмешивается руководитель организации и своим распоряжением не предписывает руководителям структурных подразделений под страхом наказания выполнить просьбу кадровиков.

Если график отпусков составляется совместно с линейными менеджерами, то такой план также не будет лишним, особенно при невмешательстве первого лица организации в этот вопрос.
При составлении плана нужно иметь в виду, что количество времени (часов, дней), необходимого для составления и корректировки графика отпусков, зависит от штата организации. Согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, инспектору по кадрам для операции по определению времени предоставления отпуска 1 работнику и указания этого времени в графике отводится 0,10 ч (6 мин.). С учетом того, что в настоящее время затруднен порядок суммирования отпусков в календарных и в рабочих днях, представляется, что этот норматив должен быть увеличен.
Приведенный ниже план-календарь инспектора по кадрам учитывает время  обработки пожеланий работников (графиков отпусков по подразделениям) и составления и корректировки графика отпусков на штат в количестве 500 человек, и получение учета мнения выборного профсоюзного органа в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ, и дополнительных консультаций с выборным профсоюзным органом, высказавшим замечания к графику отпусков, и подготовку графика к утверждению руководителем организации.

Верстка этого плана-календаря производилась от последнего дня, когда должен быть утвержден график отпусков. Но, поскольку все предусмотреть невозможно, нужно постараться максимально сократить время на некоторые операции. В любом случае, кадровая служба средней по размерам организации успеет обеспечить своевременное утверждение графика отпусков, если приступит к этой работе 15 ноября.

:page_break: Шаг 1: Опрос работников

Шаг 2: Анализ действующего законодательства

Из наиболее значимых актов законодательства 2004 года, косвенно затрагивающих правила предоставления отпусков, необходимо обратить внимание на два федеральных закона:
1) Федеральный закон от 22.08.2004 № 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации. Законом вносятся изменения в многочисленные законодательные акты и, в частности, в статьи, касающиеся отпусков работников, таких законов, как:
— Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
— Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов»;
— Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-I «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
Если изменения в первых двух не отразились на правилах предоставления отпусков, то в последнем Законе кадровики организаций, расположенных в северных районах, не относящихся к Крайнему Северу и приравненным к ним местностям, наконец, обрели подтверждение права работающих в этих районах на получение дополнительного отпуска; также законодатели фактически осуществили перевод 7 рабочих дней отпуска в календарные и установили, что работающие в этих регионах имеют право на 8 календарных дней отпуска.
Поскольку указанные изменения (во всех Законах) вступают в силу с 01.01.2005, сотрудникам кадровых служб, составляющим график отпусков, необходимо ознакомиться с ними уже сейчас — при верстке графика отпусков на следующий год;
2) Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Он вступает в силу с 02.02.2005 и устанавливает для государственных гражданских служащих свой порядок определения очередности использования отпусков и их продолжительности, правил их предоставления. В связи с этим сотрудники кадровых служб государственных органов при составлении графика отпусков на следующий год должны обращаться к Трудовому кодексу РФ только в том случае, если данным Федеральным законом не урегулированы какие-то вопросы.
Наконец, необходимо обратить внимание еще на одно значимое изменение, произошедшее в текущем году в законодательстве об отпусках — 15.04.2004 Верховный Суд РФ вынес решение № ГКПИ 2004-481, которым признал недействующими с 01.02.2002 отдельные положения Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20.

Суть произошедших изменений подробно изложена в статье «Долгая дорога к порядку с отпусками за вредные условия труда»

Шаг 3: Установление очередности предоставления отпусков

Поступившие от работников пожелания изучаются и сопоставляются с производственными интересами работодателя. В отношении тех работников, чьи пожелания в целом соотносятся с потребностями организации в трудовых ресурсах, сотрудник кадровой службы переходит к следующему шагу — внесению в унифицированную форму № Т-7 записи о времени начала их отпусков.
Если же пожелания работников не согласуются с интересами производства, то необходимо установить, какие обязательства работодатель имеет перед этими работниками.
Конфликт интересов работника и работодателя в связи со временем использования отпуска в основном выражается в двух формах:

В обоих случаях сотрудникам кадровой службы целесообразно начать с выяснения права работника на использование отпуска в удобное для него время.
Напомним, что в соответствии с частью третьей статьи 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Это правило имеет двоякий смысл:

:page_break:Следует отметить, что только некоторым категориям работников в соответствии с федеральными законами отпуск должен, действительно, предоставляться в удобное для них время, например: работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ); работникам, награжденным знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР» (статья 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов»), ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам труда (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»), другим.

Так, необходимо убедиться, что среди конфликтующих нет работников, отпуск которых переносился по производственным причинам (часть третья статьи 124 ТК РФ), прерывался в связи с отзывом и работникам было обещано предоставление отпуска в удобное для них время (часть вторая статьи 125 ТК РФ). Пожелания этих работников относительно времени использования отпуска также должны быть приняты во внимание кадровой службой.
Разумеется, кадровой службе необходимо обратить внимание и на тех работников, которым отпуск по каким-то причинам в нарушение части четвертой статьи 124 ТК РФ не предоставлялся в течение определенного времени.
В том случае, если путем определения преимущественного права на использование отпуска в удобное время (вне зависимости от производственных интересов и интересов других работников), не удалось полностью решить конфликты, и остались работники, настаивающие на предоставлении отпуска в «неудобное» для работодателя время, кадровая служба должна провести «отсев» по иным критериям. Так, необходимо убедиться, что среди конфликтующих нет работников, отпуск которых переносился по производственным причинам (часть третья статьи 124 ТК РФ), прерывался в связи с отзывом и работникам было обещано предоставление отпуска в удобное для них время (часть вторая статьи 125 ТК РФ). Пожелания этих работников относительно времени использования отпуска также должны быть приняты во внимание кадровой службой.
Разумеется, кадровой службе необходимо обратить внимание и на тех работников, которым отпуск по каким-то причинам в нарушение части четвертой статьи 124 ТК РФ не предоставлялся в течение определенного времени.
Последней правомерной возможностью кадровой службы «откорректировать» пожелания конфликтующих работников относительно времени использования отпуска, является проверка стажа, дающего право на ежегодный отпуск. Так, если работник, чей рабочий год — с 02.06.2004 по 01.06.2005, использовал отпуск за этот рабочий год в августе 2004 и настаивает на предоставлении отпуска за следующий рабочий год в апреле 2005 году, то кадровая служба имеет все основания отказать в таком «авансировании» отпусков.
Работникам, не имеющим права на использование отпуска «вне очереди», на использование отпуска до наступления права на очередной ежегодный отпуск, кадровая служба может отказать и совместно с руководителями структурных подразделений самостоятельно определить время их отпусков с учетом потребностей организации.

О порядке расчета количества работников, необходимого для обеспечения нормальной работы организации в летние периоды, вы сможете узнать из  практического пособия «Отпуска» серии «Библиотека журнала «Кадры предприятия».
Если вы являетесь постоянным подписчиком журнала «Кадры предприятия», то перечень всех категорий работников, имеющих право на использование ежегодного отпуска в удобное время, вы найдете в специальном выпуске журнала за II полугодие 2004 года «Все об отпусках».

Шаг 4: Определение продолжительности отпусков

Продолжительность отпуска каждого работника устанавливается по трудовым договорам, личным карточкам или иным учетным документам. Хотя раздел IX «Социальные льготы» личной карточки работника непосредственно не предназначен для информации о праве на отпуска, советуем изначально фиксировать в нем и виды отпусков, на которые работник имеет право, их продолжительность и право на использование отпуска в удобное для него время.
Согласно статье 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Более длительный — свыше 28 календарных дней — отпуск предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с данным Кодексом и иными федеральными законами.
Непосредственно Трудовым кодексом РФ удлиненный отпуск предусмотрен для работников, не достигших 18 лет (31 календарный день), — статья 267, педагогических работников — статья 334. Конкретная продолжительность отпусков педагогических работников установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724.
В числе более чем 15 федеральных законов, предусматривающих удлиненную продолжительность ежегодного основного отпуска, более половины имеют отношение к государственным служащим, а следовательно, после вступления в силу уже упоминавшегося нового Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (с 02.02.2005) удлиненные отпуска государственным гражданским служащим будут предоставляться в силу этого Федерального закона.
Если работнику в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, то кадровая служба в соответствии с частью второй статьи 120 Кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска должна просуммировать этот дополнительный отпуск с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Поскольку отдельные виды отпусков продолжают исчисляться в рабочих днях, кадровой службе нужно быть готовой к сложностям с переводом рабочих дней в календарные.
Однако прежде, обратим внимание на следующее.
В большинстве случаев сотрудники кадровых служб, исходя из того, что в графике отпусков не обязательно устанавливать период отпуска работника — «с ___ по ____», а можно ограничиться временем начала использования отпуска, в момент составления графика отпусков не задаются вопросами о том, как время отпуска работника «распределится» по календарю.
Если для случая, когда у работника есть только основной отпуск или когда его дополнительный отпуск изначально установлен в календарных днях, можно обойтись без определения периода отпуска (начала и окончания), то в ситуации, если дополнительный отпуск исчисляется в рабочих днях, без этой операции невозможно определить количество календарных дней отпуска, полагающихся работнику.
:page_break:До настоящего времени единственным документом, определяющим схему перевода рабочих дней отпуска в календарные, остается письмо Минтруда России от 01.02.2002 № 615-ВВ, являющееся, кстати, ответом на частный запрос, а не нормативным правовым актом. Ни Минтруд России после вступления в силу Трудового кодекса РФ, ни Минздравсоцразвития России до сих пор не только не установили новый порядок предоставления отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, но и не дали никакого официального разъяснения, как переводить рабочие дни отпуска в календарные.

Определять планируемый период отпуска сотрудники кадровой службы могут в черновике графика отпусков или отдельном документе. Кажущееся на первый взгляд ненужным определение конкретной продолжительности отпуска на момент составления графика, в действительности же, позволяет кадровой службе «управлять» отпусками работников и не растрачивать деньги работодателя на оплату лишних дней.

Безошибочно и просто определить категории работников, имеющих право на удлиненный основной отпуск, можно с помощью практического пособия «Отпуска», выпущенного в серии «Библиотека журнала «Кадры предприятия».

Шаг 5: Заполнение формы графика отпусков

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 была введена в 2001 году постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. В текущем году Госкомстат России своим постановлением от 05.01.2004 № 1 утвердил новую, измененную форму графика отпусков.
Изменения в основном заключаются в приведении терминов (единиц измерения и т.д.) формы в соответствие Трудовому кодексу РФ, а также в замене реквизита, предназначенного для указания решения выборного профсоюзного органа по проекту графика: вместо грифа согласования теперь в форме присутствует реквизит «Мнение выборного профсоюзного органа».
Особых сложностей с заполнением формы № Т-7 у кадровиков быть не должно. Как и прежде, в графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск.
Если кадровая служба договорилась с работником о разделении его отпуска на части в соответствии со статьей 125 (часть первая) ТК РФ, то в графах 5 и 6 формы графика отпусков указываются отдельно даты начала каждой части отпуска.
На что еще нужно обратить внимание при заполнении формы № Т-7, так это на реквизиты подписей в форме. Если в ранее применявшейся форме свои подписи под графиком отпусков должны были поставить руководители всех структурных подразделений, то новая форма предусматривает строки только для подписи руководителя кадровой службы.
Но поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то крайне целесообразно согласовать его проект с руководителями отделов, служб, цехов и иных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных.

Шаг 6: Взаимодействие с выборным профсоюзным органом

Согласно части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Если такого органа в организации нет, то проект графика отпусков сразу же утверждается руководителем организации.
Так как график отпусков является локальным нормативным актом, устанавливающим очередность предоставления работникам отпусков и являющимся основанием для резервирования денежных средств на выплату отпускных, то при наличии в организации выборного профсоюзного органа участие последнего в принятии этого акта обязательно. В противном случае в силу части четвертой статьи 8 ТК РФ график отпусков, как локальный нормативный акт, принятый без соблюдения предусмотренного ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, может быть признан недействительным.
Для получения мнения по установленной очередности отпусков работников организации кадровая служба направляет проект графика отпусков в выборный профсоюзный орган. Последний согласно части второй статьи 372 ТК РФ обязан не позднее 5 рабочих дней с момента получения проекта сформулировать мотивированное мнение по проекту и направить его в письменной форме кадровой службе. В том случае, если у выборного профсоюзного органа нет замечаний по проекту, он направляется на утверждение руководителю организации.
Если же мотивированное мнение выборного профсоюзного органа не содержит согласия с проектом либо содержит предложения по его совершенствованию, то работодатель в соответствии с частью третьей статьи 372 ТК РФ может согласиться с ним либо обязан в течение 3 дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным профсоюзным органом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. Поскольку претензии выборного профсоюзного органа к установленной очередности отпусков чаще всего носят индивидуальный характер — профсоюз защищает интересы одного — двух работников, то все разногласия по графику отпусков решаются в ходе консультаций и до применения частей четвертой и пятой статьи 372 ТК РФ дело не доходит.
Мнение выборного профсоюзного органа по графику отпусков должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа (протокола заседания, пр.) сотрудник кадровой службы указывает в соответствующих строках унифицированной формы № Т-7, а сам документ помещает на хранение в дело, предназначенное для переписки с выборным профсоюзным органом.

Шаг 7: Утверждение графика отпусков

Подписанный руководителем кадровой службы, с отметками об учете мнения выборного профсоюзного органа график отпусков работников организации передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу.
Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Шаг 8: Доведение графика отпусков до персонала

Форму и способ доведения информации об установленной в организации очередности отпусков до сведения работников кадровая служба определяет самостоятельно. Так, копии графика отпусков или выписки из него могут быть направлены по подразделениям. Копия графика отпусков также может быть вывешена в удобном для ознакомления месте.
Однако нужно отметить, что Трудовой кодекс РФ не требует от работодателя немедленного ознакомления работников организации с графиком отпусков сразу после его утверждения. Согласно части второй статьи 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала своего отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала.
Если кадровая служба решит ознакомить всех работников организации с графиком отпусков сразу после введения его в действие, то формально требование об уведомлении работника о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели, будет выполнено. Такой подход представляется не вполне правильным, в особенности, если работники, чей отпуск приходится на конец года, будут уведомлены в январе. Однако он имеет право на существование. Для того, чтобы охватить сразу всех работников в унифицированную форму № Т-7 включается дополнительный столбец 11 с заголовком «Время начала отпуска работнику известно. Личная подпись работника. Дата» или «О времени начала отпуска работник извещен. Личная подпись работника. Дата». Такое изменение возможно, если оно в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20) оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Обязанность работодателя по доведению до сведения работников информации о времени начала отпуска может быть выполнена и путем направления индивидуального извещения каждому конкретному работнику за 3 -23 недели до начала отпуска.

* * *

График отпусков в силу части второй статьи 123 ТК РФ обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому произвольное изменение графика отпусков в принципе невозможно. Все отклонения от установленной очередности отпусков, произведенные на законных основаниях, должны учитываться путем проставления соответствующих отметок в графах 7 — 10 графика отпусков.

Правила учета изменений установленной очередности отпусков в графике отпусков подробно рассмотрены в статье « Корректировка графика отпусков

Источник: hr-portal.ru