«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 11

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документыКомментарии
Правила внутреннего трудового
распорядка, положение о защите
персональных данных работников,
инструкции по охране труда,
трудовые договоры
Эти локальные нормативные
документы должны быть у любого
работодателя. Составляются
в произвольной форме.
Особенностью содержания всех
локальных документов является
наличие в них условий, которые
не могут ухудшать положения
работников по сравнению
с условиями, установленными
Трудовым кодексом и иными
нормативными правовыми актами
Штатное расписание,
график отпусков,
приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу
(прием, перевод, предоставление
отпуска, расторжение трудовых
отношений/увольнение, направление
в командировку, поощрение
работника),
личная карточка N Т-2,
табель учета рабочего времени
Наличие этих документов
обязательно. Учет труда и
заработной платы основывается
на первичной учетной
документации, которая ведется
по унифицированным формам
(кроме приказов по основной
деятельности). Данные формы
применяются в организациях
независимо от формы
собственности
Трудовая книжка,
книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним,
журнал учета прохождения
инструктажа по охране труда,
журнал учета мероприятий
по контролю
Ведутся обязательно
с использованием установленных
образцов

Документы, которые могут стать обязательными

Перечень
документов
Условия, при которых эти документы становятся
обязательными
Должностные
инструкции
Если должностные обязанности не включены в
содержание трудового договора (либо есть ссылка
на должностную инструкцию в тексте трудового
договора)
Положение
об оплате труда
и материальном
стимулировании
Если в трудовых договорах не расписана система
оплаты труда и материального стимулирования
(необходимость в таком документе отпадает, если
его содержание включено в коллективный договор
или в правила внутреннего трудового распорядка)
Перечень
должностей
работников с
ненормированным
рабочим днем
Если в организации есть такой режим работы
График
сменности
Если в организации введена сменная работа
Положение
об охране
коммерческой
тайны
Если в трудовом договоре закреплено соблюдение
работником коммерческой тайны
Коллективный
договор
Только если:
— достигнута договоренность об этом между
работниками и работодателем;
— есть представительный орган работников
Договор о
коллективной
материальной
ответственности
Если в организации ведутся работы в соответствии
с Перечнем работ, при выполнении которых может
вводиться полная коллективная (бригадная)
материальная ответственность
Договор
о полной
индивидуальной
материальной
ответственности
Если в организации работают сотрудники —
материально ответственные лица

Чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы, необходимо произвести сверку — что есть и что должно быть.

Таблица сверки документов

Документ
отсутствует
Документ есть, но требует
внесения изменений и дополнений
Документ
полностью
соответствует
действующему
законодательству,
в корректировке
не нуждается
Положение
о защите
персональных
данных
работников
Правила внутреннего трудового
распорядка (далее — ПВТР)
(в связи с многочисленными
поправками в ТК РФ создать
проект новой редакции ПВТР,
утвердить в соответствии со
ст. ст. 190, 372 ТК РФ,
ознакомить всех работников
под роспись)
Штатное
расписание
Инструкции
по охране
труда
Трудовой договор (недостающие
сведения внести непосредственно
в текст трудового договора,
а недостающие условия определить
приложением к трудовому договору
или отдельным соглашением сторон,
оформить с работниками
в письменной форме)
График отпусков

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь.

Схема обработки и согласования документов

┌─────────────┐ ┌───┐ ┌────────────────┐

│Ответственный│ │УКД│ │Согласующие лица│ ┌────────────────┐

│ по документу│ │ │ │ в соответствии │ │ ┌───┐ │

│ │ │ │ │ с регламентом │ │ │УКД│ │

└──────┬──────┘ └─┬─┘ └──────────┬─────┘ │ └─┬─┘ │

┌──────┴─────┐ ┌─────┴──────┐ ┌──────┴─────┐ \│/ │ │

│БП. 1.1. │ │Определение │ │БП. 1.2. │ ┌─┴────┴─────┐ │

│Подготовка │ │согласующих │ │Параллельное│ │Проверка │ │

│проекта; │ │лиц. │ │согласование│ ┌────────────┐ │устранения │ │

│направление │ │Проверка │ │проекта │ │Согласование│ Да │замечаний. │ │

│служебной ├>│правильности├>│ ├>│ без ├─ ->│Передача ├─────┼┐

│записки │ │оформления ├┐│ │ │ замечаний │ │документа на│ ││

│в АГД о │ │документа │││ │ └──────┬─────┘ │подписание/ │ ││

│согласовании│ │ │││ │ Нет │утверждение │ ││

│проекта │ │ │││ │ │ └────────────┘ ││

└────────────┘ └────────────┘│└────────────┘ ┌─ — ─┘ ││

┌──────────────────────────┴─────────────┐ ││

│Администратор процесса │ │ ││

│Отзыв согласования, контроль за сроками.│ ││

│Направление документа на: │ │┌───────────┐ ┌───────────┐││

│- повторное согласование; │ │Исполнитель│ │Согласующие│││

│- доработку исполнителю; │ │└─────┬─────┘ │ лица │││

│- подписание/утверждение; │ │ └─────┬─────┘││

│- аннулирование проекта. │ │ │ │ ││

└────────────────────────────────────────┘\│/ │ │ ││

┌──────────────┴──────┴────┐ ┌ — — ┴ — — ┐││

│Устранение замечаний; │┌─────────┐ БП. 1.3. ││

│согласование с ├┤ Более 2 ├┤Конфликт │││

│контрагентом изменений. ││ итераций│ визирования ││

│Повторное согласование │└─────────┘└ — — ┬ — — ┘││

│с участниками согласования│ \│/ ││

└──────────────────────────┘ ┌ — — ┴ — — ┐││

┌───────────────────┐ ┌───┐ ┌───┐ Оформление ││

│ Подписывающее лицо│ │УКД│ │УКД│ │протокола ├┘│

└──────────┬────────┘ └─┬─┘ └─┬─┘ разногласий │

┌──────────┴────────┐ ┌───────────────┴──────────────┐ ┌ — — ┴ — ─┐└ — — — — — ┘ │

┌>│БП. 1.4. Подписание├>│Регистрация, формирование ├>│Контроль │

│ │документа │ │эл. версии, рассылка, хранение│ исполнения│ │

│ └───────────────────┘ └──────────────────────────────┘ └─ — — — — ┘ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

— —> альтернативные процессы ——> последовательные процессы


Источник: hr-portal.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *