Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 11

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы	Комментарии
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры	Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами
Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, расторжение трудовых отношений/увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка N Т-2, табель учета рабочего времени	Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности
Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю	Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

Документы, которые могут стать обязательными

Перечень документов	Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Только если: — достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем; — есть представительный орган работников
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники — материально ответственные лица

Чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы, необходимо произвести сверку — что есть и что должно быть.

Таблица сверки документов

Документ отсутствует	Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается
Положение о защите персональных данных работников	Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись)	Штатное расписание
Инструкции по охране труда	Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме)	График отпусков
…	…	…

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь.

Схема обработки и согласования документов

┌─────────────┐ ┌───┐ ┌────────────────┐

│Ответственный│ │УКД│ │Согласующие лица│ ┌────────────────┐

│ по документу│ │ │ │ в соответствии │ │ ┌───┐ │

│ │ │ │ │ с регламентом │ │ │УКД│ │

└──────┬──────┘ └─┬─┘ └──────────┬─────┘ │ └─┬─┘ │

┌──────┴─────┐ ┌─────┴──────┐ ┌──────┴─────┐ \│/ │ │

│БП. 1.1. │ │Определение │ │БП. 1.2. │ ┌─┴────┴─────┐ │

│Подготовка │ │согласующих │ │Параллельное│ │Проверка │ │

│проекта; │ │лиц. │ │согласование│ ┌────────────┐ │устранения │ │

│направление │ │Проверка │ │проекта │ │Согласование│ Да │замечаний. │ │

│служебной ├>│правильности├>│ ├>│ без ├─ ->│Передача ├─────┼┐

│записки │ │оформления ├┐│ │ │ замечаний │ │документа на│ ││

│в АГД о │ │документа │││ │ └──────┬─────┘ │подписание/ │ ││

│согласовании│ │ │││ │ Нет │утверждение │ ││

│проекта │ │ │││ │ │ └────────────┘ ││

└────────────┘ └────────────┘│└────────────┘ ┌─ — ─┘ ││

┌──────────────────────────┴─────────────┐ ││

│Администратор процесса │ │ ││

│Отзыв согласования, контроль за сроками.│ ││

│Направление документа на: │ │┌───────────┐ ┌───────────┐││

│- повторное согласование; │ │Исполнитель│ │Согласующие│││

│- доработку исполнителю; │ │└─────┬─────┘ │ лица │││

│- подписание/утверждение; │ │ └─────┬─────┘││

│- аннулирование проекта. │ │ │ │ ││

└────────────────────────────────────────┘\│/ │ │ ││

┌──────────────┴──────┴────┐ ┌ — — ┴ — — ┐││

│Устранение замечаний; │┌─────────┐ БП. 1.3. ││

│согласование с ├┤ Более 2 ├┤Конфликт │││

│контрагентом изменений. ││ итераций│ визирования ││

│Повторное согласование │└─────────┘└ — — ┬ — — ┘││

│с участниками согласования│ \│/ ││

└──────────────────────────┘ ┌ — — ┴ — — ┐││

┌───────────────────┐ ┌───┐ ┌───┐ Оформление ││

│ Подписывающее лицо│ │УКД│ │УКД│ │протокола ├┘│

└──────────┬────────┘ └─┬─┘ └─┬─┘ разногласий │

┌──────────┴────────┐ ┌───────────────┴──────────────┐ ┌ — — ┴ — ─┐└ — — — — — ┘ │

┌>│БП. 1.4. Подписание├>│Регистрация, формирование ├>│Контроль │

│ │документа │ │эл. версии, рассылка, хранение│ исполнения│ │

│ └───────────────────┘ └──────────────────────────────┘ └─ — — — — ┘ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

— —> альтернативные процессы ——> последовательные процессы

---

Источник: hr-portal.ru