Хороший секретарь — находка для руководителя. Оценка профессиональных компетенций

Какими компетенциями должен обладать хороший секретарь? Автор статьи приготовила ответ на этот вопрос, проведя опрос руководителей частных и государственных организаций и предприятий о том, какими важными компетенциями должен обладать секретарь руководителя. Очень часто — не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

Оценка компетентности человека, претендующего на должность секретаря, чаще всего осуществляется на практике экспертным путем. Руководители компаний нередко не имеют четких представлений о профессионально важных качествах, необходимых секретарю.

«Приглашаем на работу женщину (25 — 45 лет) с опытом работы не менее 1 года, образованием не ниже среднего специального, уверенного ПК-пользователя (Word/Excel), приветливую, исполнительную, ответственную, пунктуальную…»

Знакомый перечень требований? Действительно, так выглядит большинство объявлений о вакансиях секретарей.

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова… социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Словарь кадрового делопроизводства. Компетентность (от лат. competens — соответствующий) — проявляемое в трудовой деятельности полное соответствие уровня знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения работника требованиям занимаемой им должности.

Какими же качествами должен обладать секретарь? Чтобы ответить на этот вопрос, нами был проведен опрос среди руководителей государственных и коммерческих организаций различных масштабов и сфер деятельности. Основой для сбора фактического материала стала анкета [2], представленная на рис. 1.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Анкета │

│ для оценки компетенций секретаря │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Инструкция: внимательно ознакомьтесь с предлагаемыми перечнями │

│компетенций и в правой части анкеты (в графе «Важность») проранжируйте │

│по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп │

│компетенций. При этом компетенция, которая является, на ваш взгляд, │

│наиболее важной, должна получить ранг «1». Ранги остальных, менее │

│значимых, будут получать значение «2», «3» и т.д. по мере убывания их │

│значимости. │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ N │ Компетенции секретаря │Важность│

│ п/п│ │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 1. Инструментальные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 1.1│Базовые знания в различных областях, определяющие │ │

│ │интеллектуальное развитие, но не профессиональную │ │

│ │подготовленность │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.2│Письменная и устная коммуникация на родном языке │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.3│Знание иностранных языков │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.4│Решение проблем │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.5│Принятие решений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.6│Элементарные навыки работы с компьютером │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.7│Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний │ │

│ │(оформление, обработка и контроль исполнения документов, │ │

│ │ведение и подготовка дел к архивному хранению и пр.) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.8│Способность отслеживать изменения в законодательной │ │

│ │нормативной базе ДОУ и внедрять их в работу │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.9│Анализ и проектирование систем ДОУ в целом и отдельных их │ │

│ │частей с расчетом экономической эффективности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.10│Способность к организации и планированию работы службы ДОУ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.11│Навыки управления информацией (умение находить и │ │

│ │анализировать информацию из различных источников) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.12│Способность создавать инструкции, стандарты по ДОУ │ │

│ │в соответствии с потребностями учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.13│Знание различных носителей документов и связанных с ними │ │

│ │вопросов управления документами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.14│Способность адаптировать лучшую практику управления │ │

│ │документами в соответствии с управленческой ситуацией в │ │

│ │деятельности учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.15│Анализ и внедрение систем электронного документооборота │ │

│ │(СЭД) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.16│Самостоятельная разработка отдельных модулей СЭД │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 2. Межличностные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 2.1│Способность к критике и самокритике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.2│Работа в команде при выполнении оргпроектов │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.3│Навыки межличностных отношений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.4│Способность работать в междисциплинарной команде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.5│Способность общаться со специалистами из других областей │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.6│Принятие различий и мультикультурности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.7│Способность работать в международной среде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.8│Приверженность этическим ценностям │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 3. Системные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 3.1│Способность применить знания на практике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.2│Исследовательские навыки │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.3│Способность учиться │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.4│Способность адаптироваться к новым ситуациям │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.5│Способность порождать новые идеи (креативность) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.6│Лидерство │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.7│Способность работать самостоятельно │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.8│Разработка и управление проектами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.9│Инициативность и предпринимательский дух │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.10│Забота о качестве │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.11│Стремление к успеху │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 4. Другие компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 4.1│ │ │

│ │──────────────────────────────────────────── │ │

│ │(отметьте название компетенций, если вы не нашли их │ │

│ │в предыдущих разделах анкеты) │ │

└────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┘

Рис. 1

Все исследуемые компетенции секретаря руководителя компании, предложенные в уже сформулированном виде, разбиты на три группы. Четвертая группа (другие компетенции) — оставлена для самостоятельных предложений опрашиваемых.

Выделение трех групп компетенций (инструментальных, межличностных и системных) соответствует рабочей классификации, выработанной при совместном обсуждении на европейском уровне, и принятой большинством специалистов России, занимающихся разработкой учебных программ в свете Болонского процесса [1].

Принцип оценки важности компетенций секретаря состоит в том, чтобы проранжировать по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп. При этом компетенция, которой присваивается ранг «1», является наиболее важной. Далее, следуя логике, ранг компетенции возрастает, а важность убывает (кроме того, работодатель дополнительно отмечал наличие или отсутствие каждой компетенции у работающего у него секретаря).

Применение методов ранговой корреляции целесообразно в связи с тем, что они представляют собой весьма удобный и эффективный аппарат определения показателя обобщенного мнения и степени согласованности мнений экспертов. Объекты называют ранжированными, если некоторое их количество упорядочено в соответствии с определенным качеством, которым они обладают в разной степени. Обычно ранги обозначают числами натурального ряда: 1, 2… n, где n — количество ранжируемых объектов. Методы ранговой корреляции предусматривают такие операции с рангами, как сложение, вычитание, умножение, применяемые к количественным категориям. Вместе с тем ранги не являются количественными категориями, так как характеризуют лишь упорядоченность в соответствии со степенью выраженности определенного признака, но не величину этой степени.

Когда мы говорим, что данный из трех проранжированных объектов имеет ранг 3 в соответствии со степенью выраженности качества А, это означает, что при ранжировании по А двум другим объектам было отдано предпочтение [3].

Каждую анкету следует обрабатывать методом парных сравнений [4]. Рассмотрим механизм парного сравнения на упрощенном примере:

1. Представляем первую группу компетенций заполненной анкеты в виде

таблицы (табл. 1), где l — номер компетенции (l = 1, L), L — число

компетенций, R — приоритет (важность) компетенции.

l

Таблица 1

Табличное представление одной из групп компетенций анкеты

┌────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐

│ l │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼────────────┤

│ R │ 4 │ 3 │ 1 │ 2 │ 5 │

│ l │ │ │ │ │ │

└────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┴────────────┘

2. Строим матрицу,

│1, если R <= R ;

││ ││ │ l h

Z = ││Z ││, в которой Z = <

││ lh││ lh │0, если R > R .

lh └ l h

12345
110001
211001
311111
411011
500001

3. Просуммируем z по всем строкам матрицы:

lh

L ____

z = SUM z (l = 1, L; h = l):

l h=1 lh

z = 2; z = 3; z = 5; z = 4; z = 1.

1 2 3 4 5

4. Просуммируем z по всем строкам матрицы и поделим z на полученную

l

сумму. Таким образом, получим коэффициенты важности компетенций:

z

l

y = ——:

l L

SUM Z

l=1 l

2 3 5 4 1

y = -; y = —; y = —; y = —; y = —.

1 5 2 15 3 15 4 15 5 15

Можно провести анкетирование нескольких групп работодателей, выделенных либо по направлениям деятельности, либо по формам собственности.

Далее разрабатываем алгоритм, в соответствии с которым необходимо обработать анкеты с учетом выделенных групп работодателей.

Таким образом, алгоритм исследования представляет собой следующую последовательность шагов:

1. Выбрать группу работодателей (i = 1).

2. Выбрать организацию (p = 1) внутри выбранной ранее группы работодателей.

3. Обработать мнения работодателей по первой группе компетенций методом

парных сравнений, как это было описано ранее. Таким образом, коэффициенты

y (y = y ) определены для организации p (p = 1, P ) группы i

lpi lpi l i

(i = 1, I), где P — число организаций группы i; I — число групп

i

работодателей.

4. Выбрать организацию (p = p + 1) внутри рассматриваемой группы работодателей.

5. Повторить шаг 3 для организации с номером p.

6. Повторить шаги 4 и 5 до тех пор, пока выполняется условие P <= p .

i

Если условие не выполняется, переходим к шагу 7.

7. Найти для i-группы организаций усредненные значения коэффициентов

y :

lpi

P

i

SUM y

p=1 lpi ____

y = ———, где l = 1, L.

li P

i

8. Взять следующую группу организаций-работодателей (i = i + 1).

9. Повторить шаги 2 — 7.

10. Повторить шаги 1 — 9 до тех пор, пока выполняется условие i <= I. Если условие не выполняется, то переходим к шагу 11.

11. Определить общий вес компетенции l:

P

I i

f = SUM x y , где x = ——.

l i=1 i li i I

SUM P

i=1 i

12. Определить относительный вес компетенции l:

f

0 l

f = ——.

l L

SUM f

l=1 l

Этот алгоритм необходимо использовать для обработки анкет по всем группам исследуемых компетенций секретаря.

В результате обработки всех данных получен «портрет идеального секретаря».

Также при проведении опроса работодатели отмечали наличие или отсутствие каждой исследуемой компетенции, обозначенной в анкете, у работающего у него секретаря.

Согласно результатам проведенного исследования секретари всех опрошенных компаний имеют элементарные навыки работы с компьютером, 95% из них имеют хорошую подготовку по основам профессиональных знаний (делопроизводство, планирование рабочего времени руководителя, деловые коммуникации, деловой этикет), но только 74% — имеют навыки управления информационными потоками (рис. 2).

Рейтинг профессионально-технических, деловых и личностных

компетенций секретаря

100

100 ┬──┬───────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │…….│ 95 │

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ 90 │

90 ┼ ─┤…….│\\\\\\\├───────┐─ 89 — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ 85 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 83 82 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┬───────┐ │

80 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├ — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ 74 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

70 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

60 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

50 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

40 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

30 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

20 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

10 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

0 ┼──┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──┤

Доля респондентов, отметивших наличие данной компетенции

у секретаря, %

┌─┐

│.│ Элементарные навыки работы с компьютерами

└─┘

┌─┐

│\│ Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний

└─┘

┌─┐

│#│ Способность применять знания на практике

└─┘

┌─┐

│-│ Забота о качестве

└─┘

┌─┐

│|│ Стремление к успеху

└─┘

┌─┐

│+│ Письменная и устная коммуникация на родном языке

└─┘

┌─┐

│/│ Способность к организации и планированию работы службы ДОУ

└─┘

┌─┐

│>│ Навыки управления информационными потоками

└─┘

Рис. 2

При обработке полученных данных все названные руководителями (и дополненные из литературных источников) компетенции секретаря, необходимые для эффективного выполнения должностных обязанностей, были условно разделены на личностные и деловые. К личностным отнесены: трудолюбие, добросовестность, аккуратность, доброжелательность, вежливость, тактичность, терпимость, пунктуальность, внимание к деталям, открытость к общению, ответственность, культура речи. К деловым качествам мы отнесли такие, как работоспособность, инициативность, организованность, профессиональные знания, умения и навыки.

При ответе на вопрос: «Каких качеств вам не хватает в работе секретаря?» большинство опрошенных руководителей отметили, что для более эффективной и успешной работы их организаций помощнику руководителя не хватает инициативности, компетентности, культуры речи, пунктуальности, оптимизма, настойчивости, коммуникабельности (рис. 3).

Рейтинг мнений руководителей о деловых

и личностных качествах, недостающих их секретарям

100 ┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ │

│ │

90 ┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │

│ │

│ 80 │

80 ┼ — — ─┌───────┬ — 78 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ 57 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 44 │

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│─ 37 — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 36 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как недостающее, %

┌─┐

│.│ Компетентность

└─┘

┌─┐

│\│ Пунктуальность

└─┘

┌─┐

│#│ Оптимизм

└─┘

┌─┐

│-│ Коммуникабельность

└─┘

┌─┐

│|│ Культура речи

└─┘

┌─┐

│+│ Инициативность

└─┘

┌─┐

│/│ Настойчивость

└─┘

Рис. 3

Как видно из рис. 3, 80% руководителей отмечает отсутствие компетенции как совокупности навыков, свойственных каждому индивиду, 78% отмечают отсутствие пунктуальности, 36% — отсутствие инициативности.

Некоторые руководители считают главным не только то, какими деловыми качествами обладает их секретарь (ведь их можно сформировать или развить в процессе работы), но и то, какими личностными качествами он не должен обладать. К таким качествам руководители отнесли неискренность, лицемерие, неопрятный внешний вид, рассеянность, косноязычие, скрытность, чрезмерную жестикуляцию, громкий пронзительный голос, угрюмость и др. Некоторые качества будущий секретарь может проявить при первом знакомстве с работодателем (внешний вид, голос, жестикуляция, речь), а другие недостатки можно выявить при помощи тестов и взаимоисключающих вопросов (склонность к лицемерию, неискренность, интроверсию, скрытность и др.).

На рис. 4 в процентном отношении отражены личностные качества секретаря, препятствующие, по мнению опрошенных, качественному исполнению должностных обязанностей, но, по их отзывам, все же встречающиеся на практике.

Рейтинг мнений руководителей компаний о личных качествах,

нежелательных для секретаря

100 ┬──────── 99 ─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────┐ │

│ │…….│ │

│ │…….│ │

90 ┼ — — │…….│ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│ │

│ │…….│ │

│ │…….│ 80 │

80 ┼ — — ─┤…….├───────┐─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ 65 │

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 60 │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######├───────┐ — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######┤——-│ 55 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ 45 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######├——-┤|||||||│+++++++│ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как нежелательное, %

┌─┐

│.│ Лицемерие

└─┘

┌─┐

│\│ Неопрятный внешний вид

└─┘

┌─┐

│#│ Рассеянность

└─┘

┌─┐

│-│ Косноязычие

└─┘

┌─┐

│|│ Неискренность

└─┘

┌─┐

│+│ Громкий, пронзительный голос

└─┘

┌─┐

│/│ Чрезмерная, излишняя жестикуляция

└─┘

Рис. 4

Как видно из рис. 4, у большинства руководителей наибольшую неприязнь вызывают лицемерие (99%), неопрятный внешний вид (80%) и рассеянность (65%) секретаря.

В заключение хочется порекомендовать руководителям компаний: чтобы вашим помощником оказался человек, нужный вам, вашей компании, вашему делу — при приеме на работу следует обратить внимание на личностные и деловые качества соискателя. Проверить их наличие у кандидата на должность секретаря можно с помощью собеседования, выполнения деловых кейсов и тестовых заданий [5], а также предложив заполнить соискателю должности секретаря специально составленную оценочную анкету (см. примерную форму) [6]. Оценочные анкеты, кейсы, тесты вопросы собеседования должны быть направлены на получение информации о наличии у секретаря профессионально важных деловых и личных качеств.

Оценочный лист

для оценки профессионально-технических навыков секретаря

Ф.И.О. работника _______________________ Подразделение: _______________

Стаж работы в организации: ______ лет ________месяцев

Время, в течение которого оцениваемый работал под вашим руководством,

за прошедший отчетный период (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ 0 — 3 месяца │ │ 4 — 6 месяцев │ │ 7 — 9 месяцев │ │ 9 — 12 месяцев

└─┘ └─┘ └─┘ └─┘

Насколько интенсивно вы общались с оцениваемым в течение отчетного

периода (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ ежедневно │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза

└─┘ └─┘ в неделю └─┘ в месяц └─┘ в квартал

Нет
данных
для
оценки
Инструкция: оцените
степень соответствия
навыков и качеств
оцениваемого
работника, исходя из
шкалы, предложенной
справа. Если вы не
можете оценить данное
качество/навык,
сделайте пометку
слева о том, что
данных для оценки
у вас нет
Демонстрирует
выдающиеся
достижения
Превосходит
ожидания
организации
Соответствует
ожиданиям
организации
Нуждается
в совершенствовании
навыков/требуется
дополнительное
обучение
Не соответствует
ожиданиям
организации
Технические/административные навыки
1. Качественно,
аккуратно и
профессионально
выполняет работу
2. Редактирует
содержание
документов
(орфографию,
пунктуацию)
3. Вычитывает
черновики документов
и сами документы на
предмет корректного
правописания,
типографских ошибок
и ошибок по
содержанию, если
не указано иное
4. Отвечает
на телефонные звонки
вовремя,
не дожидаясь перевода
звонка на других
сотрудников
5. Обеспечивает
бесперебойную
деятельность
руководителя
6. Понимает
инструкции и следует
им
7. Читает почту,
выделяет
приоритетные
запросы, в меру
должностных
полномочий отвечает
на них
8. Ведет календарный
план руководителя
9. Организует учет
документов для
того, чтобы можно
было быстро найти
требуемые материалы
10. Аккуратно и
максимально полно
планирует и
организует
командировки
сотрудников
11. Координирует
подготовку встреч
(помещение,
чай/кофе, обеды)
и следит за ее
выполнением
12. Выполняет
работу в срок;
в случае
необходимости
обращается за
помощью
Деловые/личностные качества
13. Проявляет
инициативу, ищет
дополнительную
информацию,
предлагает новые
идеи
14. Правильно
обращается
с конфиденциальными
документами,
умеет хранить
служебную тайну
15. Умеет работать
в команде
с другими
сотрудниками
(коллеги,
практиканты и т.
д.)
16. Демонстрирует
позитивное
отношение к бизнесу
и ориентацию на
клиента, вежливо и
учтиво отвечает на
просьбы
17. Гибкость —
позитивно
относится к новым
решениям, легко
адаптируется к
изменениям и новым
требованиям
руководителя
18. Посещаемость
— количество
незапланированных
выходных сведено
к минимуму
19. Пунктуальность
— вовремя приходит
на работу и строго
соблюдает обеденный
перерыв
20. Старается
сократить время
отсутствия на
рабочем месте
до минимума
21. Добровольно
вызывается помочь
коллегам, когда
позволяет время
22. Эффективно
помогает в части
выполнения
некоторых функций
коллегам или
руководителю
23. Одевается
в соответствии
с требованиями
организации
Коммуникативные навыки
24. Принимает
информацию по
телефону и без
искажений передает
ее нужным
сотрудникам
25. Правильно
отвечает и/или
перенаправляет
телефонные звонки
и другую информацию
при отсутствии
руководителя

«____» ______________ 20____ г.

Хороший секретарь — находка для руководителя. Оценка профессиональных компетенций

Какими компетенциями должен обладать хороший секретарь? Автор статьи приготовила ответ на этот вопрос, проведя опрос руководителей частных и государственных организаций и предприятий о том, какими важными компетенциями должен обладать секретарь руководителя. Очень часто — не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

Оценка компетентности человека, претендующего на должность секретаря, чаще всего осуществляется на практике экспертным путем. Руководители компаний нередко не имеют четких представлений о профессионально важных качествах, необходимых секретарю.

«Приглашаем на работу женщину (25 — 45 лет) с опытом работы не менее 1 года, образованием не ниже среднего специального, уверенного ПК-пользователя (Word/Excel), приветливую, исполнительную, ответственную, пунктуальную…»

Знакомый перечень требований? Действительно, так выглядит большинство объявлений о вакансиях секретарей.

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова… социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Словарь кадрового делопроизводства. Компетентность (от лат. competens — соответствующий) — проявляемое в трудовой деятельности полное соответствие уровня знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения работника требованиям занимаемой им должности.

Какими же качествами должен обладать секретарь? Чтобы ответить на этот вопрос, нами был проведен опрос среди руководителей государственных и коммерческих организаций различных масштабов и сфер деятельности. Основой для сбора фактического материала стала анкета [2], представленная на рис. 1.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Анкета │

│ для оценки компетенций секретаря │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Инструкция: внимательно ознакомьтесь с предлагаемыми перечнями │

│компетенций и в правой части анкеты (в графе «Важность») проранжируйте │

│по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп │

│компетенций. При этом компетенция, которая является, на ваш взгляд, │

│наиболее важной, должна получить ранг «1». Ранги остальных, менее │

│значимых, будут получать значение «2», «3» и т.д. по мере убывания их │

│значимости. │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ N │ Компетенции секретаря │Важность│

│ п/п│ │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 1. Инструментальные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 1.1│Базовые знания в различных областях, определяющие │ │

│ │интеллектуальное развитие, но не профессиональную │ │

│ │подготовленность │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.2│Письменная и устная коммуникация на родном языке │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.3│Знание иностранных языков │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.4│Решение проблем │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.5│Принятие решений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.6│Элементарные навыки работы с компьютером │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.7│Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний │ │

│ │(оформление, обработка и контроль исполнения документов, │ │

│ │ведение и подготовка дел к архивному хранению и пр.) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.8│Способность отслеживать изменения в законодательной │ │

│ │нормативной базе ДОУ и внедрять их в работу │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.9│Анализ и проектирование систем ДОУ в целом и отдельных их │ │

│ │частей с расчетом экономической эффективности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.10│Способность к организации и планированию работы службы ДОУ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.11│Навыки управления информацией (умение находить и │ │

│ │анализировать информацию из различных источников) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.12│Способность создавать инструкции, стандарты по ДОУ │ │

│ │в соответствии с потребностями учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.13│Знание различных носителей документов и связанных с ними │ │

│ │вопросов управления документами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.14│Способность адаптировать лучшую практику управления │ │

│ │документами в соответствии с управленческой ситуацией в │ │

│ │деятельности учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.15│Анализ и внедрение систем электронного документооборота │ │

│ │(СЭД) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.16│Самостоятельная разработка отдельных модулей СЭД │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 2. Межличностные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 2.1│Способность к критике и самокритике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.2│Работа в команде при выполнении оргпроектов │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.3│Навыки межличностных отношений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.4│Способность работать в междисциплинарной команде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.5│Способность общаться со специалистами из других областей │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.6│Принятие различий и мультикультурности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.7│Способность работать в международной среде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.8│Приверженность этическим ценностям │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 3. Системные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 3.1│Способность применить знания на практике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.2│Исследовательские навыки │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.3│Способность учиться │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.4│Способность адаптироваться к новым ситуациям │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.5│Способность порождать новые идеи (креативность) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.6│Лидерство │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.7│Способность работать самостоятельно │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.8│Разработка и управление проектами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.9│Инициативность и предпринимательский дух │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.10│Забота о качестве │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.11│Стремление к успеху │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 4. Другие компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 4.1│ │ │

│ │──────────────────────────────────────────── │ │

│ │(отметьте название компетенций, если вы не нашли их │ │

│ │в предыдущих разделах анкеты) │ │

└────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┘

Рис. 1

Все исследуемые компетенции секретаря руководителя компании, предложенные в уже сформулированном виде, разбиты на три группы. Четвертая группа (другие компетенции) — оставлена для самостоятельных предложений опрашиваемых.

Выделение трех групп компетенций (инструментальных, межличностных и системных) соответствует рабочей классификации, выработанной при совместном обсуждении на европейском уровне, и принятой большинством специалистов России, занимающихся разработкой учебных программ в свете Болонского процесса [1].

Принцип оценки важности компетенций секретаря состоит в том, чтобы проранжировать по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп. При этом компетенция, которой присваивается ранг «1», является наиболее важной. Далее, следуя логике, ранг компетенции возрастает, а важность убывает (кроме того, работодатель дополнительно отмечал наличие или отсутствие каждой компетенции у работающего у него секретаря).

Применение методов ранговой корреляции целесообразно в связи с тем, что они представляют собой весьма удобный и эффективный аппарат определения показателя обобщенного мнения и степени согласованности мнений экспертов. Объекты называют ранжированными, если некоторое их количество упорядочено в соответствии с определенным качеством, которым они обладают в разной степени. Обычно ранги обозначают числами натурального ряда: 1, 2… n, где n — количество ранжируемых объектов. Методы ранговой корреляции предусматривают такие операции с рангами, как сложение, вычитание, умножение, применяемые к количественным категориям. Вместе с тем ранги не являются количественными категориями, так как характеризуют лишь упорядоченность в соответствии со степенью выраженности определенного признака, но не величину этой степени.

Когда мы говорим, что данный из трех проранжированных объектов имеет ранг 3 в соответствии со степенью выраженности качества А, это означает, что при ранжировании по А двум другим объектам было отдано предпочтение [3].

Каждую анкету следует обрабатывать методом парных сравнений [4]. Рассмотрим механизм парного сравнения на упрощенном примере:

1. Представляем первую группу компетенций заполненной анкеты в виде

таблицы (табл. 1), где l — номер компетенции (l = 1, L), L — число

компетенций, R — приоритет (важность) компетенции.

l

Таблица 1

Табличное представление одной из групп компетенций анкеты

┌────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐

│ l │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼────────────┤

│ R │ 4 │ 3 │ 1 │ 2 │ 5 │

│ l │ │ │ │ │ │

└────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┴────────────┘

2. Строим матрицу,

│1, если R <= R ;

││ ││ │ l h

Z = ││Z ││, в которой Z = <

││ lh││ lh │0, если R > R .

lh └ l h

12345
110001
211001
311111
411011
500001

3. Просуммируем z по всем строкам матрицы:

lh

L ____

z = SUM z (l = 1, L; h = l):

l h=1 lh

z = 2; z = 3; z = 5; z = 4; z = 1.

1 2 3 4 5

4. Просуммируем z по всем строкам матрицы и поделим z на полученную

l

сумму. Таким образом, получим коэффициенты важности компетенций:

z

l

y = ——:

l L

SUM Z

l=1 l

2 3 5 4 1

y = -; y = —; y = —; y = —; y = —.

1 5 2 15 3 15 4 15 5 15

Можно провести анкетирование нескольких групп работодателей, выделенных либо по направлениям деятельности, либо по формам собственности.

Далее разрабатываем алгоритм, в соответствии с которым необходимо обработать анкеты с учетом выделенных групп работодателей.

Таким образом, алгоритм исследования представляет собой следующую последовательность шагов:

1. Выбрать группу работодателей (i = 1).

2. Выбрать организацию (p = 1) внутри выбранной ранее группы работодателей.

3. Обработать мнения работодателей по первой группе компетенций методом

парных сравнений, как это было описано ранее. Таким образом, коэффициенты

y (y = y ) определены для организации p (p = 1, P ) группы i

lpi lpi l i

(i = 1, I), где P — число организаций группы i; I — число групп

i

работодателей.

4. Выбрать организацию (p = p + 1) внутри рассматриваемой группы работодателей.

5. Повторить шаг 3 для организации с номером p.

6. Повторить шаги 4 и 5 до тех пор, пока выполняется условие P <= p .

i

Если условие не выполняется, переходим к шагу 7.

7. Найти для i-группы организаций усредненные значения коэффициентов

y :

lpi

P

i

SUM y

p=1 lpi ____

y = ———, где l = 1, L.

li P

i

8. Взять следующую группу организаций-работодателей (i = i + 1).

9. Повторить шаги 2 — 7.

10. Повторить шаги 1 — 9 до тех пор, пока выполняется условие i <= I. Если условие не выполняется, то переходим к шагу 11.

11. Определить общий вес компетенции l:

P

I i

f = SUM x y , где x = ——.

l i=1 i li i I

SUM P

i=1 i

12. Определить относительный вес компетенции l:

f

0 l

f = ——.

l L

SUM f

l=1 l

Этот алгоритм необходимо использовать для обработки анкет по всем группам исследуемых компетенций секретаря.

В результате обработки всех данных получен «портрет идеального секретаря».

Также при проведении опроса работодатели отмечали наличие или отсутствие каждой исследуемой компетенции, обозначенной в анкете, у работающего у него секретаря.

Согласно результатам проведенного исследования секретари всех опрошенных компаний имеют элементарные навыки работы с компьютером, 95% из них имеют хорошую подготовку по основам профессиональных знаний (делопроизводство, планирование рабочего времени руководителя, деловые коммуникации, деловой этикет), но только 74% — имеют навыки управления информационными потоками (рис. 2).

Рейтинг профессионально-технических, деловых и личностных

компетенций секретаря

100

100 ┬──┬───────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │…….│ 95 │

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ 90 │

90 ┼ ─┤…….│\\\\\\\├───────┐─ 89 — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ 85 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 83 82 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┬───────┐ │

80 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├ — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ 74 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

70 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

60 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

50 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

40 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

30 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

20 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

10 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

0 ┼──┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──┤

Доля респондентов, отметивших наличие данной компетенции

у секретаря, %

┌─┐

│.│ Элементарные навыки работы с компьютерами

└─┘

┌─┐

│\│ Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний

└─┘

┌─┐

│#│ Способность применять знания на практике

└─┘

┌─┐

│-│ Забота о качестве

└─┘

┌─┐

│|│ Стремление к успеху

└─┘

┌─┐

│+│ Письменная и устная коммуникация на родном языке

└─┘

┌─┐

│/│ Способность к организации и планированию работы службы ДОУ

└─┘

┌─┐

│>│ Навыки управления информационными потоками

└─┘

Рис. 2

При обработке полученных данных все названные руководителями (и дополненные из литературных источников) компетенции секретаря, необходимые для эффективного выполнения должностных обязанностей, были условно разделены на личностные и деловые. К личностным отнесены: трудолюбие, добросовестность, аккуратность, доброжелательность, вежливость, тактичность, терпимость, пунктуальность, внимание к деталям, открытость к общению, ответственность, культура речи. К деловым качествам мы отнесли такие, как работоспособность, инициативность, организованность, профессиональные знания, умения и навыки.

При ответе на вопрос: «Каких качеств вам не хватает в работе секретаря?» большинство опрошенных руководителей отметили, что для более эффективной и успешной работы их организаций помощнику руководителя не хватает инициативности, компетентности, культуры речи, пунктуальности, оптимизма, настойчивости, коммуникабельности (рис. 3).

Рейтинг мнений руководителей о деловых

и личностных качествах, недостающих их секретарям

100 ┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ │

│ │

90 ┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │

│ │

│ 80 │

80 ┼ — — ─┌───────┬ — 78 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ 57 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 44 │

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│─ 37 — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 36 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как недостающее, %

┌─┐

│.│ Компетентность

└─┘

┌─┐

│\│ Пунктуальность

└─┘

┌─┐

│#│ Оптимизм

└─┘

┌─┐

│-│ Коммуникабельность

└─┘

┌─┐

│|│ Культура речи

└─┘

┌─┐

│+│ Инициативность

└─┘

┌─┐

│/│ Настойчивость

└─┘

Рис. 3

Как видно из рис. 3, 80% руководителей отмечает отсутствие компетенции как совокупности навыков, свойственных каждому индивиду, 78% отмечают отсутствие пунктуальности, 36% — отсутствие инициативности.

Некоторые руководители считают главным не только то, какими деловыми качествами обладает их секретарь (ведь их можно сформировать или развить в процессе работы), но и то, какими личностными качествами он не должен обладать. К таким качествам руководители отнесли неискренность, лицемерие, неопрятный внешний вид, рассеянность, косноязычие, скрытность, чрезмерную жестикуляцию, громкий пронзительный голос, угрюмость и др. Некоторые качества будущий секретарь может проявить при первом знакомстве с работодателем (внешний вид, голос, жестикуляция, речь), а другие недостатки можно выявить при помощи тестов и взаимоисключающих вопросов (склонность к лицемерию, неискренность, интроверсию, скрытность и др.).

На рис. 4 в процентном отношении отражены личностные качества секретаря, препятствующие, по мнению опрошенных, качественному исполнению должностных обязанностей, но, по их отзывам, все же встречающиеся на практике.

Рейтинг мнений руководителей компаний о личных качествах,

нежелательных для секретаря

100 ┬──────── 99 ─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────┐ │

│ │…….│ │

│ │…….│ │

90 ┼ — — │…….│ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│ │

│ │…….│ │

│ │…….│ 80 │

80 ┼ — — ─┤…….├───────┐─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ 65 │

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 60 │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######├───────┐ — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######┤——-│ 55 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ 45 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######├——-┤|||||||│+++++++│ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как нежелательное, %

┌─┐

│.│ Лицемерие

└─┘

┌─┐

│\│ Неопрятный внешний вид

└─┘

┌─┐

│#│ Рассеянность

└─┘

┌─┐

│-│ Косноязычие

└─┘

┌─┐

│|│ Неискренность

└─┘

┌─┐

│+│ Громкий, пронзительный голос

└─┘

┌─┐

│/│ Чрезмерная, излишняя жестикуляция

└─┘

Рис. 4

Как видно из рис. 4, у большинства руководителей наибольшую неприязнь вызывают лицемерие (99%), неопрятный внешний вид (80%) и рассеянность (65%) секретаря.

В заключение хочется порекомендовать руководителям компаний: чтобы вашим помощником оказался человек, нужный вам, вашей компании, вашему делу — при приеме на работу следует обратить внимание на личностные и деловые качества соискателя. Проверить их наличие у кандидата на должность секретаря можно с помощью собеседования, выполнения деловых кейсов и тестовых заданий [5], а также предложив заполнить соискателю должности секретаря специально составленную оценочную анкету (см. примерную форму) [6]. Оценочные анкеты, кейсы, тесты вопросы собеседования должны быть направлены на получение информации о наличии у секретаря профессионально важных деловых и личных качеств.

Оценочный лист

для оценки профессионально-технических навыков секретаря

Ф.И.О. работника _______________________ Подразделение: _______________

Стаж работы в организации: ______ лет ________месяцев

Время, в течение которого оцениваемый работал под вашим руководством,

за прошедший отчетный период (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ 0 — 3 месяца │ │ 4 — 6 месяцев │ │ 7 — 9 месяцев │ │ 9 — 12 месяцев

└─┘ └─┘ └─┘ └─┘

Насколько интенсивно вы общались с оцениваемым в течение отчетного

периода (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ ежедневно │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза

└─┘ └─┘ в неделю └─┘ в месяц └─┘ в квартал

Нет
данных
для
оценки
Инструкция: оцените
степень соответствия
навыков и качеств
оцениваемого
работника, исходя из
шкалы, предложенной
справа. Если вы не
можете оценить данное
качество/навык,
сделайте пометку
слева о том, что
данных для оценки
у вас нет
Демонстрирует
выдающиеся
достижения
Превосходит
ожидания
организации
Соответствует
ожиданиям
организации
Нуждается
в совершенствовании
навыков/требуется
дополнительное
обучение
Не соответствует
ожиданиям
организации
Технические/административные навыки
1. Качественно,
аккуратно и
профессионально
выполняет работу
2. Редактирует
содержание
документов
(орфографию,
пунктуацию)
3. Вычитывает
черновики документов
и сами документы на
предмет корректного
правописания,
типографских ошибок
и ошибок по
содержанию, если
не указано иное
4. Отвечает
на телефонные звонки
вовремя,
не дожидаясь перевода
звонка на других
сотрудников
5. Обеспечивает
бесперебойную
деятельность
руководителя
6. Понимает
инструкции и следует
им
7. Читает почту,
выделяет
приоритетные
запросы, в меру
должностных
полномочий отвечает
на них
8. Ведет календарный
план руководителя
9. Организует учет
документов для
того, чтобы можно
было быстро найти
требуемые материалы
10. Аккуратно и
максимально полно
планирует и
организует
командировки
сотрудников
11. Координирует
подготовку встреч
(помещение,
чай/кофе, обеды)
и следит за ее
выполнением
12. Выполняет
работу в срок;
в случае
необходимости
обращается за
помощью
Деловые/личностные качества
13. Проявляет
инициативу, ищет
дополнительную
информацию,
предлагает новые
идеи
14. Правильно
обращается
с конфиденциальными
документами,
умеет хранить
служебную тайну
15. Умеет работать
в команде
с другими
сотрудниками
(коллеги,
практиканты и т.
д.)
16. Демонстрирует
позитивное
отношение к бизнесу
и ориентацию на
клиента, вежливо и
учтиво отвечает на
просьбы
17. Гибкость —
позитивно
относится к новым
решениям, легко
адаптируется к
изменениям и новым
требованиям
руководителя
18. Посещаемость
— количество
незапланированных
выходных сведено
к минимуму
19. Пунктуальность
— вовремя приходит
на работу и строго
соблюдает обеденный
перерыв
20. Старается
сократить время
отсутствия на
рабочем месте
до минимума
21. Добровольно
вызывается помочь
коллегам, когда
позволяет время
22. Эффективно
помогает в части
выполнения
некоторых функций
коллегам или
руководителю
23. Одевается
в соответствии
с требованиями
организации
Коммуникативные навыки
24. Принимает
информацию по
телефону и без
искажений передает
ее нужным
сотрудникам
25. Правильно
отвечает и/или
перенаправляет
телефонные звонки
и другую информацию
при отсутствии
руководителя

«____» ______________ 20____ г.

Подпись _________________________

Хороший секретарь — находка для руководителя. Оценка профессиональных компетенций

Какими компетенциями должен обладать хороший секретарь? Автор статьи приготовила ответ на этот вопрос, проведя опрос руководителей частных и государственных организаций и предприятий о том, какими важными компетенциями должен обладать секретарь руководителя. Очень часто — не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

Оценка компетентности человека, претендующего на должность секретаря, чаще всего осуществляется на практике экспертным путем. Руководители компаний нередко не имеют четких представлений о профессионально важных качествах, необходимых секретарю.

«Приглашаем на работу женщину (25 — 45 лет) с опытом работы не менее 1 года, образованием не ниже среднего специального, уверенного ПК-пользователя (Word/Excel), приветливую, исполнительную, ответственную, пунктуальную…»

Знакомый перечень требований? Действительно, так выглядит большинство объявлений о вакансиях секретарей.

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова… социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Словарь кадрового делопроизводства. Компетентность (от лат. competens — соответствующий) — проявляемое в трудовой деятельности полное соответствие уровня знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения работника требованиям занимаемой им должности.

Какими же качествами должен обладать секретарь? Чтобы ответить на этот вопрос, нами был проведен опрос среди руководителей государственных и коммерческих организаций различных масштабов и сфер деятельности. Основой для сбора фактического материала стала анкета [2], представленная на рис. 1.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Анкета │

│ для оценки компетенций секретаря │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Инструкция: внимательно ознакомьтесь с предлагаемыми перечнями │

│компетенций и в правой части анкеты (в графе «Важность») проранжируйте │

│по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп │

│компетенций. При этом компетенция, которая является, на ваш взгляд, │

│наиболее важной, должна получить ранг «1». Ранги остальных, менее │

│значимых, будут получать значение «2», «3» и т.д. по мере убывания их │

│значимости. │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ N │ Компетенции секретаря │Важность│

│ п/п│ │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 1. Инструментальные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 1.1│Базовые знания в различных областях, определяющие │ │

│ │интеллектуальное развитие, но не профессиональную │ │

│ │подготовленность │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.2│Письменная и устная коммуникация на родном языке │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.3│Знание иностранных языков │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.4│Решение проблем │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.5│Принятие решений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.6│Элементарные навыки работы с компьютером │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.7│Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний │ │

│ │(оформление, обработка и контроль исполнения документов, │ │

│ │ведение и подготовка дел к архивному хранению и пр.) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.8│Способность отслеживать изменения в законодательной │ │

│ │нормативной базе ДОУ и внедрять их в работу │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.9│Анализ и проектирование систем ДОУ в целом и отдельных их │ │

│ │частей с расчетом экономической эффективности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.10│Способность к организации и планированию работы службы ДОУ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.11│Навыки управления информацией (умение находить и │ │

│ │анализировать информацию из различных источников) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.12│Способность создавать инструкции, стандарты по ДОУ │ │

│ │в соответствии с потребностями учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.13│Знание различных носителей документов и связанных с ними │ │

│ │вопросов управления документами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.14│Способность адаптировать лучшую практику управления │ │

│ │документами в соответствии с управленческой ситуацией в │ │

│ │деятельности учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.15│Анализ и внедрение систем электронного документооборота │ │

│ │(СЭД) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.16│Самостоятельная разработка отдельных модулей СЭД │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 2. Межличностные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 2.1│Способность к критике и самокритике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.2│Работа в команде при выполнении оргпроектов │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.3│Навыки межличностных отношений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.4│Способность работать в междисциплинарной команде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.5│Способность общаться со специалистами из других областей │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.6│Принятие различий и мультикультурности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.7│Способность работать в международной среде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.8│Приверженность этическим ценностям │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 3. Системные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 3.1│Способность применить знания на практике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.2│Исследовательские навыки │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.3│Способность учиться │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.4│Способность адаптироваться к новым ситуациям │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.5│Способность порождать новые идеи (креативность) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.6│Лидерство │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.7│Способность работать самостоятельно │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.8│Разработка и управление проектами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.9│Инициативность и предпринимательский дух │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.10│Забота о качестве │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.11│Стремление к успеху │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 4. Другие компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 4.1│ │ │

│ │──────────────────────────────────────────── │ │

│ │(отметьте название компетенций, если вы не нашли их │ │

│ │в предыдущих разделах анкеты) │ │

└────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┘

Рис. 1

Все исследуемые компетенции секретаря руководителя компании, предложенные в уже сформулированном виде, разбиты на три группы. Четвертая группа (другие компетенции) — оставлена для самостоятельных предложений опрашиваемых.

Выделение трех групп компетенций (инструментальных, межличностных и системных) соответствует рабочей классификации, выработанной при совместном обсуждении на европейском уровне, и принятой большинством специалистов России, занимающихся разработкой учебных программ в свете Болонского процесса [1].

Принцип оценки важности компетенций секретаря состоит в том, чтобы проранжировать по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп. При этом компетенция, которой присваивается ранг «1», является наиболее важной. Далее, следуя логике, ранг компетенции возрастает, а важность убывает (кроме того, работодатель дополнительно отмечал наличие или отсутствие каждой компетенции у работающего у него секретаря).

Применение методов ранговой корреляции целесообразно в связи с тем, что они представляют собой весьма удобный и эффективный аппарат определения показателя обобщенного мнения и степени согласованности мнений экспертов. Объекты называют ранжированными, если некоторое их количество упорядочено в соответствии с определенным качеством, которым они обладают в разной степени. Обычно ранги обозначают числами натурального ряда: 1, 2… n, где n — количество ранжируемых объектов. Методы ранговой корреляции предусматривают такие операции с рангами, как сложение, вычитание, умножение, применяемые к количественным категориям. Вместе с тем ранги не являются количественными категориями, так как характеризуют лишь упорядоченность в соответствии со степенью выраженности определенного признака, но не величину этой степени.

Когда мы говорим, что данный из трех проранжированных объектов имеет ранг 3 в соответствии со степенью выраженности качества А, это означает, что при ранжировании по А двум другим объектам было отдано предпочтение [3].

Каждую анкету следует обрабатывать методом парных сравнений [4]. Рассмотрим механизм парного сравнения на упрощенном примере:

1. Представляем первую группу компетенций заполненной анкеты в виде

таблицы (табл. 1), где l — номер компетенции (l = 1, L), L — число

компетенций, R — приоритет (важность) компетенции.

l

Таблица 1

Табличное представление одной из групп компетенций анкеты

┌────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐

│ l │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼────────────┤

│ R │ 4 │ 3 │ 1 │ 2 │ 5 │

│ l │ │ │ │ │ │

└────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┴────────────┘

2. Строим матрицу,

│1, если R <= R ;

││ ││ │ l h

Z = ││Z ││, в которой Z = <

││ lh││ lh │0, если R > R .

lh └ l h

12345
110001
211001
311111
411011
500001

3. Просуммируем z по всем строкам матрицы:

lh

L ____

z = SUM z (l = 1, L; h = l):

l h=1 lh

z = 2; z = 3; z = 5; z = 4; z = 1.

1 2 3 4 5

4. Просуммируем z по всем строкам матрицы и поделим z на полученную

l

сумму. Таким образом, получим коэффициенты важности компетенций:

z

l

y = ——:

l L

SUM Z

l=1 l

2 3 5 4 1

y = -; y = —; y = —; y = —; y = —.

1 5 2 15 3 15 4 15 5 15

Можно провести анкетирование нескольких групп работодателей, выделенных либо по направлениям деятельности, либо по формам собственности.

Далее разрабатываем алгоритм, в соответствии с которым необходимо обработать анкеты с учетом выделенных групп работодателей.

Таким образом, алгоритм исследования представляет собой следующую последовательность шагов:

1. Выбрать группу работодателей (i = 1).

2. Выбрать организацию (p = 1) внутри выбранной ранее группы работодателей.

3. Обработать мнения работодателей по первой группе компетенций методом

парных сравнений, как это было описано ранее. Таким образом, коэффициенты

y (y = y ) определены для организации p (p = 1, P ) группы i

lpi lpi l i

(i = 1, I), где P — число организаций группы i; I — число групп

i

работодателей.

4. Выбрать организацию (p = p + 1) внутри рассматриваемой группы работодателей.

5. Повторить шаг 3 для организации с номером p.

6. Повторить шаги 4 и 5 до тех пор, пока выполняется условие P <= p .

i

Если условие не выполняется, переходим к шагу 7.

7. Найти для i-группы организаций усредненные значения коэффициентов

y :

lpi

P

i

SUM y

p=1 lpi ____

y = ———, где l = 1, L.

li P

i

8. Взять следующую группу организаций-работодателей (i = i + 1).

9. Повторить шаги 2 — 7.

10. Повторить шаги 1 — 9 до тех пор, пока выполняется условие i <= I. Если условие не выполняется, то переходим к шагу 11.

11. Определить общий вес компетенции l:

P

I i

f = SUM x y , где x = ——.

l i=1 i li i I

SUM P

i=1 i

12. Определить относительный вес компетенции l:

f

0 l

f = ——.

l L

SUM f

l=1 l

Этот алгоритм необходимо использовать для обработки анкет по всем группам исследуемых компетенций секретаря.

В результате обработки всех данных получен «портрет идеального секретаря».

Также при проведении опроса работодатели отмечали наличие или отсутствие каждой исследуемой компетенции, обозначенной в анкете, у работающего у него секретаря.

Согласно результатам проведенного исследования секретари всех опрошенных компаний имеют элементарные навыки работы с компьютером, 95% из них имеют хорошую подготовку по основам профессиональных знаний (делопроизводство, планирование рабочего времени руководителя, деловые коммуникации, деловой этикет), но только 74% — имеют навыки управления информационными потоками (рис. 2).

Рейтинг профессионально-технических, деловых и личностных

компетенций секретаря

100

100 ┬──┬───────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │…….│ 95 │

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ 90 │

90 ┼ ─┤…….│\\\\\\\├───────┐─ 89 — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ 85 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 83 82 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┬───────┐ │

80 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├ — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ 74 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

70 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

60 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

50 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

40 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

30 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

20 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

10 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

0 ┼──┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──┤

Доля респондентов, отметивших наличие данной компетенции

у секретаря, %

┌─┐

│.│ Элементарные навыки работы с компьютерами

└─┘

┌─┐

│\│ Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний

└─┘

┌─┐

│#│ Способность применять знания на практике

└─┘

┌─┐

│-│ Забота о качестве

└─┘

┌─┐

│|│ Стремление к успеху

└─┘

┌─┐

│+│ Письменная и устная коммуникация на родном языке

└─┘

┌─┐

│/│ Способность к организации и планированию работы службы ДОУ

└─┘

┌─┐

│>│ Навыки управления информационными потоками

└─┘

Рис. 2

При обработке полученных данных все названные руководителями (и дополненные из литературных источников) компетенции секретаря, необходимые для эффективного выполнения должностных обязанностей, были условно разделены на личностные и деловые. К личностным отнесены: трудолюбие, добросовестность, аккуратность, доброжелательность, вежливость, тактичность, терпимость, пунктуальность, внимание к деталям, открытость к общению, ответственность, культура речи. К деловым качествам мы отнесли такие, как работоспособность, инициативность, организованность, профессиональные знания, умения и навыки.

При ответе на вопрос: «Каких качеств вам не хватает в работе секретаря?» большинство опрошенных руководителей отметили, что для более эффективной и успешной работы их организаций помощнику руководителя не хватает инициативности, компетентности, культуры речи, пунктуальности, оптимизма, настойчивости, коммуникабельности (рис. 3).

Рейтинг мнений руководителей о деловых

и личностных качествах, недостающих их секретарям

100 ┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ │

│ │

90 ┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │

│ │

│ 80 │

80 ┼ — — ─┌───────┬ — 78 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ 57 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 44 │

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│─ 37 — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 36 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как недостающее, %

┌─┐

│.│ Компетентность

└─┘

┌─┐

│\│ Пунктуальность

└─┘

┌─┐

│#│ Оптимизм

└─┘

┌─┐

│-│ Коммуникабельность

└─┘

┌─┐

│|│ Культура речи

└─┘

┌─┐

│+│ Инициативность

└─┘

┌─┐

│/│ Настойчивость

└─┘

Рис. 3

Как видно из рис. 3, 80% руководителей отмечает отсутствие компетенции как совокупности навыков, свойственных каждому индивиду, 78% отмечают отсутствие пунктуальности, 36% — отсутствие инициативности.

Некоторые руководители считают главным не только то, какими деловыми качествами обладает их секретарь (ведь их можно сформировать или развить в процессе работы), но и то, какими личностными качествами он не должен обладать. К таким качествам руководители отнесли неискренность, лицемерие, неопрятный внешний вид, рассеянность, косноязычие, скрытность, чрезмерную жестикуляцию, громкий пронзительный голос, угрюмость и др. Некоторые качества будущий секретарь может проявить при первом знакомстве с работодателем (внешний вид, голос, жестикуляция, речь), а другие недостатки можно выявить при помощи тестов и взаимоисключающих вопросов (склонность к лицемерию, неискренность, интроверсию, скрытность и др.).

На рис. 4 в процентном отношении отражены личностные качества секретаря, препятствующие, по мнению опрошенных, качественному исполнению должностных обязанностей, но, по их отзывам, все же встречающиеся на практике.

Рейтинг мнений руководителей компаний о личных качествах,

нежелательных для секретаря

100 ┬──────── 99 ─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────┐ │

│ │…….│ │

│ │…….│ │

90 ┼ — — │…….│ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│ │

│ │…….│ │

│ │…….│ 80 │

80 ┼ — — ─┤…….├───────┐─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ 65 │

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 60 │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######├───────┐ — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######┤——-│ 55 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ 45 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######├——-┤|||||||│+++++++│ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как нежелательное, %

┌─┐

│.│ Лицемерие

└─┘

┌─┐

│\│ Неопрятный внешний вид

└─┘

┌─┐

│#│ Рассеянность

└─┘

┌─┐

│-│ Косноязычие

└─┘

┌─┐

│|│ Неискренность

└─┘

┌─┐

│+│ Громкий, пронзительный голос

└─┘

┌─┐

│/│ Чрезмерная, излишняя жестикуляция

└─┘

Рис. 4

Как видно из рис. 4, у большинства руководителей наибольшую неприязнь вызывают лицемерие (99%), неопрятный внешний вид (80%) и рассеянность (65%) секретаря.

В заключение хочется порекомендовать руководителям компаний: чтобы вашим помощником оказался человек, нужный вам, вашей компании, вашему делу — при приеме на работу следует обратить внимание на личностные и деловые качества соискателя. Проверить их наличие у кандидата на должность секретаря можно с помощью собеседования, выполнения деловых кейсов и тестовых заданий [5], а также предложив заполнить соискателю должности секретаря специально составленную оценочную анкету (см. примерную форму) [6]. Оценочные анкеты, кейсы, тесты вопросы собеседования должны быть направлены на получение информации о наличии у секретаря профессионально важных деловых и личных качеств.

Оценочный лист

для оценки профессионально-технических навыков секретаря

Ф.И.О. работника _______________________ Подразделение: _______________

Стаж работы в организации: ______ лет ________месяцев

Время, в течение которого оцениваемый работал под вашим руководством,

за прошедший отчетный период (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ 0 — 3 месяца │ │ 4 — 6 месяцев │ │ 7 — 9 месяцев │ │ 9 — 12 месяцев

└─┘ └─┘ └─┘ └─┘

Насколько интенсивно вы общались с оцениваемым в течение отчетного

периода (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ ежедневно │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза

└─┘ └─┘ в неделю └─┘ в месяц └─┘ в квартал

Нет
данных
для
оценки
Инструкция: оцените
степень соответствия
навыков и качеств
оцениваемого
работника, исходя из
шкалы, предложенной
справа. Если вы не
можете оценить данное
качество/навык,
сделайте пометку
слева о том, что
данных для оценки
у вас нет
Демонстрирует
выдающиеся
достижения
Превосходит
ожидания
организации
Соответствует
ожиданиям
организации
Нуждается
в совершенствовании
навыков/требуется
дополнительное
обучение
Не соответствует
ожиданиям
организации
Технические/административные навыки
1. Качественно,
аккуратно и
профессионально
выполняет работу
2. Редактирует
содержание
документов
(орфографию,
пунктуацию)
3. Вычитывает
черновики документов
и сами документы на
предмет корректного
правописания,
типографских ошибок
и ошибок по
содержанию, если
не указано иное
4. Отвечает
на телефонные звонки
вовремя,
не дожидаясь перевода
звонка на других
сотрудников
5. Обеспечивает
бесперебойную
деятельность
руководителя
6. Понимает
инструкции и следует
им
7. Читает почту,
выделяет
приоритетные
запросы, в меру
должностных
полномочий отвечает
на них
8. Ведет календарный
план руководителя
9. Организует учет
документов для
того, чтобы можно
было быстро найти
требуемые материалы
10. Аккуратно и
максимально полно
планирует и
организует
командировки
сотрудников
11. Координирует
подготовку встреч
(помещение,
чай/кофе, обеды)
и следит за ее
выполнением
12. Выполняет
работу в срок;
в случае
необходимости
обращается за
помощью
Деловые/личностные качества
13. Проявляет
инициативу, ищет
дополнительную
информацию,
предлагает новые
идеи
14. Правильно
обращается
с конфиденциальными
документами,
умеет хранить
служебную тайну
15. Умеет работать
в команде
с другими
сотрудниками
(коллеги,
практиканты и т.
д.)
16. Демонстрирует
позитивное
отношение к бизнесу
и ориентацию на
клиента, вежливо и
учтиво отвечает на
просьбы
17. Гибкость —
позитивно
относится к новым
решениям, легко
адаптируется к
изменениям и новым
требованиям
руководителя
18. Посещаемость
— количество
незапланированных
выходных сведено
к минимуму
19. Пунктуальность
— вовремя приходит
на работу и строго
соблюдает обеденный
перерыв
20. Старается
сократить время
отсутствия на
рабочем месте
до минимума
21. Добровольно
вызывается помочь
коллегам, когда
позволяет время
22. Эффективно
помогает в части
выполнения
некоторых функций
коллегам или
руководителю
23. Одевается
в соответствии
с требованиями
организации
Коммуникативные навыки
24. Принимает
информацию по
телефону и без
искажений передает
ее нужным
сотрудникам
25. Правильно
отвечает и/или
перенаправляет
телефонные звонки
и другую информацию
при отсутствии
руководителя

«____» ______________ 20____ г.

Подпись _________________________

Подпись ________________

Хороший секретарь — находка для руководителя. Оценка профессиональных компетенций

Какими компетенциями должен обладать хороший секретарь? Автор статьи приготовила ответ на этот вопрос, проведя опрос руководителей частных и государственных организаций и предприятий о том, какими важными компетенциями должен обладать секретарь руководителя. Очень часто — не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

Оценка компетентности человека, претендующего на должность секретаря, чаще всего осуществляется на практике экспертным путем. Руководители компаний нередко не имеют четких представлений о профессионально важных качествах, необходимых секретарю.

«Приглашаем на работу женщину (25 — 45 лет) с опытом работы не менее 1 года, образованием не ниже среднего специального, уверенного ПК-пользователя (Word/Excel), приветливую, исполнительную, ответственную, пунктуальную…»

Знакомый перечень требований? Действительно, так выглядит большинство объявлений о вакансиях секретарей.

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова… социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Словарь кадрового делопроизводства. Компетентность (от лат. competens — соответствующий) — проявляемое в трудовой деятельности полное соответствие уровня знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения работника требованиям занимаемой им должности.

Какими же качествами должен обладать секретарь? Чтобы ответить на этот вопрос, нами был проведен опрос среди руководителей государственных и коммерческих организаций различных масштабов и сфер деятельности. Основой для сбора фактического материала стала анкета [2], представленная на рис. 1.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Анкета │

│ для оценки компетенций секретаря │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Инструкция: внимательно ознакомьтесь с предлагаемыми перечнями │

│компетенций и в правой части анкеты (в графе «Важность») проранжируйте │

│по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп │

│компетенций. При этом компетенция, которая является, на ваш взгляд, │

│наиболее важной, должна получить ранг «1». Ранги остальных, менее │

│значимых, будут получать значение «2», «3» и т.д. по мере убывания их │

│значимости. │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ N │ Компетенции секретаря │Важность│

│ п/п│ │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 1. Инструментальные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 1.1│Базовые знания в различных областях, определяющие │ │

│ │интеллектуальное развитие, но не профессиональную │ │

│ │подготовленность │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.2│Письменная и устная коммуникация на родном языке │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.3│Знание иностранных языков │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.4│Решение проблем │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.5│Принятие решений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.6│Элементарные навыки работы с компьютером │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.7│Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний │ │

│ │(оформление, обработка и контроль исполнения документов, │ │

│ │ведение и подготовка дел к архивному хранению и пр.) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.8│Способность отслеживать изменения в законодательной │ │

│ │нормативной базе ДОУ и внедрять их в работу │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 1.9│Анализ и проектирование систем ДОУ в целом и отдельных их │ │

│ │частей с расчетом экономической эффективности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.10│Способность к организации и планированию работы службы ДОУ │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.11│Навыки управления информацией (умение находить и │ │

│ │анализировать информацию из различных источников) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.12│Способность создавать инструкции, стандарты по ДОУ │ │

│ │в соответствии с потребностями учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.13│Знание различных носителей документов и связанных с ними │ │

│ │вопросов управления документами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.14│Способность адаптировать лучшую практику управления │ │

│ │документами в соответствии с управленческой ситуацией в │ │

│ │деятельности учреждения │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.15│Анализ и внедрение систем электронного документооборота │ │

│ │(СЭД) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│1.16│Самостоятельная разработка отдельных модулей СЭД │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 2. Межличностные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 2.1│Способность к критике и самокритике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.2│Работа в команде при выполнении оргпроектов │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.3│Навыки межличностных отношений │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.4│Способность работать в междисциплинарной команде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.5│Способность общаться со специалистами из других областей │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.6│Принятие различий и мультикультурности │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.7│Способность работать в международной среде │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 2.8│Приверженность этическим ценностям │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 3. Системные компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 3.1│Способность применить знания на практике │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.2│Исследовательские навыки │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.3│Способность учиться │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.4│Способность адаптироваться к новым ситуациям │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.5│Способность порождать новые идеи (креативность) │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.6│Лидерство │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.7│Способность работать самостоятельно │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.8│Разработка и управление проектами │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│ 3.9│Инициативность и предпринимательский дух │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.10│Забота о качестве │ │

├────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼────────┤

│3.11│Стремление к успеху │ │

├────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┤

│ 4. Другие компетенции │

├────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬────────┤

│ 4.1│ │ │

│ │──────────────────────────────────────────── │ │

│ │(отметьте название компетенций, если вы не нашли их │ │

│ │в предыдущих разделах анкеты) │ │

└────┴───────────────────────────────────────────────────────────┴────────┘

Рис. 1

Все исследуемые компетенции секретаря руководителя компании, предложенные в уже сформулированном виде, разбиты на три группы. Четвертая группа (другие компетенции) — оставлена для самостоятельных предложений опрашиваемых.

Выделение трех групп компетенций (инструментальных, межличностных и системных) соответствует рабочей классификации, выработанной при совместном обсуждении на европейском уровне, и принятой большинством специалистов России, занимающихся разработкой учебных программ в свете Болонского процесса [1].

Принцип оценки важности компетенций секретаря состоит в том, чтобы проранжировать по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп. При этом компетенция, которой присваивается ранг «1», является наиболее важной. Далее, следуя логике, ранг компетенции возрастает, а важность убывает (кроме того, работодатель дополнительно отмечал наличие или отсутствие каждой компетенции у работающего у него секретаря).

Применение методов ранговой корреляции целесообразно в связи с тем, что они представляют собой весьма удобный и эффективный аппарат определения показателя обобщенного мнения и степени согласованности мнений экспертов. Объекты называют ранжированными, если некоторое их количество упорядочено в соответствии с определенным качеством, которым они обладают в разной степени. Обычно ранги обозначают числами натурального ряда: 1, 2… n, где n — количество ранжируемых объектов. Методы ранговой корреляции предусматривают такие операции с рангами, как сложение, вычитание, умножение, применяемые к количественным категориям. Вместе с тем ранги не являются количественными категориями, так как характеризуют лишь упорядоченность в соответствии со степенью выраженности определенного признака, но не величину этой степени.

Когда мы говорим, что данный из трех проранжированных объектов имеет ранг 3 в соответствии со степенью выраженности качества А, это означает, что при ранжировании по А двум другим объектам было отдано предпочтение [3].

Каждую анкету следует обрабатывать методом парных сравнений [4]. Рассмотрим механизм парного сравнения на упрощенном примере:

1. Представляем первую группу компетенций заполненной анкеты в виде

таблицы (табл. 1), где l — номер компетенции (l = 1, L), L — число

компетенций, R — приоритет (важность) компетенции.

l

Таблица 1

Табличное представление одной из групп компетенций анкеты

┌────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐

│ l │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼────────────┤

│ R │ 4 │ 3 │ 1 │ 2 │ 5 │

│ l │ │ │ │ │ │

└────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┴────────────┘

2. Строим матрицу,

│1, если R <= R ;

││ ││ │ l h

Z = ││Z ││, в которой Z = <

││ lh││ lh │0, если R > R .

lh └ l h

12345
110001
211001
311111
411011
500001

3. Просуммируем z по всем строкам матрицы:

lh

L ____

z = SUM z (l = 1, L; h = l):

l h=1 lh

z = 2; z = 3; z = 5; z = 4; z = 1.

1 2 3 4 5

4. Просуммируем z по всем строкам матрицы и поделим z на полученную

l

сумму. Таким образом, получим коэффициенты важности компетенций:

z

l

y = ——:

l L

SUM Z

l=1 l

2 3 5 4 1

y = -; y = —; y = —; y = —; y = —.

1 5 2 15 3 15 4 15 5 15

Можно провести анкетирование нескольких групп работодателей, выделенных либо по направлениям деятельности, либо по формам собственности.

Далее разрабатываем алгоритм, в соответствии с которым необходимо обработать анкеты с учетом выделенных групп работодателей.

Таким образом, алгоритм исследования представляет собой следующую последовательность шагов:

1. Выбрать группу работодателей (i = 1).

2. Выбрать организацию (p = 1) внутри выбранной ранее группы работодателей.

3. Обработать мнения работодателей по первой группе компетенций методом

парных сравнений, как это было описано ранее. Таким образом, коэффициенты

y (y = y ) определены для организации p (p = 1, P ) группы i

lpi lpi l i

(i = 1, I), где P — число организаций группы i; I — число групп

i

работодателей.

4. Выбрать организацию (p = p + 1) внутри рассматриваемой группы работодателей.

5. Повторить шаг 3 для организации с номером p.

6. Повторить шаги 4 и 5 до тех пор, пока выполняется условие P <= p .

i

Если условие не выполняется, переходим к шагу 7.

7. Найти для i-группы организаций усредненные значения коэффициентов

y :

lpi

P

i

SUM y

p=1 lpi ____

y = ———, где l = 1, L.

li P

i

8. Взять следующую группу организаций-работодателей (i = i + 1).

9. Повторить шаги 2 — 7.

10. Повторить шаги 1 — 9 до тех пор, пока выполняется условие i <= I. Если условие не выполняется, то переходим к шагу 11.

11. Определить общий вес компетенции l:

P

I i

f = SUM x y , где x = ——.

l i=1 i li i I

SUM P

i=1 i

12. Определить относительный вес компетенции l:

f

0 l

f = ——.

l L

SUM f

l=1 l

Этот алгоритм необходимо использовать для обработки анкет по всем группам исследуемых компетенций секретаря.

В результате обработки всех данных получен «портрет идеального секретаря».

Также при проведении опроса работодатели отмечали наличие или отсутствие каждой исследуемой компетенции, обозначенной в анкете, у работающего у него секретаря.

Согласно результатам проведенного исследования секретари всех опрошенных компаний имеют элементарные навыки работы с компьютером, 95% из них имеют хорошую подготовку по основам профессиональных знаний (делопроизводство, планирование рабочего времени руководителя, деловые коммуникации, деловой этикет), но только 74% — имеют навыки управления информационными потоками (рис. 2).

Рейтинг профессионально-технических, деловых и личностных

компетенций секретаря

100

100 ┬──┬───────┬──────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │…….│ 95 │

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ 90 │

90 ┼ ─┤…….│\\\\\\\├───────┐─ 89 — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ 85 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 83 82 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┬───────┐ │

80 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├ — — — — ─│

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ 74 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

70 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

60 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

50 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

40 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

30 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

20 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

10 ┼ ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│─ ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│<><><><│ │

0 ┼──┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──┤

Доля респондентов, отметивших наличие данной компетенции

у секретаря, %

┌─┐

│.│ Элементарные навыки работы с компьютерами

└─┘

┌─┐

│\│ Тщательная подготовка по основам профессиональных знаний

└─┘

┌─┐

│#│ Способность применять знания на практике

└─┘

┌─┐

│-│ Забота о качестве

└─┘

┌─┐

│|│ Стремление к успеху

└─┘

┌─┐

│+│ Письменная и устная коммуникация на родном языке

└─┘

┌─┐

│/│ Способность к организации и планированию работы службы ДОУ

└─┘

┌─┐

│>│ Навыки управления информационными потоками

└─┘

Рис. 2

При обработке полученных данных все названные руководителями (и дополненные из литературных источников) компетенции секретаря, необходимые для эффективного выполнения должностных обязанностей, были условно разделены на личностные и деловые. К личностным отнесены: трудолюбие, добросовестность, аккуратность, доброжелательность, вежливость, тактичность, терпимость, пунктуальность, внимание к деталям, открытость к общению, ответственность, культура речи. К деловым качествам мы отнесли такие, как работоспособность, инициативность, организованность, профессиональные знания, умения и навыки.

При ответе на вопрос: «Каких качеств вам не хватает в работе секретаря?» большинство опрошенных руководителей отметили, что для более эффективной и успешной работы их организаций помощнику руководителя не хватает инициативности, компетентности, культуры речи, пунктуальности, оптимизма, настойчивости, коммуникабельности (рис. 3).

Рейтинг мнений руководителей о деловых

и личностных качествах, недостающих их секретарям

100 ┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ │

│ │

90 ┼ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │

│ │

│ 80 │

80 ┼ — — ─┌───────┬ — 78 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ 57 — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 44 │

│ │…….│\\\\\\\│#######├───────┐ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│─ 37 — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ 36 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как недостающее, %

┌─┐

│.│ Компетентность

└─┘

┌─┐

│\│ Пунктуальность

└─┘

┌─┐

│#│ Оптимизм

└─┘

┌─┐

│-│ Коммуникабельность

└─┘

┌─┐

│|│ Культура речи

└─┘

┌─┐

│+│ Инициативность

└─┘

┌─┐

│/│ Настойчивость

└─┘

Рис. 3

Как видно из рис. 3, 80% руководителей отмечает отсутствие компетенции как совокупности навыков, свойственных каждому индивиду, 78% отмечают отсутствие пунктуальности, 36% — отсутствие инициативности.

Некоторые руководители считают главным не только то, какими деловыми качествами обладает их секретарь (ведь их можно сформировать или развить в процессе работы), но и то, какими личностными качествами он не должен обладать. К таким качествам руководители отнесли неискренность, лицемерие, неопрятный внешний вид, рассеянность, косноязычие, скрытность, чрезмерную жестикуляцию, громкий пронзительный голос, угрюмость и др. Некоторые качества будущий секретарь может проявить при первом знакомстве с работодателем (внешний вид, голос, жестикуляция, речь), а другие недостатки можно выявить при помощи тестов и взаимоисключающих вопросов (склонность к лицемерию, неискренность, интроверсию, скрытность и др.).

На рис. 4 в процентном отношении отражены личностные качества секретаря, препятствующие, по мнению опрошенных, качественному исполнению должностных обязанностей, но, по их отзывам, все же встречающиеся на практике.

Рейтинг мнений руководителей компаний о личных качествах,

нежелательных для секретаря

100 ┬──────── 99 ─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌───────┐ │

│ │…….│ │

│ │…….│ │

90 ┼ — — │…….│ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│ │

│ │…….│ │

│ │…….│ 80 │

80 ┼ — — ─┤…….├───────┐─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

│ │…….│\\\\\\\│ │

70 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│─ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│ 65 │

│ │…….│\\\\\\\├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│ 60 │

60 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######├───────┐ — — — — — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######┤——-│ 55 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ │

50 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ — — — — — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│ 45 │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||├───────┐ │

│ │…….│\\\\\\\│#######├——-┤|||||||│+++++++│ │

40 ┼ — — ┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ — — — — — — ─┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│ 30 │

30 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++├───────┐─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

20 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

10 ┼ — — ─┤…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│─ — — ┤

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

│ │…….│\\\\\\\│#######│——-│|||||||│+++++++│///////│ │

0 ┼──────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴──────┤

Доля респондентов, отметивших данное качество секретаря

как нежелательное, %

┌─┐

│.│ Лицемерие

└─┘

┌─┐

│\│ Неопрятный внешний вид

└─┘

┌─┐

│#│ Рассеянность

└─┘

┌─┐

│-│ Косноязычие

└─┘

┌─┐

│|│ Неискренность

└─┘

┌─┐

│+│ Громкий, пронзительный голос

└─┘

┌─┐

│/│ Чрезмерная, излишняя жестикуляция

└─┘

Рис. 4

Как видно из рис. 4, у большинства руководителей наибольшую неприязнь вызывают лицемерие (99%), неопрятный внешний вид (80%) и рассеянность (65%) секретаря.

В заключение хочется порекомендовать руководителям компаний: чтобы вашим помощником оказался человек, нужный вам, вашей компании, вашему делу — при приеме на работу следует обратить внимание на личностные и деловые качества соискателя. Проверить их наличие у кандидата на должность секретаря можно с помощью собеседования, выполнения деловых кейсов и тестовых заданий [5], а также предложив заполнить соискателю должности секретаря специально составленную оценочную анкету (см. примерную форму) [6]. Оценочные анкеты, кейсы, тесты вопросы собеседования должны быть направлены на получение информации о наличии у секретаря профессионально важных деловых и личных качеств.

Оценочный лист

для оценки профессионально-технических навыков секретаря

Ф.И.О. работника _______________________ Подразделение: _______________

Стаж работы в организации: ______ лет ________месяцев

Время, в течение которого оцениваемый работал под вашим руководством,

за прошедший отчетный период (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ 0 — 3 месяца │ │ 4 — 6 месяцев │ │ 7 — 9 месяцев │ │ 9 — 12 месяцев

└─┘ └─┘ └─┘ └─┘

Насколько интенсивно вы общались с оцениваемым в течение отчетного

периода (сделайте отметку):

┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐

│ │ ежедневно │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза │ │ 2 — 3 раза

└─┘ └─┘ в неделю └─┘ в месяц └─┘ в квартал

Нет
данных
для
оценки
Инструкция: оцените
степень соответствия
навыков и качеств
оцениваемого
работника, исходя из
шкалы, предложенной
справа. Если вы не
можете оценить данное
качество/навык,
сделайте пометку
слева о том, что
данных для оценки
у вас нет
Демонстрирует
выдающиеся
достижения
Превосходит
ожидания
организации
Соответствует
ожиданиям
организации
Нуждается
в совершенствовании
навыков/требуется
дополнительное
обучение
Не соответствует
ожиданиям
организации
Технические/административные навыки
1. Качественно,
аккуратно и
профессионально
выполняет работу
2. Редактирует
содержание
документов
(орфографию,
пунктуацию)
3. Вычитывает
черновики документов
и сами документы на
предмет корректного
правописания,
типографских ошибок
и ошибок по
содержанию, если
не указано иное
4. Отвечает
на телефонные звонки
вовремя,
не дожидаясь перевода
звонка на других
сотрудников
5. Обеспечивает
бесперебойную
деятельность
руководителя
6. Понимает
инструкции и следует
им
7. Читает почту,
выделяет
приоритетные
запросы, в меру
должностных
полномочий отвечает
на них
8. Ведет календарный
план руководителя
9. Организует учет
документов для
того, чтобы можно
было быстро найти
требуемые материалы
10. Аккуратно и
максимально полно
планирует и
организует
командировки
сотрудников
11. Координирует
подготовку встреч
(помещение,
чай/кофе, обеды)
и следит за ее
выполнением
12. Выполняет
работу в срок;
в случае
необходимости
обращается за
помощью
Деловые/личностные качества
13. Проявляет
инициативу, ищет
дополнительную
информацию,
предлагает новые
идеи
14. Правильно
обращается
с конфиденциальными
документами,
умеет хранить
служебную тайну
15. Умеет работать
в команде
с другими
сотрудниками
(коллеги,
практиканты и т.
д.)
16. Демонстрирует
позитивное
отношение к бизнесу
и ориентацию на
клиента, вежливо и
учтиво отвечает на
просьбы
17. Гибкость —
позитивно
относится к новым
решениям, легко
адаптируется к
изменениям и новым
требованиям
руководителя
18. Посещаемость
— количество
незапланированных
выходных сведено
к минимуму
19. Пунктуальность
— вовремя приходит
на работу и строго
соблюдает обеденный
перерыв
20. Старается
сократить время
отсутствия на
рабочем месте
до минимума
21. Добровольно
вызывается помочь
коллегам, когда
позволяет время
22. Эффективно
помогает в части
выполнения
некоторых функций
коллегам или
руководителю
23. Одевается
в соответствии
с требованиями
организации
Коммуникативные навыки
24. Принимает
информацию по
телефону и без
искажений передает
ее нужным
сотрудникам
25. Правильно
отвечает и/или
перенаправляет
телефонные звонки
и другую информацию
при отсутствии
руководителя

«____» ______________ 20____ г.

Подпись _________________________

_________


Источник: hr-portal.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *