Информационные системы для автоматизации деятельности HR

Изучая материалы сайта, я обратил внимание на не поддельный интерес к данному вопросу. На сайте много статей и обсуждений по этой теме, но они скорее говорят о том, что тема актуальна. Отвечая на вопросы, я понял, что в комментариях много не опишешь.

Много лет занимаясь автоматизацией деятельности в коммерческих и государственных структурах, и имея широкий кругозор в этом вопросе, я решил поделиться своими профессиональными наработками. Да и с информацией удобнее работать, если она собрана в одном месте и систематизирована. Так родилась эта статья.

Статья состоит из двух частей. В первой части дано общее представление о функционале HR, и о его автоматизации. Во второй части – представлен список информационных систем и их краткое описание, чтобы Вам было легче ориентироваться в них.
Приведенные данные по ИТ системам будут интересны владельцам бизнеса, руководителям компаний, HR специалистам и рекрутерам.

1. Общее описание автоматизации

Любая автоматизация требует много ресурсов, в том числе финансовых. Поэтому компаниям с численностью до 50 – 60 человек, что бы удовлетворить свои потребности, обычно вполне хватает электронных таблиц MS Excel.

К основному функционалу HR отнесем следующий:

• рекрутинг (поиск и найм сотрудников);
• адаптация сотрудников;
• обучение и развитие сотрудников (управление талантами);
• оценка сотрудников;
• компенсации и льготы (расчет з/п, бонусов и т.д.);
• внутренние коммуникации;
• кадровое делопроизводство;
• корпоративная культура;
• имидж компании как работодателя.

В своей практике я наблюдаю, что в каждой отдельной компании может быть свой набор функционала HR. Который может сильно отличаться от того, что я привел выше. Почему так происходит?

Связано это с тем, что каждая компания состоит из людей, а каждый человек имеет собственный уникальный опыт, знания и видение того как должен развиваться бизнес. Поэтому каждая компания развивается индивидуально, и как следствие, функционал и бизнес-процессы у двух одинаковых компаний будут различаться. Это очень важный нюанс, и его необходимо учитывать при подготовке и проведении автоматизации.

Тема развития компаний и формирования бизнес-процессов мне очень близка и интересна, но она не относится к теме статьи, поэтому здесь подробно описывать ее я не буду. Если у Вас есть интерес к данной теме, напишите мне в комментариях, и я опишу ее отдельно.

Автоматизация любого рода деятельности подчиняется законам рынка. Спрос рождает предложение. За что бизнес готов платить, то и автоматизировано: описаны процессы, разработан софт. В результате для автоматизации одних задач имеется большой выбор ИТ решений, а другой функционал либо мало автоматизирован, либо не автоматизирован вовсе.

Чтобы проще было ориентироваться в многообразии существующих решений, я объединил их в тематические группы:

1. HRM системы;
2. TMS системы (управление талантами);
3. рекрутинг;
4. видео рекрутинг;
5. тестирование;
6. учет рабочего времени.

Дадим краткое описание каждой группы информационных систем и функционала, который они в себе содержат.

1.1. HRM системы

HRM (от англ. Human Resources Management) – это системы администрирующие деятельность персонала, от контроля выполнения KPI сотрудника, до замера эффективности работы всего коллектива. Обычно это модуль из ERP системы (от англ. Enterprise Resource Planning), хотя существуют и самостоятельные решения. Примеры приведены в п. 2.1.

1.2. TMS системы (управление талантами)

TMS (от англ. Talent Management Systems) – это системы, ориентированные на развитие бизнеса долгосрочной перспективе, за счет вложений в человеческий капитал.

Функционал TMS систем в основном схож с HRM, но ориентирован на управление эффективностью персонала, карьерный рост достижение целей, а так же рекрутинг талантов.

Например, признанный во всем мире лидер рынка Wal-Mart Stores, Inc. Активно использует SAP SuccessFactors, которая автоматизирует HR процессы и анализирует их по тысячам метрик. Это позволяет грамотно управлять персоналом. Её основной недостаток — это высокая стоимость. Примеры приведены в п. 2.2.

1.3. Рекрутинг

В компаниях и рекрутинговых агентствах занимающихся массовым подбором, рекрутинг нуждается в автоматизации, и в этом вопросе каждый идет своим путем. Часть пользователей самостоятельно создают софт под свои нужды, хотя сегодня немало готовых решений, автоматизирующих такой функционал, как:

• обработка резюме;
• управление вакансиями;
• размещение и выгрузка вакансий на рекрутинговых сайтах;
• ведение базы кандидатов;
• работа с заказчиками;
• сбор аналитики и т.д.

Рынок сегодня не испытывает дефицита подобных решений и они не так дороги. Примеры приведены в п. 2.3.

1.4. Видео рекрутинг

В рекрутинге самым затратным является собеседование кандидатов, где на каждого кандидата в среднем тратится от 20 минут до 1,5 часов. Как можно автоматизировать этот функционал и сократить себестоимость? Один из вариантов — это использовать видео резюме.

Рекрутер может сформировать список вопросов и разместить их на рекрутинговом сайте. После чего кандидат, имея перед собой готовый список вопросов, в удобное для себя время, может записать видео резюме и отправить его рекрутеру.

Кандидат экономит свое время, на поездки и прохождение интервью в офисе работодателя.

Рекрутер, в удобное для себя время, может обработать все присланные резюме кандидатов, что существенно экономит его время и снижает себестоимость, особенно при массовом подборе.

И хотя на рынке существуют профессиональные решения, многие рекрутеры сегодня используют Skype. Примеры приведены в п. 2.4.

1.5. Тестирование

Довольно часто в рекрутеры приходят «случайные» люди, без профильного образования и специальной подготовки. Им очень сложно правильно оценить компетенции специалистов. Поэтому они пытаются искать различные тесты, которые оказываются не всегда адекватными или с ложными ключами.

Для автоматизации тестирования и аттестации специалистов существуют специальные сервисы, примеры которых Вы найдете п.2.5.

1.6. Учет рабочего времени

Система учета рабочего времени, контролирует рабочее время сотрудников (приход, уход, переработки, прогулы) и на что оно потрачено. Например, сколько времени было потрачено на звонки, программы, сайты. Каким образом оценка работы персонала становится более объективной.

Система может использоваться в проектном бизнесе, где процессы не формализованы, например, контролировать трудоемкость задач, с возможностью их перераспределения между сотрудниками. Примеры приведены в п. 2.6.

1.7. DLP системы (отслеживание нелояльности)

DLP (от англ. Data Loss Prevention) – это система защиты от действий нелояльных сотрудников: коррупции, саботажа, работы на конкурентов и т.д. Она выявляет их по чрезмерному общению с клиентом, словам маркерам нарушений в переписке, копированию необычно большого объема конфиденциальной информации на флешку. Эти и другие действия могут быть симптомами того, что сотрудник уже работает не на компанию, а против нее.

С ее помощью можно анализировать психологический климат в коллективе, наблюдать за адаптацией новичков, выявлять тех, кто ищет новую работу или посещает сомнительные сайты. Примеры приведены в п. 2.7.

Выбор решения

Как обычно пользователи выбирают то или иное решение для автоматизации своей деятельности. 

1. Интересуются у знакомых. 

Действительно, можно спросить у знакомых, чем они пользуются, и поставить себе такое же программное обеспечение. Но здесь возникает масса вопросов.

Как ваш знакомый решал свои задачи? Доволен ли он сегодня, что именно так их решил? На сколько, выбранное им решение подходит ему? Как он принял решение использовать именно этот софт? Какие мотивы им руководили? Какие критерии выбора использовались? Кто анализировал это? На сколько его задачи пересекаются с вашими? И так далее.

Список вопросов можно продолжить, но это ни чего не изменит. Способ принятия решения всегда одинаков: либо у человека был ограниченный бюджет и он выбирал по принципу нравится / не нравится, либо кто-то ему посоветовал именно эту ИТ систему. 

2. Обращаются в компанию разработчик. 

Можно обратиться в компанию разработчик и приобрести продукт у них. С чем мы сталкиваемся в этом случае?

Компания разработчик предложит решение, которое было разработано для решения задач другой, вполне определенной компании. А насколько оно будет удобно для вас? И насколько корректно сможет покрыть весь необходимый вам функционал? Сколько средств вам придется выделить на доработку софта под ваши требования, что бы получить необходимый именно вам результат? Насколько сложно (дорого) интегрировать это решение с уже имеющимися у вас системами?

И главное, с вами будет работать профессиональный продавец. И вы по факту оплатите не решение своих задач и проблем, а его умение продавать и быть убедительным. 

3. Обращаются в компанию интегратор 

Можно обратиться в компанию интегратор, обычно они предлагают выбор из нескольких ИТ решений. Но здесь необходимо помнить, что они будут вам предлагать только те решения, которыми они владеют. Или с кем из производителей у них заключен договор о сотрудничестве. Соответственно, ваш выбор будет ограничен продуктами, которые реализует именно эта компания. Кроме того вы опять общаетесь с профессиональными продавцами, со всеми вытекающими последствиями и проблемами описанными в предыдущем пункте. Поэтому будущему пользователю очень важно иметь профессиональное мнение стороннего эксперта, который будет заинтересован в решении ваших задач, а не в продаже конкретного продукта. 

4. Обращаются к эксперту по управленческому консультированию. 

Управленческое консультирование – это область консалтинга, где решаются вопросы стратегии и организации бизнеса, его управления, выстраивания процессов, организации проектного бизнеса, реструктуризации, автоматизации деятельности и так далее. Эксперт выявляет патологии в бизнесе и предлагает способы их решения, как врач при лечении больного: ставит диагноз и выписывает лекарство.

Эксперт по управленческому консультированию – это профессионал способный решать большое количество задач, использую для этого специальные методы. Поэтому такой специалист имеет целый ряд преимуществ, перед теми, кто был описан ранее:

• знает рынок и отраслевые решения;
• обладает большим опытом и кругозором в вопросах автоматизации;
• решает вопросы управления, в которых у остальных участников компетенции отсутствуют;
• может предложить альтернативное решение:
• не аффилирован с компаниями производителями софта.

Поэтому такой специалист может дать независимую профессиональную оценку и рекомендации в вопросах выбора способа автоматизации и его решения.

Отработав долгое время с владельцами бизнеса и топ-менеджерами я пришел к выводу, что их запросы часто бывают неквалифицированными. Что это значит?

Делая запрос, они вкладывают в него скрытый смысл, который не возможно сразу понять и увидеть. И только эксперт может понять, что на самом деле необходимо бизнесу.

Ведь не секрет, что автоматизация дело не дешёвое. И если через некоторое время заказчик поймет, что было принято не корректное решение и необходим совершенно иной софт, то бизнес понесет дополнительные затраты, моральные издержки и потери времени.

---

Источник