Как безболезненно закрыть проект?
Никому не хочется закрывать проекты, но иногда это приходится делать. Вот несколько советов, которые помогут вам закрыть проект, не создавая лишних экономических потрясений и стрессовых ситуаций для проектной команды и конечных пользователей.
Заранее озвучьте возможность закрытия. Даже самые идеальные проекты могут не работать. Если вы внедряете новую технологию или ИТ-систему, нужно заранее объяснить пользователям и своей команде, что проект является пилотным и существует определенная вероятность его закрытия. В этом случае сотрудники будут готовы к любому исходу.
Не затягивайте закрытие, но и не торопитесь. Бывают дни, когда реализация проекта идет совсем не так, как планировалось. Не поддавайтесь эмоциям. Спросите себя: «Можно ли решить проблему и стоит ли ее решать»? Проект нужно закрывать лишь в том случае, если на оба вопроса вы без колебаний ответили «нет».
Рассмотрите альтернативные проекты. Даже если все согласны с тем, что проект нужно закрыть, у вас будет разочарование от несбывшихся ожиданий. Вот почему так важно иметь в запасе альтернативный проект, готовый к запуску. Это «взбодрит» проектную команду и гарантирует, что ваши усилия были потрачены не напрасно.
Защитите проект от недоброжелателей. У любого проекта есть как свои сторонники, так и противники. Недоброжелатели могут саботировать реализацию проекта и спровоцировать его закрытие на ранней стадии. Если вы заметили нечто подобное, нужно незамедлительно и открыто заявить о существующей проблеме, чтобы все знали о ней и помогли ее решить.
Сначала запустите пилотный проект. Выбирая решения для бизнеса, особенно если речь идет о крупных вложениях, не стоит полагаться только на обещания вендора. Прежде чем покупать решение проведите тестовый запуск, и если оно не подходит вашей компании – сверните проект. Конечно, вендора это не обрадует, но он будет готов к отказу. А вы сможете избежать потерь времени, усилий и денег.
Размещайте важные проекты в подходящем месте. Лучшее место для реализации проекта с высокими рисками – отдел сопровождения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ или ИТ-песочница. Участники проекта берут на себя ответственность за его реализацию и должны понимать, что проект закроют, если не будет положительных результатов.
Будьте готовы нести ответственность. Закрытие проекта сопровождается поисками виновных в его неудачной реализации. Как менеджер проекта, которому грозит закрытие, вы должны взять на себя ответственность за принятие этого непростого решения и объяснить его причины всем заинтересованным сторонам.
Учитесь на своих ошибках. Если проект свернули, это не означает, что к нему нельзя будет вернуться в обозримом будущем. Проанализируйте закрытый проект, изучите его сильные и слабые стороны, выясните, какие были допущены ошибки. Это, в случае необходимости, позволит компании повторно запустить проект.
Придите к общему мнению. Ответственность за проект лежит на менеджере проекта, но не только. Специалисты ИТ-отдела и конечные пользователи тоже должны знать, как идет реализация проекта, и участвовать в обсуждении возникающих проблем. Прежде чем принять окончательное решение о закрытии проекта, нужно поставить в известность всех заинтересованных лиц, оценить их вклад и постараться прийти к общему мнению.
Поддерживайте положительный настрой. Закрытие проекта никогда не добавляет энтузиазма. Разочарование испытываете не только вы, но и ваша команда, и конечные пользователи. Вы должны выбрать новое направление и поднять командный дух. Сотрудникам нужна моральная поддержка, поэтому не забывайте о позитивном мышлении.
