Как модерировать процесс принятия решений для удаленных команд: 4 шага
1. Определите проблему
«Вы не можете решить проблему, пока не признаете, что она у вас есть»
Харви Маккей
Необходимость принятия решений возникает тогда, когда вы понимаете, что действующая ситуация вас не устраивает. Проблему можно рассматривать как расхождение между желаемым и действительным, или как потенциальную возможность развития.
Процесс определения проблемы состоит из выявления и исследования. На фазе выявления определяются симптомы, а на фазе диагностики – причины ее возникновения. Наша задача – сфокусироваться на подлинных причинах проблемы, а не на ее проявлениях.
Осознав проблемную ситуацию, не стоит сразу созывать онлайн-конференцию и начинать бурные обсуждения:
- определите причины проблемы или факторы, на которые можно влиять;
- выберите основную причину, которую следует устранить;
- найдите точку фокуса и определите цель, которую вы должны достичь после принятия решения;
- трансформируйте фокус в smart-вопрос;
Smart-вопрос формулируется по аналогии к smart-цели, должен быть конкретным, измеримым, достижимым, актуальным и определенным во времени.
- разошлите вопросы участникам по электронной почте для подготовки к совещанию.
К примеру, работники компании, перешедшие на удаленную форму работы, работают неэффективно и нерезультативно. Это ваша проблемная ситуация. Причиной этого могут быть отсутствие необходимых навыков работы из дома, нехватка четких ожиданий результатов со стороны руководителя, неполучение необходимой информации из-за нарушения коммуникации в команде, сотрудники проводят слишком много времени на совещаниях и т.д. Для обсуждения вам нужно выбрать один фокус по выявленным причинам и сформулировать smart-вопрос, который может звучать так: «Как до 01.09.2020 сократить количество и продолжительность совещаний, чтобы сотрудники проводили там не более 30% рабочего времени?»
Только smart-вопрос может быть вынесен на обсуждение. Помните, что 60% успеха совместного решения – это правильно сформулированная проблема.
На этом этапе также важно определить список требований, параметров, которые должно удовлетворять сформулированное впоследствии решение. Например, решение должно требовать минимальных финансовых инвестиций, не изменять действующие процедуры и политики компании.
2. Сформулируйте варианты решения
Сузив и конкретизировав проблему, пора перейти к поиску вариантов ее преодоления. Важно определить как можно больше путей решения, не оценивая их. Ваша задача – не мешать творческому потенциалу и понять позицию каждого. Если вы начинаете анализировать варианты на этом этапе, вы рискуете потерять действительно прорывное решение.
Предложите членам группы отправить свои предложения по электронной почте или мессенджеру. Если проблема значительна и нуждается в живом обсуждении, организуйте онлайн-конференцию и привлекайте всех участников группы к общению.
На этом этапе процесс должен быть свободным открытым. Побудите команду генерировать нестандартные и креативные альтернативы, даже далекие от реальности. Советуем применять следующие методы:
- списки
- мозговая атака
- обратная мозговая атака
Полученные идеи организовываем списком или объединяем в категории, создав «Дерево цели» – ментальную карту на онлайн-доске.
3. Оцените варианты и сделайте выбор
“Здравый смысл видит только путь и следует ему; разум видит десять дорог и не знает, какую выбрать”
Пьер Буаст
Получив минимум 10 вариантов решения проблемы, переходим к их оценке. Заранее определите способ голосования (кто будет голосовать? сколько голосов вы имеете? количество раундов? количество «финалистов»?).
Если выбор альтернативы требует обсуждения, организуйте голосование на онлайн-встрече. Если все участники группы уже высказали свое мнение, просто создайте опрос в мессенджере.
4. Примите решение и реализуйте его
«Когда решение принято и намечено его исполнение, прекратите беспокоиться об ответственности и заботьтесь о результатах».
Уильям Джеймс
Процесс не завершается после выбора вариантов. Для достижения поставленных целей решение должно быть реализовано. Реальная ценность решения становится очевидна только после его осуществления. Чтобы реализовать решение, необходимо составить план действий, на котором будут указаны шаги, ответственные и дедлайны.
В заключение мы в команде обычно предлагаем одному или нескольким участникам поочередно подытожить результаты. Благодаря этому простому приему модератор получает очень качественную обратную связь. Резюмирование помогает убедиться в вовлечении членов группы и выявить моменты, которые участники совещания особо выделили.
Результаты на конец совещания:
- четкий записываемый план действий с определением сроков исполнения, ответственных и привлеченных лиц;
- каждый из участников имеет понимание: кто, что и в какие сроки сделает для достижения цели компании.
Советы по дистанционному принятию группового решения:
- рассылайте участникам совещания smart-вопросы, а не саму проблему;
- обеспечьте короткий контекст: краткая формулировка гарантирует, что ваши слова будут прочитаны;
- обязательно определяйте время, предоставляемое членам группы для выражения мнений, предоставления предложений;
- используйте живое обсуждение для творческого этапа – поиск вариантов решения;
- определите четкий регламент коммуникации и способ голосования;
- Проконтролируйте распространение готового решения и убедитесь, что каждый член группы с ним ознакомился.
