Как найти нужного секретаря в офис
Кто организует бесперебойную работу офиса, может поднять настроение боссу, сделать вид, что начальник занят или отсутствует долгое время, когда его ищут подчиненные, принять кучу звонков с улыбкой на лице и бодрым голосом, найти срочно нужную информацию, забронировать билет, отправить документы, перезвонить, соединить, сварить потрясающий кофе и при этом великолепно выглядеть. Конечно же, секретари ! В своем деле они могут все. Главное — быть профессионалом.
Поскольку данная должность наиболее часто фигурирует в заказах наших клиентов, эксперты решили провести исследование и выяснить, каких обычно секретарей ищут руководители.
Кого хочу?
Поскольку каждый руководитель имеет свое собственное представление о данной должности, то секретарь каждому нужен индивидуально подобранный под него. Это относится не только к тем функциям, которые ему придется выполнять, но и к психологической совместимости. И это оправданно, поскольку секретарь — не только сотрудник, помощник, но зачастую второй человек после руководителя. Соответственно требования к должности, как правило, расходятся, но общее все равно есть.
Основные требования:
1. «Обязателен опыт работы на данной должности», чаще всего от 1 года. Что же обычно скрывается под этой фразой ? Человек с таким опытом работы просто обязан знать делопроизводство; вести документооборот; принимать и распределять телефонные звонки; уметь принять посетителей и клиентов, произведя на них неизгладимое впечатление; следить за тем, чтобы бумага, ручки, другая канцелярия, краска в принтере не заканчивались, а чая, кофе и печенья с конфетами всегда было в нужном количестве.
2. «Уверенное пользование компьютером, оргтехникой». Что же здесь имеется в виду ? А вот что: знание не только MS Office, Internet, почты — это обязательно, — но и желательно других программ. В жизни все может пригодиться, и потом это является конкурентным преимуществом. В последнее время часто требуется знание 1С. Обязательна так же высокая скорость печати, чаще всего не ниже 120 зн./мин.
3. «Высшее образование», желательно оконченное (данный критерий может варьироваться в зависимости от того, какой опыт имеет кандидат). Поскольку секретарь нужен всегда, то отпускать его на сессии согласны далеко не все работодатели. Существуют определенные предпочтения в пользу гуманитариев, но и это не основополагающий критерий.
4. Возраст. Чаще всего это девушки от 23 до 30 лет, бывают и исключения, но это реже.
5. Что же касается личных качеств, то здесь все абсолютно индивидуально. Но встречаются все-таки и совпадения. Любой секретарь должен быть доброжелательным в независимости от настроения, общительным, внимательным, пунктуальным, с грамотной речью (это к вопросу об общительности) и, конечно, иметь привлекательную внешность – здесь критерии выбора расходятся, поскольку вкусы у всех разные.
