Как обезопасить компанию от мошенничества сотрудников

С фактом мошенничества в различных размерах сталкиваются многие компании, большие и маленькие. Безусловно, многие организации задаются вопросом: как предотвратить мошенничество? Попробуем разобраться в этом подробнее.

Отбор сотрудников

Первая и самая очевидная мера — не допустить мошенника в компанию, поэтому необходим тщательный отбор сотрудников. Три составляющие успеха: сбор рекомендаций, проверка фактов и техника интервью.

• Рекомендации

Самый простой и очевидный способ — сбор рекомендаций. Обычно кадровые агентства и рекрутинговые компании располагают базой данных, и в большинстве случаев при приеме на работу на кандидатов запрашиваются рекомендации предыдущих работодателей, причем не только тех, которых представляет сам соискатель, но и по контактам агентства. В этом случае у внешних рекрутеров есть некоторое преимущество перед внутренними менеджерами по подбору: кадровое агентство, общаясь с большим числом различных компаний, руководителей, HR-менеджеров и кандидатов, не только проводит экспертизу рынка, но и обладает информацией о специалистах в требуемой области. Часто, особенно если речь идет о сложных позициях, круг возможных кандидатов четко очерчен, и внешний рекрутер «сопровождает» такого редкого специалиста на его карьерном пути, знает, на каких проектах человек работал, каковы его реальные достижения и взаимоотношения в коллективе.

Если соискатель на предыдущем месте работы совершал противоправные действия и об этом стало известно руководству, то информация об этом, скорее всего, выйдет на рынок. Конечно, чем выше позиция, на которую претендует соискатель, тем пристальнее внимание к его кандидатуре, однако на узких рынках и в случае поиска редких специалистов велика вероятность, что информация попадет в открытые источники. Специалисты по персоналу исследуют рынок и отмечают для себя, кто из сотрудников той или иной компании участвовал в определенных событиях.

Если вы не сотрудничаете с агентством, пообщайтесь с прежними работодателями и коллегами соискателя. Лучше, если вы побеседуете с несколькими людьми: так вы сможете получить объективные данные. Иногда, правда, компания не готова делиться информацией о каких-то неприятных ситуациях, чтобы не наносить вреда своему доброму имени. Тем не менее вряд ли бывший работодатель даст хорошую характеристику сотруднику, уличенному в мошенничестве. Если вы ищете сотрудника на высокую позицию и вам важна стопроцентная гарантия, то стоит собрать большой объем информации.

• Проверка фактов

Во время проведения интервью задавайте больше вопросов об опыте кандидата. Конечно, на собеседовании естественно желание человека показать себя в лучшем свете, выгоднее «продать себя», но есть разница между приукрашиванием фактов и откровенным враньем. Если кандидат, рассказывая об успешно завершенном проекте, все время говорит «мы», задайте ему уточняющий вопрос, поинтересуйтесь, какова была именно его роль в проекте. Может оказаться, что соискатель присваивает себе чужие заслуги, — в таком случае велика вероятность обмана и нового работодателя.

Если вы хорошо знаете рынок (а это требования к любому рекрутеру — как внешнему, так и внутреннему), то вы можете задать вопрос о какой-нибудь сложной ситуации, в которую попадала компания. Спросите, каково участие кандидата в этом деле, какой информацией он располагает. Помните, что вам важно понять не то, кто прав / виноват, а услышать, как кандидат об этом говорит. Доверяйте, но проверяйте факты. Если для позиции требуется знание иностранного языка и кандидат указывает в резюме свободное владение, не поленитесь и проконтролируйте. В случае возникновения сомнений проверьте подлинность диплома или иных документов об образовании.

• Техника интервью

Обязательно встречайтесь с кандидатом: разговор по телефону не даст вам представления о личности соискателя, поэтому пригласите его на встречу. Если кандидат не явился на интервью или опоздал на 30 минут, не предупредив заранее, это уже серьезный сигнал об отсутствии дисциплинированности или заинтересованности человека в получении должности в вашей компании.

Кроме того, при встрече у вас будет возможность оценить общую адекватность кандидата (как человек ведет себя, как говорит). Бывает, что дальше первой встречи дело не идет: рекрутер сразу видит, что человек что-то скрывает. Во время беседы задавайте конкретные вопросы. Вы можете сделать скидку на то, что кандидат волнуется, но в целом по поведению человека во время беседы можно многое сказать. Чтобы исключить субъективность, интервью могут проводить два сотрудника, пригласите коллегу, обменяйтесь мнениями.

Много вопросов и споров вызывает методика стресс-интервью. С ней нужно быть осторожным. Интервью уже само по себе стресс для кандидата. Да, вы можете прямо сказать человеку: «Слышал от Ваших бывших коллег, что Вы берете «откаты» — и посмотреть на его реакцию; однако я бы не стал рекомендовать этот способ: знаю примеры, когда неумело проведенное стресс-интервью подорвало репутацию компании на рынке.

• Проверенный провайдер

Если вы работаете с агентствами, выбирайте проверенных провайдеров. Как правило, у рекрутинговых компаний есть пул кандидатов, с которыми постоянно поддерживается контакт, отслеживается их карьерный путь. Рекомендации на таких специалистов собирались в течение долгого времени. Это значительно повышает шансы на то, что вы берете в компанию сотрудника, которому можно доверять. За такого работника агентство готово поручиться.

• Служба безопасности

В крупных компаниях всех кандидатов обязательно проверяет служба безопасности. На этапе агентства и службы персонала что-то может быть упущено, тем более если не была поставлена задача собрать полное досье на кандидата. Служба безопасности ищет самую разную информацию о кандидате, включающую не только его профессиональные успехи (или их отсутствие), но и данные о семье, ближайшем окружении, образе жизни соискателя. Особенно жесткую проверку проходят сотрудники банков. Если вы рассматриваете кандидата, проработавшего в банковской сфере не один год, значит, человек несколько раз уже удачно проходил проверку службы безопасности.

Выбор сделан

Если первое, что компания может сделать, — оградить себя от ненадежных потенциальных сотрудников, то второе — не допустить, чтобы нанятые сотрудники совершали противозаконные действия.

• Системный подход

Бывает так, что сама система работы в компании потворствует если не мошенничеству, то халатности и мелким правонарушениям. Речь идет о системе отчетности и финансового контроля. В некоторых компаниях нарушения могут долго оставаться незамеченными. Сотрудники хорошо знают систему, ее слабые места, и отсутствие должного контроля и системы отчетности может создать почву для мошенничества. Иногда работникам даже не приходится ничего изобретать: имея доступ к ресурсам, они могут довольно свободно ими распоряжаться, не неся никакой ответственности.

Чтобы этого не произошло, система отчетности должна, с одной стороны, быть простой и прозрачной, а с другой — ограничивать возможные нарушения. Не стоит развивать бюрократию и заставлять сотрудников тратить время на ненужные ежедневные отчеты, однако простые и четкие формы необходимы, чтобы вы знали, как идут дела и чем занимаются ваши люди. Особенно это важно в отношении сотрудников, которые работают с клиентами: руководство должно быть в курсе того, над какими проектами сейчас идет работа, с какими компаниями и на каких условиях осуществляется сотрудничество.

Бывает, что компания создает такие условия, в которых сотрудники вынуждены идти на обман, чтобы выполнить план. Ставьте реалистичные задачи, обеспечивайте людей необходимыми ресурсами — так вы сделаете их работу проще, а себя обезопасите от воровства и мошенничества с их стороны.

Отдельно можно выделить использование ресурсов компании в личных целях. Многие сотрудники не считают воровством вынос канцтоваров из офиса, личные поездки на такси за счет компании. Эти мелочи, по сути, ничем не отличаются от воровства финансовых средств: и то, и другое является присвоением имущества компании. Иногда сотрудники просто не задумываются об этом. Однако если человек совершает такие действия, то можно ожидать от него и более серьезных нарушений. Тут часто приходится надеяться на сознательность людей. Компания же со своей стороны может наладить коммуникацию и постоянно доносить до сотрудников, что их ценят, что ресурсы даны им для достижения общих задач.

• Мотивация сотрудников

Особое внимание стоит уделить тем сотрудникам, которые работают с клиентами, прежде всего отделу продаж. Мотивация менеджеров по продажам — вечная тема. Как правило, в продавцы идут люди амбициозные, нацеленные на результат, для них помимо нематериальной составляющей очень важна мотивация материальная. Случается так, что эти сотрудники попадают в зону риска: во-первых, они общаются с клиентами, обсуждают условия сотрудничества и могут присвоить себе часть денег. Этого не случится, если люди довольны своей работой, схемой компенсации, отношениями с руководством и коллегами.

Для менеджеров по продажам важно определить правила игры: схема материальной мотивации должна быть ясна и понятна, ее необходимо обязательно соблюдать. В таком случае у сотрудника не появится желания придумывать схемы обойти компанию и присвоить себе часть прибыли.

• Нанесение вреда компании, чтобы отомстить

Случается, что желание украсть возникает у сотрудника в отместку. Человек может быть недоволен отношением к себе руководителя, коллег, системой мотивации и оплатой труда, или ему просто кажется (иногда не без основания), что его недооценивают в компании. Он стремится нанести вред компании вполне осознанно. Часто после таких действий сотрудник сам покидает компанию. Формы мошенничества тут различны: это и прямое воровство финансовых средств, информации, технологий, и создание негативного образа компании и ее первых лиц — сотрудник может просто испортить отношения с клиентами и партнерами, пустить ложные слухи.

Профилактика тут одна — грамотный менеджмент. Культура компании и действия руководства должны быть направлены на создание такой атмосферы, чтобы у сотрудников не возникало желания навредить. Конечно, невозможно всем угодить, но в задачи руководителя входит постоянно поддерживать коммуникацию с сотрудниками, быть в курсе того, что они думают, чем довольны, а чем нет, знать, что для них важно. Открытая коммуникация — ключ к доверию и ответственности в компании.

• Преступления в области информации

Большинство мошеннических действий связано с финансовыми махинациями, однако не меньший (если не больший в долгосрочной перспективе) вред компании наносят преступления в области информации. База данных клиентов, наработанная отделом продаж, может быть украдена из компании. Немало сложностей вызывает соблюдение авторских прав. С этой проблемой часто сталкиваются дистрибьюторы лицензионной продукции. Чем проще копирование продукта, тем выше соблазн — и вот уже по рынку распространяются пиратские диски, не авторские тренинговые программы. Информация о проектах компании может попасть к конкурентам и серьезно нарушить планы, например, по выводу нового продукта на рынок.

Информацию можно защитить двумя способами. Первый — технический: защитить все паролями, заблокировать USB-порты и дисководы, но это не гарантирует стопроцентную безопасность без второго способа — психологического. У сотрудника не должно возникать мысли что-то уносить из компании. Если свою работу в организации сотрудник воспринимает как временную, а сама компания — для него лишь ресурс, который надо максимально использовать, то ожидать самоотдачи от такого специалиста не стоит. Необходимо работать над атмосферой в компании, брендом работодателя, создавать ценность для каждого сотрудника, развивать командную работу.

После расставания

Пожизненное трудоустройство, будучи мечтой некоторых работодателей, встречается редко, сотрудники уходят из компаний. После увольнения работника организация может оказаться в уязвимом положении: вчерашние сотрудники и члены команды становятся сегодня по другую сторону баррикады. Все, что знает сотрудник, может в мгновение ока выйти на открытый рынок.

• Сотрудник увольняется по собственному желанию

Причин ухода может быть множество: возможно, вашему сотруднику предложили более интересные условия (зарплата, зона ответственности, перспективы роста, престижность компании) или он не доволен работой у вас и ищет лучшего. И в том, и в другом случае это его решение. Тут важно не испортить с ним отношения: поговорите с ним, выясните причины ухода, если вы не можете мотивировать сотрудника остаться, то сделайте все, чтобы не превратиться из бывшего работодателя в злейшего врага. То, как вы расстанетесь с сотрудником, часто определяет его отношение к компании после ухода. Иногда один неумелый разговор с руководителем может перечеркнуть годы добрых отношений и хорошей работы в компании. У человека не должно возникнуть желания навредить. Расставайтесь цивилизованно.

• Увольнение сотрудника

Сложнее, если компания принимает решение расстаться с сотрудником. В последнее время тему увольнений и сокращений не затрагивал только ленивый, но важно поговорить об этом в связи с корпоративной безопасностью и мошенничеством персонала. Увольнение — колоссальный стресс для сотрудника и часто причина возникновения негатива по отношению к компании. Человек чувствует себя обиженным, преданным своим работодателем, нередко возникает желание отомстить. Информация о клиентах, продуктах и проектах компании, а также материальные ресурсы, если у сотрудника был к ним доступ, оказываются под угрозой.

Чтобы снизить негатив, необходимо, во-первых, выполнить все обязательства перед сотрудником (в том числе и в вопросе выплат), а во-вторых, отнестись к нему по-человечески, поговорить, объяснить ваше решение. Если вы вынуждены сокращать персонал, дайте сотруднику хорошую рекомендацию, посоветуйте, в какие компании он может представить свое резюме, — это непременно оценят.

Тщательный отбор, проверка фактов, сбор рекомендаций о кандидате, а также четкая система учета и контроля в компании вместе с адекватной компенсацией и системой мотивации, грамотным менеджментом и хорошей атмосферой в коллективе в разы снижают, а часто и просто исключают случаи мошенничества персонала.

Источник: hr-portal.ru