Как провести продуктивное совещание
Вспомните последнее совещание, на котором вы были? Каким оно было? Чрезвычайно полезным и продуктивным? Или же, напротив, вы каждую минуту жалели о напрасно потраченном времени. В книгах, посвященных проведению деловых встреч, содержатся хорошие советы, как организовать совещание, как сформулировать повестку дня, как привлечь внимание присутствующих. Тем не менее, всем нам приходится бывать на скучных совещаниях и что еще хуже приходится организовывать скучные и бесполезные совещания. Что же делать, чтобы не только присутствовать на совещании, а еще и активно участвовать в нем и контролировать ситуацию.
Откажитесь от совещания. Если ваше присутствие на совещании необязательно, то вам на нем незачем присутствовать. Во многих компаниях принято приглашать на совещание всех потенциально заинтересованных лиц. Если вас пригласили, следуя подобной традиции, то, скорее всего вам достаточно будет познакомиться с итоговым протоколом совещания. К сожалению, отказаться от приглашения на некоторые совещания довольно сложно – например, на еженедельные планерки. Впрочем даже из таких общих собраний можно извлечь пользу, если к ним готовиться и занимать на них активную позицию.
Узнайте, что хочет организатор собрания. Идея «повестки дня» в эпоху электронной почты и нехватки времени устарела. Запланированная повестка дня быстро меняется, и участники собрания говорят каждый о своем. Не рассчитывайте, что все пойдет строго по повестке дня. Вместо этого до начала заседания свяжитесь с организатором и попросите объяснить в двух словах, чего он ждет от встречи.
Знайте, что вы хотите от собрания. Зная, чего хочет организатор собрания, вы можете помочь ему, зная, чего вы хотите от встречи, вы можете помочь себе. До начала заседания определите, что вам нужно от этой группы людей в это время. Выберите решение, сходное с целью собрания, если, конечно, вы не хотите его сорвать. В любом случае, это ваш выбор.
Запишите то, что должны сказать. Совещания никогда не начинаются вовремя. Кому-то всегда нужно выпить чашечку кофе или ответить на телефонный звонок. В это время можно поиграть в Angry Birds, а можно воспользоваться им, чтобы написать то, чем вы хотите поделиться с собравшимися. Письменная речь помогает сосредоточиться, даже если вы не собираетесь пользоваться своими записями. Если объявить о чем-то на совещании, потом не придется делать рассылку.
Ведите протоколы собраний. Собрания проходят и их детали исчезают в череде подобных мероприятий. Первые 10 минут вы пытаетесь вспомнить, что было в прошлый раз. Для того чтобы разорвать этот порочный круг, необходимо вести протокол собрания. Не нужно записывать все, что говорят. Сосредоточьтесь на пунктах повестки дня, принятых решениях и ключевой информации или вопросах, возникших в ходе обсуждения. По этим записям можно судить была ли достигнута цель собрания и исполнены ли принятые решения.
Соблюдайте регламент. В ходе любого совещания люди обсуждают ряд вопросов, пытаясь придти к общему решению. В идеальном мире все уважают чужое время, комментарии – только по существу, решения – согласованны, а повестка дня – неизменна. В реальном мире собрание нужно организовывать и вести. Вы должны знать основные правила проведения заседаний. Установите регламент и соблюдайте его. Не давайте хаосу разрушить продуктивное совещание.
Следите за информацией. К сожалению, бывают заседания, которые не несут никакой полезной для вас информации. Но это не означает, что на них нельзя сделать что-то полезное. У организатора собрания есть что сказать. Воспользуйтесь этим, чтобы развить свое умение слушать. Вы потренируетесь, а организатору будет приятно ощущать положительную связь с кем-либо.
Не отклоняйтесь от темы. На любом собрании обсуждается множество вопросов. Иногда они относятся к повестке дня, но чаще лишь косвенно. В любом случае, время, затрачиваемое на их обсуждение, отвлекает от темы собрания. Прежде чем выдвигать новую идею спросите себя: «А подходящее ли это место?» Если это мозговой штурм, выскажите ее. Если же нет, и ваша идея не связана с целью встречи, отложите ее до следующего раза. Внесите ее в повестку дня, чтобы не забыть. В бизнесе все взаимосвязано, но это не значит, что нужно нарушать повестку дня.
Принимайте решения. Собрание заканчивается, все собираются покинуть конференц-зал, и всё? Нет. В конце совещания необходимо принять решение по обсуждаемым вопросам. Вы можете высказать свое мнение, если вы знаете, что нужно делать. Решение оглашается и принимается в конце заседания.
Вовремя завершайте собрание. Собрания часто неоправданно затягиваются. Ничего полезного не происходит, но никто не может уйти просто так. Спросите у организатора собрания, достигнута ли цель собрания. Если нет, помогите ему. Если да, то собрание можно завершить. Не забывайте об основах тайм менеджмента.
Задавайте вопросы после собрания. На совещании собираются активные, владеющие информацией люди. Глупо этим не воспользоваться. Если у вас есть вопросы к тем, кто будет на заседании, подготовьте их заранее и задайте после собрания. Но не стоит отвлекать их во время совещания.
