Как сэкономить на ИТ-аутсорсинге
Неоднократно говорилось, что главная цель заказчиков услуг ИТ-аутсорсинга — снизить расходы на ИТ. Однако заказчики далеко не всегда достигают этой цели. Так что же нужно делать, чтобы избежать разочарования от ИТ-аутсорсинга и все таки добиться поставленных целей?
- Определите приоритеты
Что является вашей целью? Максимальное сокращение расходов? Улучшение производительности процессов? Сокращение ИТ-штата? Разработайте систему реалистичных измеряемых показателей для отслеживания получаемых результатов. Далеко не все цели ведут к снижению стоимости ИТ. Если результат получается не такой, как вам хотелось бы, то стоит выявить причины и еще раз пересмотреть приоритеты.
- Оцените свои сильные и слабые стороны.
Сокращение расходов при передаче процессов внешнему подрядчику возможно только при условии высокой зрелости процессов. Будьте честны сами с собой, в тех областях, которые у вас в настоящее время не развиты, требуют оптимизации и доработки — потребуют значительных вложений в организацию ИТ-процессов и создание ИТ-услуг. Если вы не готовы к подобным проектам, не ждите, что стоимость обслуживания ИТ-инфраструктуры снизится. Приготовьтесь к тому, что аутсорсинговая компания выявит все неявные затраты вашей ИТ-среды — свой «истинный» начальный уровень затрат вы узнаете через пару месяцев. Вот с этой точки и можно будет говорить об оптимизации и снижении расходов.
- Поощряйте горизонтальные связи.
Если аутсорсинг не приводит к снижению стоимости ИТ-услуг, то в первую очередь, обратите внимание на то, как работает структура управления. Ничто так не подрывает аутсорсинговое партнерство, как запутанное многоступенчатое управление.
Типичная бюрократическая иерархия, обеспечивающая исполнение договоров, в случае с аутсорсингом может оказаться неэффективной. ИТ-директору стоит поощрять функциональные связи между пользователями и поставщиками на всех уровнях.
Кроме того, стоит обратить внимание на рядовых сотрудников, которые постоянно взаимодействуют между собой. Эти люди вместе решают проблемы и у них могут быть ценные идеи по улучшению структуры управления.
- Пересмотрите роль соглашений об уровне предоставления услуги (SLA).
Соглашения об уровне предоставления услуги существуют для того, чтобы уравновесить то, что является по существу некорректной бизнес-моделью. По сути, вы имеете две компании, которые не равны в экономическом плане, таким образом, естественна тенденция, когда заказчик, обременяет поставщика множеством обязанностей, а поставщик завышает цену задним числом. Большинство соглашений SLA — это попытка сделать неисполнение договора слишком дорогим для поставщика, то есть попытка перестроить экономическую ситуацию. Пересмотрите каждый договор SLA, определите критичные для вас значения показателей, подумайте какие требования можно безболезненно снизить. Подумайте, где на аутсорсинговую компанию можно переложить больше ответственности.
- Возьмите на работу управленцев.
В обычной ИТ-службе работать с ИТ-аутсорсинговой компанией некому. Квалифицированные ИТ-специалисты обычно считают, что им проще все сделать самим. Младший персонал не имеет опыта эффективного управления. ИТ-директора тоже не всегда удачно делят ответственность за ИТ-среду между внутренними и внешними ресурсами. Хорошим ходом будет взять в ИТ-службу профессионального менеджера, который будет заниматься организацией работы с внешними поставщиками услуг.
- Не допускайте к переговорам незаинтересованных лиц.
Классическая разновидность незаинтересованных лиц в компании — юристы. Сюда же относятся специалисты по закупкам и разного рода консультанты. Например, юристы обычно озабочены только правильностью оформления документов и для них не имеет значения, финансовая эффективность договора или изменения в ИТ-среде к которым он приведет. Обсуждайте существенные для ИТ условия договора за закрытыми дверями.
- Мыслите глобально.
Приведите управление аутсорсингом в соответствие с общим управлением ИТ. Не рассматривайте аутсорсинг отдельно от остальной ИТ-инфраструктуры компании.
- Непрерывно совершенствуйтесь.
Помните о CSI? Этот подход, как нельзя лучше применим к аутсорсингу. Сначала необходимо задать твердые критерии для отслеживания производительности, механизмы управления и финансирования. Затем наладить оценку и анализ эффективности управления, а также постоянное выявление областей для улучшения работы. Затем уже можно будет снижать издержки, и получать большую прибыль.
