Как сократить время проведения совещания на 90%

Уоррен Беннис, эксперт по обучению и организации.

«Большинство советов о том, как проводить совещания фокусируются на «как», но усилия, направленные на повышение качества совещаний, должны начинаться с вопроса «что», – считает Fred Kofman, директор Conscious Business Center Университета Francisco Marroquín. Он утверждает, что неважно, насколько продуктивно совещание о проблемах, которые вы потом сочтете незначительными. В любом случае эти проблемы останутся незначительными, а вы потратили на их обсуждение время.

Фред присутствовал на многих неэффективных совещаниях и отметил то, что объединяло их все: не было цели, не было повестки дня, не было подготовки, не было нужных документов, графика, никаких детально проговоренных действий, никаких наблюдений, и так далее. Мы все ненавидим подобные совещания. Мы все хотим сделать их эффективными и продуктивными. Вот почему тема эффективной организации совещаний является одной из самых популярных. Основной проблемой непродуктивных совещаний, по мнению автора, является то, что большинство времени их проведения тратится впустую, потому что люди неправильно выбирают повестку дня.

В этой статье будет предложен способ сократить время проведения совещания, но не для того, чтобы провести непродуктивное совещание быстрее, а о том, как совещаться о меньшем количестве дел. Эта рекомендация сократит время встречи на 90%. Это вовсе не означает, что вы можете сделать работу, используя только 10% времени. Вам все же придется посвятить немало времени и усилий для решения тех или иных проблем, но делать это можно, работая более эффективно, наслаждаясь своим счастливым настроением и достигая лучших результатов.

В чем секрет?
Единственная цель совещания – «решить и поручить». Ни одна другая цель не стоит организации совещания.

Нет совещаний для «обсуждения». Нет совещаний, направленных на пересмотр решения вопросов. Нет совещаний для информирования сотрудников. Нет совещаний для прочтения своих докладов. Нет совещаний для презентаций, проверочных, оценочных, «воспитательных» совещаний. Нет совещаний, чтобы подумать над какими-то проблемами.

Конечно, для того, чтобы принимать решения и поручать дела ответственным сотрудникам, необходимо обмениваться информацией, следить за прогрессом, предоставлять обновления, обзоры материалов, обсуждать идеи, анализировать варианты и оценивать затраты и выгоды. Это очень разумные варианты, на которые можно потратить время совещаний.

Но это промежуточные задачи, итогом которых должно является достижение цели. Для этого команда должна предложить разумное решение, поручить выполнение задач тем, кто без сомнений справится, чтобы в результате этих действий цель была достигнута. Хорошее совещание фокусируется на первых двух действиях для того, чтобы и был этот результат.

Если вы встретитесь для обсуждения, вы сократите ваш объем работ недостаточно и будете работать со значительно меньшей энергией. Конечно, вы будете обсуждать, чтобы принять решение и поручить выполнение дела, но в реальности цель – «сделать», а не «обсудить».

Тем не менее, многие команды практикуют так называемый «вуду менеджмент». Они верят, что обсуждения проблемы волшебным образом достаточно для ее решения. Они гордятся тем, что «работают» над чем-то в то время, пока они только высказывают свое мнение о том, что должно быть сделано. Но как уже было сказано, нет никакого действия без результата.

Источник : e-xecutive.ru