Как выбрать секретаря-референта

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Его работа имеет огромное значение для компании. Если  проанализировать тенденции развития различных зарубежных организаций за последнее столетие, то можно заметить, что численность обслуживающего персонала постоянно увеличивалась. И это явление не расценивалось как раздувание штата. Позиция американских компаний такова: квалифицированный работник не должен тратить свое драгоценное время на ту работу, которую может выполнить лицо, умеющее читать и писать, в противном случае недалеко и до разорения. 

В настоящее время в компаниях развитых стран, а также в современных совместных предприятиях серьезно подходят к подбору секретарей-референтов. Для поиска подходящих кандидатов используются следующие методы: реклама, психодиагностические процедуры, специальные беседы для оценки пригодности. 

Задача современного секретаря-референта – помощь своему руководителю. Секретарь должен стараться сделать все для того, чтобы хоть частично освободить своего шефа и позволить спокойно заняться решением более значимых задач. Секретари-референты также способствуют быстрому прохождению информации через структурные подразделения, что особенно важно для нормальной работы фирмы. 

Для того, чтобы определить психологические аспекты выбора кандидатов, необходимо провести психоанализ их деятельности. На основании проведенного исследования выявляются профессионально важные качества, которые представляют собой основу профпригодности. 

Особо значимые профессиональные качества для секретарей-референтов:

• Достаточно развитый уровень интеллекта;
• Знание особенностей профессии;
• Высокая дисциплинированность;
• Исполнительность;
• Общительность;
• Понимание и сопереживание;
• Владение этикой;
• Умение себя вести, обладать навыками культурного поведения;
• Доброжелательность к окружающим;
• Гибкость интеллекта;
• Адекватная реакция на требования руководства.

Если вышеперечисленные качества отсутствуют, то кандидат не подходит на данную должность, можно смело говорить о профессиональной непригодности. 

Должностные инструкции для секретарей-референтов состоят из двух блоков:

• Делопроизводство;
• Оперативная работа.

Делопроизводство включает в себя умение работать с почтой (регистрация, распределение корреспонденции),  осуществление полномочий, возложенных руководителем, проведение подготовительной работы к совещаниям, оповещение участников мероприятий, оформление командировочных, работа на телефоне, прием посетителей, работа на ПК. 

Необходимо отметить тот факт, что отечественный подход подбора секретарей-референтов кардинально отличается от западного. В нашей стране предпочитают экономить средства на этом моменте, подбирая кандидатов, используя личные контакты или объявления в газетах. В то время как за рубежом обращаются в специализированные посреднические фирмы. 

Требования каждого руководителя относительно своего секретаря отличаются, но укладываются в рамки определенной схемы. Качество работы секретаря зависит от работы руководителя, так как их работа взаимосвязана.

Итак, какими же качествами должен обладать секретарь-референт с точки зрения своего шефа?

• Четкое соблюдение и исполнение требований непосредственного руководителя;
• Беспрекословное подчинение руководителю;
• Преданность руководителю;
• Контакт с руководителем;
• Оперативность и качество выполняемой работы:
• Машинопись;
• Хорошая память;
• Аккуратность в работе с документацией;
• Приятная внешность.

Типы секретарей, наиболее подходящие к работе в реальных условиях фирм:

1. Человек, хорошо справляющийся с секретарской работой, интеллектуально развитый, имеющий хорошие профессиональные навыки, легко и умело общающийся с людьми, беспрекословно подчиняющийся своему руководителю. 
2. Покорный, уступчивый тип секретаря-референта, исполнительный, четко выполняющий возложенные на него обязанности, не проявляющий никакой индивидуальности и эмоций, работающий по схеме, которая задана руководителем, полностью находящийся во власти руководителя, справляющийся со своей работой, хотя общение с посетителями не доставляет ему особого удовольствия.
3. Прекрасный исполнитель, аккуратен, четко исполняющий все поручения и инструкции, подчиняющийся и проявляющий уважение к руководителю, корректен с посетителями.
4. Обладающий развитым интеллектом. Рассчитывает только на самого себя, на собственные знания, навыки, умения, не нуждается в посторонней помощи по работе. Ровно и четко работающий с клиентами, умеющий сдерживать свои эмоции, не проявляет агрессии, выполняет все в срок и качественно.
5. Развитый интеллект, терпение, понимание, сдержанность, четко и умело выполняющий свою работу, находит общий язык с посетителями, реалистичен, готов к неожиданным поворотам с любой стороны.
6. Покорный и подчиняющийся тип, справляющийся со своими обязанностями.
7. Развитый тип, знающий работу, самостоятельно и четко справляющийся с возложенными обязанностями, тактичный, лояльный, с уважением относящийся и к себе, и к окружающим, с удовольствием идет на сотрудничество. 
8. Интеллектуально развит, терпелив, деликатен, уравновешен, самостоятелен, уважающий руководителя и принимающий его таким, каков он есть, со всеми особенностями.
9. Тип с нормальным интеллектом, знающий работу секретаря, доброжелателен, энергичен, активен, обладающий качествами лидера, помогающий во всем своему руководителю, способен давать дельные советы.
10. Развитый и уверенный в себе тип, знающий свою работу, способный доминировать, высоко ценящий себя, обладающий лидерскими качествами и оказывающий влияние на своего руководителя. Отстаивает собственное мнение, даже в тех случаях, когда его не просят. 
11. Развитый, самостоятельный, знающий свое дело, с твердым характером, умеющий общаться с посетителями, упорный, настойчивый, внушающий руководителю то, что считает важным и нужным. 

Все одиннадцать типов секретарей-референтов можно использовать на практике для решения задач, но при этом очень важно учитывать качества руководителя фирмы, как личностные, так и поведенческие.

Источник