Контроль рабочего времени сотрудников за и против
Контроль за активностью сотрудника на рабочем месте – явление не новое. Первое устройство контроля появилось задолго до того, как интернет стал привычной частью нашей жизни. В далеком 1888 году ювелир Виллард Банди (Willard Bundy), владелец компании, производившей среди прочего механические часы, придумал гаджет, фиксировавший время начала и окончания рабочей смены каждого сотрудника. Устройство было мало похоже на современный компьютер: большие настенные часы, загадочное считывающее устройство в виде ящичка под часами и доски с карточками; собственно, с помощью карточек и фиксировалось время. Чтобы обрабатывать этот массив информации, в штате держали отдельного сотрудника, который поневоле совершал ошибки из-за большой загрузки… Сегодня работодатели лишены подобных неудобств. Может быть, отчасти поэтому контроль времени как явление столь популярен. Электронные письма сотрудников читает каждая третья российская компания, каждая пятая следит за трафиком, каждая десятая – мониторит переписку.
Софта для выполнения этой задачи более чем достаточно: предложений на рынке сотни. Самыми известными являются: Kickidler, OfficeTime, ProofHub, Harvest, TMetric и многие другие.
Руководство активно использует возможность контроля, со стороны сотрудников отношение к мониторингу двоякое. Мы решили получить информацию из первых рук: спросили работодателей, используют ли они программы такого типа; как изменилась продуктивность сотрудников; как, с точки зрения работодателей, сами сотрудники относятся к факту мониторинга. Актуальность вопроса выросла в связи с распространением удаленки: многие компании часть сотрудников оставили в домашних офисах, при этом собственники хотят быть уверены, что специалисты не поддаются соблазнам и, находясь в непосредственной близости с телевизором и холодильником, действительно работают.
Вячеслав Касимов, директор департамента информационной безопасности Московского кредитного банка
Я привык измерять работу людей не по времени их присутствия в офисе, а по результатам. У нас есть трекинг задач, которые зарегистрированы в соответствующей системе и должны выполняться. По тому, насколько быстро продвигается дело, я могу понять, работает команда или нет. Есть, конечно, определенные зоны, связанные с операционной деятельностью. Там действительно важно, чтобы человек, ответственный за решение возникающих проблем, постоянно был на месте. Чтобы можно было контролировать это и информировать другие подразделения банка о том, что у нас происходит, формируется отчетность — кто сколько времени проводит в офисе либо в режиме удаленного подключения. Причем есть возможность не только отследить, что человек подключился в 9.00, а отключился в 18.00, но и проверить, как долго в этом промежутке он действительно был активен за своим компьютером. В любом случае для меня это лишь дополнительный контроль за командой. Основное, на что я ориентируюсь — трекинг задач.
Илья Балахнин, управляющий партнер консалтингового Агентства Paper Planes
В самом начале карантина мы в агентстве стали использовать сервис Clockify, в котором сотрудники самостоятельно замеряют, сколько времени тратят на ту или иную задачу, на какого клиента, а также является эта задача оплачиваемой (например, написание стратегии для клиента) или внутренней (например, участие в ежедневной планерке). Данные, которые мы стали получать, оказались очень полезны для принятия управленческих решений – теперь стало наглядно видно, какие проекты отнимают больше времени дорогостоящих специалистов, чем нужно, а какие, наоборот, меньше, какие внутренние совещания стоит оптимизировать, какие работы, прежде всего, нужно автоматизировать. Мы намеренно никак не привязывали показатели из трекера к вознаграждению сотрудников, декларируя, что это инструмент анализа и самоанализа для наших специалистов. Это дало свои плоды – многие сотрудники изменили свои подходы к организации рабочего дня и выступили с инициативами.
Борис Сысоев, Business Developer, основатель myresume.ru и testonjob.ru
По моему опыту любой жесткий контроль сотрудников всегда воспринимается коллективом негативно и приводит к негативным последствиям. К сожалению, еще из Советского Союза в нашей стране активно пропагандируется модель, когда людей оценивают по времени, проведенному за работой, а не по результатам этой работы. В частности, так происходит потому, что время оценить гораздо проще, для этого не нужны специальные методики, образование и склад ума.
Поскольку мои проекты работают в сфере HR, я вижу, что многие компании – особенно этим страдают малый бизнес и большой бизнес, нанимающий людей на начальные должности – злоупотребляют контролем сотрудников. Сотрудникам запрещают пользоваться мобильными телефонами, четко регламентируют рабочее время, фиксируют запущенные приложения, количество перерывов и т.д. Я даже знаю случаи, когда сотрудникам запрещали просто так выходить в туалет – для каждого составлялось индивидуальное расписание. Такое отношение практически всегда приводит к штрафам и огромной текучке кадров, что в итоге сказывается на бизнесе.
Так происходит потому, что у нас еще не умеют полноценно выстраивать рабочие процессы в новых условиях, особенно, на «удаленке». Нет начальников, которые умеют мотивировать и грамотно контролировать подчиненных. Единственным способом мотивации до сих пор считается депремирование, а не премии. Почему-то среди руководства бытует мнение, что сотрудник не должен зарабатывать, но должен сидеть с 9 до 18 без права пошевелиться по собственным делам. Отчасти это связано с очень тяжелой ситуацией на российском рынке. Отчасти – с отсутствием полноценного образования в сфере менеджмента и управления у начальников.
Даже если на начальном этапе трекер времени приводит к повышению продуктивности на удаленке, люди не роботы, они чувствуют усталость и давление со стороны руководства, что постепенно снижает их продуктивность. Многие специально перестают полноценно вкладываться, аргументируя это тем, что «раз начальство мне не довернет и так ко мне относится, я не буду напрягаться».
Я глубоко убежден, что прибыль любой компании зависит от сотрудников и их удовлетворенности работой. Более того, я не считаю, что, если человек проводит ровно 8 часов активно за компьютером, это значит, что он работает эффективно. Главное, чтобы человек выполнял поставленные задачи и был достаточно мотивирован, чтобы развиваться. Нельзя, чтобы человек работал на пределе своих возможностей, иначе он быстро перегорит, и придется искать ему замену.
Поэтому в своих проектах я всегда использую системы учета и контроля проектов и задач, а не времени. Для этого провожу еженедельные собрания, на которых выслушиваю проблемы и мысли своих подчиненных и коллег, ставлю задачи. Очень хорошо для этого подходят методики SCRUM, AGILE и Kanban, системы управления проектами. Причем они не просто позволяют контролировать задачи, над которыми работает коллектив. С их помощью гораздо проще премировать сотрудников, усилить или ослаблять направления, на которых не хватает людей, планировать долгосрочные цели. Да и сами работникам проще и интереснее выполнять свою работу – они четко знают, что именно они должны сделать за неделю, а главное, у них есть мотивация сделать больше – ведь это обязательно заметят и отметят.
Константин Рензяев, генеральный директор CorpSoft24
В самом начале пандемии мы осознали, что это надолго, и мир меняется. Начали искать инструменты по мониторингу рабочего времени удаленных сотрудников. Проанализировав ряд отечественных и зарубежных приложений, пришли к выводу, что все они имеют ряд недостатков. Как правило, они «заточены» под узкую целевую аудиторию (консалтеров, фрилансеров, разработчиков и т.д.), а также имеют ограниченный функционал.
Часть систем используют только автоматическую телеметрию, и вся активность сотрудника делится на полезную и вредную в соответствии с заранее установленными категориями. «Полезной» активность считается, когда сотрудник работает в информационных системах, указанных в категории «для работы». «Вредной» – когда сотрудник работает в информационных системах, не вошедших в категорию «для работы», например в браузере с неизвестным URL.
Другие, кроме телеметрии, используют функциональность счетчиков времени по задачам, но, вне зависимости от подхода к сбору данных, эти системы идеологически нацелены только на формальный учет отработанного времени.
В результате мы приняли решение разработать свой продукт, который сейчас используем в работе нашей компании.
Достоверность полученных данных обеспечивают: счетчики времени на активированной сотрудником задаче, телеметрия – автоматический сбор данных об активности сотрудника, такой как нажатие клавиш, движения мыши и пр. А также биометрическая идентификация «по лицу» сотрудника. Непрерывная биометрическая идентификация осуществляется в момент аутентификации пользователя и затем на протяжении всей работы в программе. Это защищает от попытки входа под чужим логином, подмены авторизованного пользователя (если авторизованный пользователь отошел, не заблокировав компьютер, а посторонний человек сел за его рабочее место и получил доступ в открытую программу). А также от подглядывания/фотографирования посторонним человеком содержимого экрана программы из-за плеча авторизованного пользователя, в момент его работы в ней. И регистрации под чужими данными.
Что касается отношения со стороны сотрудников, то ни из них не высказал негатива, все с готовностью откликнулись на призыв тестировать, а потом и на работу в системе. Понятно, что на старте были проблемы: технические сложности, баги, но мы их оперативно устранили.
Как изменилась продуктивность? По моим ощущениям, эффективность удаленной работы выше, чем в офисе, а с помощью программы всегда можно понять, кто чем занят, и спрогнозировать сроки завершения задач. Наличие учетной системы позволяет держаться сотрудникам в тонусе.
Ольга Тягунова, CMO AtTrack
Мы используем продукт собственной разработки AtTrack. Ранее мы использовали аналоги, но т.к. они не соответствовали всем нашим задачам, мы решили разработать собственный продукт для внутреннего использования, а теперь, проанализировав ситуацию, решили вывести его на рынок.
В трекере есть скриншоты, отслеживание активности, интеграция с таск-менеджером. Но при использовании тайм-трекера доверие между руководителями и сотрудниками выросло, и уже не обязательно использовать всю функциональность продукта.
Мы используем трекинг времени давно, и сотрудники компании адаптированы к данному инструменту и не относятся к нему негативно.
В тот момент, когда мы начали использовать трекинг времени, мы заметили существенное повышение уровня эффективности команды, и в настоящий момент она по-прежнему находится на стабильно высоком уровне.
Роман Хорошев, CEO JetLend.ru
Сразу скажу, что на старте мы отказались от, казалось бы, очевидной идеи – установить программы, отслеживающие активность сотрудников. И пока не пожалели об этом. Мы относимся к тому типу бизнеса, 90% сотрудников которого ранее работали в офисе. Теперь, при возобновлении деятельности, доля постоянных офисных сотрудников вряд ли поднимется выше 40%. Мы приняли решение, что после коронакризиса только 20% персонала будут обязаны посещать офис каждый день. У остальных планируется введение гибкого графика с возможным посещением офисе не более 1-2-х раз в неделю. Это позволит не потерять в производительности и сохранить гибкость.
Теоретически, большинство постиндустриальных бизнесов способны на 100% работать удалённо. Но пока “магия личного общения” весьма существенно повышает эффективность. Возможно, это рудимент, который уйдет в течение ближайшего десятилетия. VR-технологии точно должны этому поспособствовать.
Мы не используем какие-либо программы (трекеры), контролирующие деятельность сотрудников. Задачи в trello на недельный спринт и ежедневный отчет позволяют осуществлять контроль выполнения задач, при этом не перегружая сотрудников микроменеджментом.
