Лайфхаки онлайн-онбордингу співробітників у 2021 році

Минулий рік став випробуванням для HR-фахівців – потрібно було дуже швидко перейти в режим онлайн-найму, онлайн-онбордингу, онлайн-адаптації. Зустрічі онлайн стали буденністю, і після багатьох місяців пандемії добре, якщо ви регулярно бачите співробітника під час відеоконференції з увімкненою камерою. Але ще складніше тим, хто знайшов нову роботу – і ніколи не зустрічав свого роботодавця наживо. Чи є такі співробітники у вас у команді?

У нас є. І єдине, що рятує в цій ситуації і наш HR-відділ, і новачків – програма онбордингу.

Чому процес онбордингу сьогодні слід сприймати серйозно?

Перші 3 дні в компанії показують, чи залишаться співробітники працювати тут на найближчі 3 роки, за даними SHRM. 69% опитаних у 2019-2020 рр. заявили про те, що програма онбордингу, введена з перших днів їх роботи, допомогла краще зрозуміти компанію, адаптуватися та звикнути до атмосфери.

Але водночас 88% компаній у світі взагалі не займаються або мало розвивають свої адаптаційні програми, як показує дослідження Gallup у 2020 р. Такий великий розрив між попитом і пропозицією можна пояснити тим, що більшість компаній навчилося імплементувати в свою адаптацію окремі елементи – welcome- pack, підтримку в перші дні новачка в команді, постановку цілей на перших 1-on-1 зустрічах, наприклад. Але через пару тижнів все сходить нанівець – новачок має сам розбиратися в тому, як що влаштовано в колективі і компанії, лише отримує рідкісні повідомлення від HR: «Якщо треба, дзвони». І так – це типова картина для 2020-2021, коли при відсутності особистого контакту в багатьох випадках зв’язок втрачається.

Що таке комплексний онбординг?

Комплексний онбординг – важливий. І зараз – більш ніж будь-коли. Це не одноразове спілкування на першому тижні роботи, а регулярний зв’язок з постановкою OKR, урахуванням залучення та ефективності на випробувальному терміні, з 1-on-1 зустрічами на декількох рівнях менеджменту. І, звичайно, з програмою адаптації, яка все це об’єднає.

Комплексним онбордингом ми називаємо покрокову програму, своєрідний «курс молодого працівника», після проходження якого в новачка не залишиться жодних питань щодо того, як влаштована команда, організаційна структура, бізнес, навіщо це все існує, куди звертатися і яку роль відіграє особисто він.

5 лайфхаків онбордингу, які спростять життя новачка:

1. Welcome-book, де прописані місія, цінності компанії, її історія, політика відпусток і вихідних днів, правила, графік, інформація щодо онбордингу та оффбордингу, контакти співробітників і відділів.
2. Ментор або office buddy, можливо, не з числа співробітників його ж відділу, який допоможе адаптуватися, підтримає і допоможе зрозуміти атмосферу і культуру компанії – HCI досліджував, що 87% співробітників успішніші, якщо у них є такий наставник.
3. База знань, де зібрані всі необхідні новачкові шаблони документів, інструкції, гайди і статті, книги для розвитку та інша інформація, яка є у вільному доступі для персоналу – і до неї можна повернутися в будь-який момент.
4. Таскер і месенджери з чіткою системою спілкування – наприклад, ми спілкуємося в Slack, а дерево завдань компанії побудовано в ClickUp, який щодня оновлюється і ведеться усіма співробітниками.
5. Програма адаптації, де зібрані завдання і практичні елементи з вивчення процесу роботи – це квінтесенція всього перерахованого, щоб початківець не заплутався, який крок йому належить зробити наступним.

Круто, якщо у вас така онлайн-програма є, але якщо немає – сподіваємося, наш приклад надихне вас створити щось своє, унікальне і позитивне для нових колег.

Чек-ліст нашого HR-менеджера

Щоб врахувати всі-всі моменти щодо онбордингу новачків у 2021 році, ми склали чек-ліст, де розписані докладні завдання за етапами адаптації – що необхідно виконати:

• за тиждень до найму
• на преонбордингу
• на першому тижні
• після першого місяця
• після закінчення випробувального терміну

У нас завжди під рукою необхідні чек-лісти для оффлайн-співробітників і тих, хто працює у віддаленому режимі. До останніх ставлення особливе – 7 людей з нашої команди були найняті в період пандемії, і з більшістю ми поки що не бачилися особисто. Тому дуже ретельно стежимо, щоб все виконувалося вчасно.

Ось приклад з чек-ліста:
1 місяць:

• Відстежувати проходження онлайн-онбордингу
• Призначити 1-оn-1 після 1-го місяця роботи
  – з HR-менеджером
  – з лінійним керівником
• Зібрати перші враження про новачка від команди
• Проводити спонтанний зв’язок з новачком раз на тиждень
• Проводити зустрічі з ввімкненою камерою
• Відсвяткувати проходження онлайн-онбордингу

Які висновки ми зробили:

1. Адаптація в 2021 році неможлива без уніфікованого комплексного онбордингу. Йому необхідно приділити увагу, щоб підготувати всі необхідні матеріали та інструкції – максимально вкластися один раз і надалі тільки поповнювати новою інформацією.

2. Для онбордингу в 2021 році потрібні чек-лісти – добре, якщо у вас є список найважливіших завдань для HR.

3. Програма онбордингу – відмінний інструмент, щоб об’єднати розрізнені завдання в один зрозумілий усім процес, і, за відгуками наших новачків, він глобально полегшує входження в команду і роботу.

4. Важливо питати у співробітників зворотний зв’язок не тільки щодо робочих завдань та цілей, а й за впровадженими програмами адаптації, щоб розуміти, що подобається, а що – ні.

5. Важливо – спрощувати. Спрощувати бюрократичні процеси, з якими пов’язаний початок роботи, перші дні для новачка, спрощувати й автоматизувати те, що може бути автоматизовано. Особливо якщо це забирає багато ресурсів і часу, але життєво необхідно для залучення й ефективності співробітників – як процес онбордингу.

Источник : robota.ua