Must have: выходное интервью при увольнении

Зачем проводить выходное интервью?

• Причина почти любого увольнения по собственному желанию – какие-либо претензии к работодателю. Ещё больше недовольства может унести сотрудник, которого уволили. Если позволить человеку выговориться, дать понять, что его услышали, его замечания будут приняты к сведению и, возможно, помогут улучшить жизнь оставшимся коллегам, то впоследствии он будет распространять гораздо меньше негатива, обсуждая свой уход с родными и друзьями. Он с гораздо большей вероятностью не станет писать гневных отзывов на формах, обсуждать отрицательные стороны работы в компании на встречах в кадровых агентствах, а может вполне благожелательно отзываться о прежнем рабочем месте и рекомендовать его знакомым.
• Иногда, наоборот, сотруднику сделали предложение, от которого тот не смог отказаться, а вот начальство отреагировало на заявление об увольнении жёстко. Да и как тут смолчать: ищешь специалиста, обучаешь его, вкладываешь время, силы и душу, а он уходит, предатель! Тогда перед самым уходом сотруднику стоит дать понять, что это всё были эмоции, а на самом деле ему благодарны за вклад в работу компании. Достаточно случаев, когда, например, новый работодатель человека становился клиентом фирмы, с которой у него сохранились хорошие отношения.
• После увольнения человек обычно продолжает общаться с бывшими коллегами. Если у него сохранился неотработанный негатив, он будет их постоянно накручивать, подбивая последовать своему примеру.
• Выходное собеседование может стать кладезем полезной информации для hr-специалиста. Когда человек знает, что все мосты сожжены и терять ему нечего, он может искренне рассказать о своем отношении к руководству, о скрытых конфликтах и интригах, о «всамделишном» отношении сотрудников к принятой системе KPI, о том, как отличались его ожидания от работы и реальность и т.д. Попросите о конструктивной критике и вы её от души получите. А потом сможете сделать выводы и скорректировать политику найма или внутреннюю работу с персоналом, чтобы предотвратить следующие увольнения.
• Также интервью можно использовать, чтобы постараться удержать ценного сотрудника: выяснить причины, возможность их устранения, сделать контрпредложение. И сообщить, что дверь обратно для него всегда открыта (если это действительно так).

Когда проводить выходное интервью?

На этот вопрос есть три варианта ответа в зависимости от того, какие цели преследуются и какова причина ухода сотрудника:

1. В день получения заявления об увольнении. Естественно, главная задача беседы – обсудить причины такого решения и, если есть желание, постараться удержать нужного специалиста. На этом этапе ещё есть смысл делать контроффер, не забыв предварительно согласовать его детали с вышестоящим руководством.
2. В последний рабочий день сотрудника, после оформления всех бумаг и выдачи трудовой книжки.  Это уже беседа-прощание: сработаться не получилось, но давайте останемся друзьями. И расстанемся без претензий и недомолвок.
3. Через неделю после последнего дня работы. Такую выдержку стоит применять, если расставание прошло очень бурно. За неделю «свободного плавания» эмоции уволившегося сотрудника поутихнут и разговор может получиться достаточно конструктивным. Одно но: далеко не каждый человек захочет тратить несколько часов своей жизни, чтобы приехать в офис ради выходного собеседования. Поэтому его можно предложить провести по телефону.

Антон, начальник отдела снабжения: «С одной моей сотрудницей я дважды проводил выходное интервью сразу после того, как она клала заявление об увольнении мне на стол. Первый раз оказалось, что причина – предписание окулиста проводить меньше времени за компьютером. Девушку удалось уговорить остаться, перейдя на 4-хчасовой рабочий день с соответствующим сокращением зарплаты. Так как работоспособность у неё была высокая и за половину дня она успевала сделать столько, сколько остальные за весь день, компания от этого только выиграла.

Через несколько месяцев сотрудница принесла заявление второй раз. Теперь «допрос с пристрастием» не помог – она заливалась слезами, но причину не называла. Видимо, что-то не так случилось в личных отношениях с кем-то из коллег.

С остальными уходящими сотрудниками я беседовал в последний день: причины увольнения были известны, их уже ждали на новых местах, а способов удержать этих людей не было. Так что мы просто душевно прощались. То же самое с теми, кто ушёл из компании из-за сокращений и даже по моему собственному решению. Со всеми у нас сохранились хорошие отношения, мы иногда встречаемся, обмениваемся новостями и полезной профессиональной информацией, рекомендуем друг друга хедхантерам».

Кто должен проводить выходное интервью?

Идеальным считается вариант, когда одну беседу проводит непосредственный начальник, а вторую – HR-специалист. Первый лучше знает, как и над чем работал подчиненный, его сильные и слабые стороны, лучше может объяснить причины увольнения, если они лежат в области компетенций, может дать рекомендации, как развиваться в будущем. С HR-менеджером больше смысла беседовать о конфликтах в коллективе, перекосах в корпоративной культуре, недостатках системы мотивации и пр. Но в целом будет достаточно, если интервью проведёт кто-то один, например, только hr-овец, если сотрудник увольняется из-за того, что не нашёл общего языка с руководством. 

Что делать, если «кадровика» в компании нет, а с начальником человек в контрах? Тогда выходное собеседование может провести любой сотрудник, авторитетный для уходящего и вызывающий его доверие, в том числе генеральный директор.

Где проводить выходное интервью?

Строго в отдельном помещении и тет-а-тет; по возможности, на максимально нейтральной территории: в переговорной, в кабинете HR-директора (если там предусмотрено место, где можно пообщаться на равных, а не за рабочим столом), можно даже вместе выбраться на обед в какое-нибудь кафе, если сложившиеся с сотрудником отношения это позволяют.

Чем более свободную и комфортную атмосферу вам удастся создать, тем эффективнее пройдёт финальный разговор.

Какие бывают форматы выходного интервью?

Их всего два: личная беседа и анкетирование. Очевидно, что опросник гораздо менее эффективен – человек может воспринять его как пустую формальность и давать соответствующие ответы. Но даже он лучше, чем ничего: хот бы один из нескольких может подробно и искренне ответить на вопросы и дать хорошие подсказки для дальнейшей работы отдела персонала.

Как проводить выходное интервью?

Строгих рекомендаций здесь быть не может, так как каждая ситуация уникальна и каждый разговор может идти по своему пути. Единственное правило – не полагаться на импровизацию и заранее продумать сценарий такого важного разговора. Да, есть и второе правило – предельная тактичность и слегка отстраненная позиция, чтобы интервьюер сам не пошёл на поводу у эмоций и не ввязывался в неконструктивные дискуссии.

Когда сотрудник увольняется по собственной инициативе, то интервьюеру иногда нужно превратиться в Шерлока Холмса/Эркюля Пуаро (и далее по списку знаменитых сыщиков), чтобы не удовольствоваться фразами «ухожу, потому что нашёл другую работу» или «там больше платят». А вытащить на свет комбинацию реальных причин, почему человек занялся поисками другого работодателя.

Когда увольнение происходит по инициативе компании, то беседу лучше строить по принципу сэндвича: позитив – негатив – позитив. Благодарность за работу, перечисление успехов сотрудника и его положительных сторон – обсуждение причин увольнения – пожелание успехов, демонстрация уверенности, что человек сможет полностью раскрыться на более подходящем ему месте. Идеальный результат такого собеседования: бывший работник согласился с вашими доводами и признает, что так будет лучше для всех.

В целом те вопросы, которые стоит поднимать на выходном интервью, можно разделить на три категории:

1. Взаимоотношения внутри коллектива/отдела/с руководителем.
2. То, как человек воспринимал свою должность, обязанности, были ли ему интересны те задачи, которые приходилось решать, и результаты их выполнения. Видел ли он перспективы развития, как сам оценивает свои профессиональные успехи.
3. Ожидания сотрудника по поводу нового места работы: что он надеется получить там из того, что ему не хватило в вашей компании.

В любом случае уходящему работнику нужно дать выговориться, выпустить пар. Не стоит спорить с ним, даже если он в чём-то очевидно не прав и совершенно неправильно воспринимает некоторые ситуации.

Когда не стоит проводить выходное интервью?

• Ваши отношения с уходящим сотрудником настолько дружеские, что вы и так прекрасно знаете его отношение к компании и всю подноготную решения об увольнении. Если во время беседы вы не скажете друг другу ничего нового, то зачем тратить время? Лучше провести прощальное чаепитие, преподнести прощальную открытку/подарок и пожелать удачи на новом месте.

Источник