О телефонном тайм-менеджменте
Телефон по-прежнему является основным средством связи для малого бизнеса. Однако большая часть телефонных разговоров – это пустая трата времени. Вместо общения с нужными людьми мы тратим время на разговоры с операторами или автоответчиками. Телефон, как избалованная любимая кошка – вы не представляете без нее свою жизнь, а она порой ведет себя как хозяйка. Вот несколько советов по эффективному тайм-менеджменту телефонных разговоров.
Планируйте разговор заранее. Прежде чем звонить, определите основную цель и ключевые моменты разговора. Так вы не будете отходить от темы и не забудете выяснить информацию, которая вас интересует. Если вы хотите позвонить кому-то из вашей базы данных, постарайтесь выяснить как можно больше об этом человеке.
Звоните вовремя. Иногда нам по нескольку раз приходится перезванивать поставщикам, клиентам, подрядчикам. Не пытайтесь дозвониться до людей, которые недоступны. Сделайте соответствующие пометки в контактных данных, чтобы не тратить время впустую. Например, если вы знаете, что у человека обед, не звоните ему в это время.
Используйте быстрый набор, гарнитуру или громкую связь. Внесите номера, по которым вы регулярно звоните, в память телефона. Тогда вам не придется тратить время ни на поиски, ни на набор номера. По ходу разговора вам может потребоваться сделать заметки или что-то еще. Свободные руки помогут сэкономить много времени.
Используйте голосовую почту. Если вы попали на автоответчик, сообщите свой номер телефона и причину звонка. Например, «Это Сергей Плотников. Я звоню, чтобы обсудить ваш проект. Вы можете связаться со мной по телефону +7(012)3456789 во второй половине дня». Лучше повторить свой номер дважды.
Не перезванивайте по сто раз. Когда вы не можете до кого-то дозвониться, возникает желание перезванивать каждые полчаса. Но если вы оставили сообщение, нет необходимости тратить время на повторные звонки. Дайте человеку время (до конца рабочего дня), и он сам вам перезвонит.
Звоните всем сразу. По возможности делайте все звонки в одно время. Если вам нужно сделать десяток телефонных звонков, лучше прозвонить всех в течение часа, чем растягивать это на весь день. Кроме того, статистика утверждает, что дозвониться до людей проще всего с 8.00 до 11.00.
Договаривайтесь о звонках. Если вы звоните кому-то в первый раз, представьтесь, расскажите зачем вы звоните и спросите, может ли он сейчас разговаривать или предпочитает поговорить позднее. Это позволит сэкономить время, потому что в следующий раз собеседник будет готов к обсуждению вопроса.
