Правила планирования рабочего времени
1. Выделите для себя время
Делайте небольшие перерывы для того, чтобы остаться наедине с самим собой. Перерывы нужно делать на протяжении рабочего дня несколько раз, длительностью 10-20 минут. Закройте дверь, выключите телефон, прекратите работу за компьютером. Сядьте удобно, расслабьтесь и сконцентрируйтесь на дальнейшей работе. Подумайте — какие дела вам нужно сделать в первую очередь, какие можно сделать чуть позже. Максимально сосредоточьтесь, соберитесь и затем снова отправляйтесь в бой.
2. Для выполнения ответственных, важных задач выбирайте часы максимальной работоспособности
Вообще самые важные дела советуют делать с утра. Как правило, в эти часы человек бодр, активен, наиболее энергичен и ещё совершенно не чувствует себя уставшим. Но бывают и такие люди, у которых часы максимальной работоспособности не совпадают с утренними. Утром такой человек может чувствовать себя разбитым и вялым, а к примеру, в обеднее время или вечером — полным жизненных сил и энергии. В данном случае необходимо учитывать индивидуальность.
Каждый из нас знает свой организм, знает кто он: жаворонок или сова. Прислушайтесь к себе, определите время собственной наибольшей активности и посвятите это время выполнению особо важных дел, а остальные задачи распределите на оставшиеся часы рабочего времени.
3. Старайтесь избегать незапланированных встреч
Полностью исключить такого рода встречи у вас, разумеется, не получится. Ведь вы работатете на работе, среди людей. Только настроитесь на выполнение важной задачи, как кто-нибудь войдет и начинает отвлекать вас от работы. И даже если посетитель пробудет у вас всего лишь несколько минут, вам всё равно после его ухода понадобится время, чтобы снова сосредоточиться и собраться. Такие встречи существенно перебивают рабочий настрой.
Сведите незапланированные встречи к минимуму. Если к вам зайдёт кто-нибудь без предупреждения, вежливо объясните ему, что вы не можете в данный момент с ним побеседовать, поскольку работаете над очень сложной задачей. После чего предложите зайти немного позже, когда вы будете свободны.
4. Планирование телефонных звонков
Как и в случае с незапланированными встречами, осуществить стопроцентное планирование телефонных звонков вы не сможете. Но всё же кое-что на этот счёт сделать можно.
Наверняка вам знакома ситуация, когда телефон звонит буквально каждую минуту, раздражая и не давая сосредоточиться на решении важной задачи. Как же в такой шумной и нервной обстановке работать над запланированными делами?
Самое лучшее решение — это включить автоответчик. Тогда телефон вас не будет отвлекать и вы сможете сосредоточиться. Если вы не ждёте важного звонка, то можно телефон и вовсе отключить. Особенно если вы работаете над очень важным проектом, требующим максимальной концентрации внимания.
И ещё, с нужными людьми договаривайтесь о телефонных звонках заранее. При этом не забудьте оговорить время звонка и тему разговора, чтобы потом не тратить время зря.
5. Планируйте свое время
Каждое утро начинайте с составления плана рабочего дня (ещё лучше сделать это накануне вечером).Если у вас перед глазами будет лежать список рабочих задач на день, вы сможете с ними справиться гораздо легче. Сортируйте задачи, разбивайте их на более мелкие — тогда вы точно будете знать, что и в какое время вы должны сделать. Поступая таким образом, вы сможете наиболее рационально использовать свое рабочее время.
