Results not found

По вашему запросу ничего не найдено

Попробуйте отредактировать запрос и поискать снова

Офисная жизнь

Тайм менеджмент — программа обучения своими руками

Article Thumbnail

В статье описан процесс подготовки внутренней программы обучения по теме «Технология эффективного использования рабочего времени», подробно рассказывается обо всех этапах разработки программы: от прояснения потребностей в обучении и снятия сопротивления до оценки эффективности и проведения посттренинга.

Даны примеры Анкеты для выяснения актуальности и потребности в обучении, Программы обучения «Технология эффективного использования рабочего времни», состоящей из четырех занятий.

Статья будет интересна специалистам, занимающимся проведением внутреннего обучения сотрудников, а также всем менеджерам, интересующимся темамой эффективного управления временем.

Сейчас много говорят об очередной волне экономического кризиса, который способен отразиться на экономике России. Работодатели действуют в этой ситуации по-разному с учетом опыта пережитых событий 2008 – 2009 годов. Кто-то приостанавливает рекрутинговые процессы, кто-то готовится к ситуации сокращения штатов в компании, кто-то пересматривает бюджет расходов на персонал. В свою очередь, мы решили провести для сотрудников программу обучения технологии эффективного использования рабочего времени.

В случае кризисной ситуации навыки эффективного управления рабочим и личным временем помогут сотрудникам быстрее реагировать и приспосабливаться к изменениям, своевременно принимать важные решения, находить дополнительные временные ресурсы для деятельности, способной помочь удержаться компании на плаву.

Любое обучение должно базироваться на потребности в повышении уровня компетенций сотрудников, и свою программу мы начали с анализа потребности в формировании навыков эффективного использования рабочего времени у персонала. Для этого с сотрудниками была проведена индивидуальная беседа, а руководителям подразделений было предложено составить на каждого из своих подчиненных характеристику, отражающую уровень развития компетенций в области самоорганизации и рабочей эффективности.

 Ниже представлен бланк Анкеты, которым мы пользовались во время индивидуальной беседы с работниками:
«Уважаемый …………! В ближайшее время в нашей Компании планируется проведение внутреннего обучения по тайм менеджменту. Чтобы сделать программу обучения максимально эффективной, просим Вас заполнить эту небольшую, но очень полезную анкету. Это важно для приближения работы на предстоящих занятиях к условиям Вашей практической деятельности.

  1. Как Вы считаете, нужно ли сотрудникам нашей Компании развивать навыки эффективного использования рабочего времени? Почему?
  2. Как Вы можете охарактеризовать себя с точки зрения самоорганизованности?
  3. С чем у вас ассоциируется понятие время (это может быть образ, набор определений, рисунок).
  4. Хотели бы Вы развить свои навыки, чтобы более эффективно использовать свое рабочее и личное время? Почему для Вас это актуально?
  5. Какие из ниже перечисленных знаний, навыков по тайм менеджменту вы хотели бы получить? Почему?
Знания, навыкиОценка актуальности:1 – мин., 7 – макс.Почему для Вас это актуально?
Научиться понимать, какая часть рабочего и личного времени расходуется эффективно, а какая тратится «впустую».1234567 
Научиться анализировать причины потери времени.        
Научиться расставлять приоритеты в делах.        
Научиться ставить цели и задачи таким образом, чтобы достигать желаемого результата.        
Научиться методам эффективного планирования времени.        
Научиться мотивировать себя на решение трудных и проблемных задач.        
Научиться настраиваться на эффективное использование времени        
Другое          

6. Проходили ли Вы тренинги по тайм менеджменту ранее? Какие? Что Вам понравилось, а что – нет?
7. Приведите конкретные проблемные, трудные ситуации из Вашего опыта, которые, как вам кажется, можно было бы решить более эффективно, пройдя дополнительное обучение по тайм менеджменту.
8. Ваши пожелания организаторам обучения и бизнес-тренеру?

Благодарим за подробный ответ.»

Проанализировав данные анкет, результаты индивидуальных бесед с сотрудниками и характеристики от руководителей подразделений, мы определили, что:

  • большинство наших работников (94%) заинтересованы в повышении уровня самоорганизованности и развитии навыков эффективного использования времени;
  • для 84% сотрудников важно научиться эффективнее ставить цели и задачи;
  • 79% сотрудников хотят научиться анализировать причины потери рабочего времени и расставлять приоритеты в делах;
  • 68% работников испытывают трудности с самомотивацией;
  • 66% сотрудников имеют потребность в повышении компетенций в области планирования времени;
  • практически все руководители считают, что подчиненные им сотрудники способны увеличить уровень рабочей эффективности за счет сокращения потерь рабочего времени;
  • в Компании случаются ситуации, из-за которых затягивается принятие решений, что может привести к снижению лояльности клиентов и персонала к организации;
  • в Компании бывают ситуации недопонимания сотрудниками разных отделов друг друга, ситуации неправильного восприятия работы коллег из других подразделений, что негативно может отразиться на эффективности работы организации в целом.

Имеющиеся потребности персонала в формировании навыков эффективного использования рабочего времени и возможность кризисной ситуации задали нам ориентир для формулирования целей предстоящей программы обучения:

  1. Сформировать у сотрудников установку на эффективное использование рабочего времени.
  2. Сформировать у сотрудников навыки эффективной самоорганизации в рабочее время (навыки инвентаризации временного ресурса, навыки расстановки приоритетов в делах, навыки постановки рабочих целей и задач, навыки планирования рабочего времени, навыки самомотивации и самонастроя на решение трудных и проблемных задач).
  3. Мотивировать сотрудников ежедневно и активно применять знания по тайм менеджменту в работе.
  4. Сформировать и внедрить корпоративные стандарты эффективного использования рабочего времени.
  5. Повысить эффективность работы каждого сотрудника за счет сокращения потери рабочего времени.

Также мы решили, что программа обучения должна базироваться на следующих принципах:

  1. Принцип активного участия сотрудников в предстоящем обучении. Сотрудники должны быть максимально вовлечены как в процесс подготовки программы, так и в учебный процесс. Это позволит снять сопротивление сотрудников обучению и внедрению корпоративных стандартов, которые должны быть сформированы в результате обучения. Принцип активного участия будет способствовать принятию сотрудниками установок на эффективное использование рабочего времени, мотивирует людей к ежедневному использованию новых знаний и навыков в работе.
  2. Принцип «смешанной группы». При формировании групп мы решили не разделять сотрудников по подразделениям и должностям, а наоборот составить группы таким образом, чтобы в каждой из них были представители разных отделов и профессий, представители руководящего состава и исполнители. Это поможет нам сформировать единое «языковое и понятийное пространство» в компании, учесть особенности разных специализаций сотрудников, внедрить корпоративные стандарты на всех уровнях компании одновременно.
  3. Принцип многократного повторения материала. Сложные навыки, к которым относятся и навыки эффективной самоорганизации в рабочее время, можно отработать только в случае многократного повторения навыка на практике (в процессе тренинга и в работе). Поэтому курс обучения был разбит на еженедельные трехчасовые занятия с сотрудниками, каждое из которых направлено на формирование и отработку определенного навыка. При этом сотрудники смогут сразу применять полученные знания на практике, и если что-то не получается, на следующем занятии прорабатывать трудные и проблемные моменты.
  4. Принцип экономии издержек. Учитывая возможность кризисной ситуации, мы решили, что бюджет программы будет минимальным, поэтому программа должна быть организована посредством внутренних ресурсов без привлечения внешних тренеров.
  5. Принцип построения корпоративных стандартов «снизу вверх». Основным результатом программы должно стать внедрение корпоративных стандартов эффективного использования рабочего времени, но сотрудники должны сформулировать эти стандарты сами. В этом случае стандарты будут максимально учитывать специфику работы людей и приниматься ими, поэтому действительно «приживутся» и станут соблюдаться в компании.

Следующим шагом была разработка программы, направленной на обучение сотрудников технологии эффективного использования рабочего времени. 
Для нас было важно отразить в программе следующую информацию:

  • тема и задачи занятия
  • методы работы с участниками обучения
  • методы мотивации участников к усвоению знаний, навыков и использованию их в работе
  • планируемый результат занятия
  • критерии эффективности проведенного занятия
  • ответственные за разработку и организацию занятия лица
  • состав обучающихся сотрудников
  • сроки проведения занятия

Эта информация помогает понять, насколько программа соответствует заданным целям и принципам и не дает отклониться от выбранного маршрута.

Таким образом, у нас получилась следующая программа обучения (см. Таблица 1): 
Таблица 1. Программа: Технологии эффективного использования рабочего времени

Тема занятияЗадачи занятияМетоды работы с участниками обученияМотивация для участников к усвоению знаний и навыковПланируемый результатКритерии эффективностиОтветств. лицаСостав обучаю-щихсяСроки проведения
Хронометраж как способ инвентаризации рабочего времени и инструмент эффективного использования временного ресурса1)Помочь сотрудникам осознать и понять, какая часть их рабочего времени используется эффективно, а какая тратится «впустую».2)Научить сотрудников проводить инвентаризацию своего временного ресурса.3)Сформировать установку на эффективное использование рабочего времени.-Групповая дискуссия: «Что есть время?На что хотим его тратить?»-Хронометраж предыдущего дня.-Анализ  хронометража с точки зрения эффективности расходования времени.-Создание идеального дня с точки зрения управления временем.-Групповая дискуссия на тему «Как от реального перейти к идеальному?»-Упражнение«Договор с самим собой».-Домашнее задание на закрепление навыков.-Договор с самим собой.-Участие руководителей.- Домашнее задание к следующему занятию 1)У сотрудников сформирована установка на эффективное использование рабочего времени, снижение количества времени, расходуемого «впустую».2)В течение недели после занятия сотрудники ведут хронометраж рабочего времени с целью увеличения времени на решение важной рабочей задачи и минимизации расходов на один из своих «поглотителей времени»— Все сотрудники в течение недели после занятия вели хронометраж рабочего времени.- 80% сотрудников за неделю после занятия смогли увеличить количество времени на решение важной рабочей задачи и уменьшить расходы времени на один из своих «временных поглотителей».Должность, Ф.И.О. Должность, Ф.И.О. Дата, время
Расстановка приоритетов в делах.Целеполагание.1)Научить сотрудников анализировать причины потери рабочего времени.2)Научить сотрудников расставлять приоритеты в делах.3)Отработать навык постановки  индивидуальных рабочих целей и задач.4)Усилить установку на эффективное использование рабочего времени.   -Обсуждение результатов выполнения домашнего задания.-Дискуссия на тему «Причины потери времени»-Проективная игра на расстановку приоритетов.-Упражнение на формулирование индивидуальной рабочей миссии.-Анализ хронометража с точки зрения рабочей мисси, выделение важных дел в хронометраже.-Постановка приоритетных рабочих целей «Один день из моего профессионального будущего».-Упражнение на отработку навыка постановки рабочих целей и задач.-Мини-лекция«Метод структурированного внимания»-Домашнее задание на закрепление навыков-Приз по результатам выполнения домашнего задания (лучший показатель по увеличению времени на решение важной задачи)- Результаты хронометража- Применение новых навыков в рабочих ситуациях- Участие руководителей- Домашнее задание к следующему занятию 1)У сотрудников  усилена установка на эффективное использование рабочего времени.2)Каждый сотрудник сформулировал и прописал для себя рабочую миссию и долгосрочные, краткосрочные цели и задачи.3)В течение недели после занятия сотрудники расставляют приоритеты в делах и используют рабочее время, с учетом  рабочей миссии и приоритетных рабочих целей и задач. Для контроля сотрудники ведут хронометраж рабочего времени.— Все сотрудники за следующую после занятия неделю смогли увеличить количество времени на решение важной рабочей задачи и уменьшить расходы времени на один из своих «временных поглотителей».Должность, Ф.И.О.Должность, Ф.И.О.Дата, время
Техники планирования.Методы самомотивации. 1)Познакомить сотрудников с методами эффективного планирования рабочего времени.2)Помочь сотрудникам подобрать для себя индивидуальную тактику планирования времени.3)Сформировать навыки ежедневного планирования времени.4)Сформировать у сотрудников навыки самомотивации для  решения сложных задач и борьбы с «промедлениями».-Обсуждение результатов выполнения домашнего задания,повторение пройденного материала.-Упражнение, закрепляющее установку на планирование-Мини-лекция «Методы эффективного планирования».-Упражнение на отработку техники индивидуального планирования рабочего времени.-Лекция – дискуссия «Методы самомотивации»-Упражнение на закрепление полученных знаний и отработку навыков самомотивации.-Домашнее задание на закрепление навыков.-Домашнее задание – предложения для  проекта «Корпоративные стандарты тайм менеджмента»-Презентация участниками результатов домашнего задания- Участие сотрудников в лекции-дискуссии- Применение новых навыков в рабочих ситуациях-Домашнее задание к следующему занятию 1)Каждый сотрудник подобрал для себя технику планирования рабочего времени, в течение недели после занятия использует ее с целью повышения рабочей эффективности.2)Каждый сотрудник в течение недели после занятия решил (или начал решать) сложную (глобальную, неприятную) задачу, используя техники самомотивации. Для контроля сотрудники ведут хронометраж рабочего времени. -Руководители отмечают положительную динамику в области рабочей эффективности сотрудников по установленным показателям-Все сотрудники в течение следующей недели смогли увеличить количество времени на решение важной рабочей задачи и уменьшить расходы времени на один из своих «временных поглотителей».- 80% сотрудников смогли в течение следующей недели решить сложную задачу, решение которой раньше откладывалиДолжность, Ф.И.О.Должность, Ф.И.О.Дата, время
Корпоративные стандарты тайм менеджмента1)Повторить полученные ранее знания2)Разработать корпоративные стандарты тайм менеджмента.  -Обсуждение результатов выполнения домашнего задания,повторение пройденного материала.-Дискуссия на тему «Корпоративные стандарты эффективного использования рабочего времени»-Презентация предложений участников по проекту «Корпоративные стандарты тайм менеджмента»- Принятие общих стандартов тайм менеджмента и документальное их закрепление.-Призы по результатам выполнения домашнего задания, лучшие примеры и результаты использования техник планирования, самомотивации- Презентация участниками задания по проекту «Корпоративные стандарты тайм менеджмента».-Участие руководителей  1)Сформированы и прописаны корпоративные стандарты управления временем.-Спустя месяц после занятия, руководители отмечают положительную динамику в области рабочей эффективности сотрудников по установленным показателям,- Сотрудники используют в работе отработанные техники, каждый может отметить свои положительные результаты.-Действуют принятые стандарты управления временем. Должность, Ф.И.О. Должность, Ф.И.О. Дата, время

Планируемый результат и критерии эффективности были выделены для каждого из четырех занятий и отражены прямо в программе. Таким образом, мы можем контролировать соответствие результатов заданным целям и своевременно принимать решения по коррекции программы.

Итак, мы понимаем цели обучения, у нас есть принципы, на которых оно базируется, разработана программа, выделены ответственные за процесс обучения лица, сформирован список обучающихся, значит, самое время переходить к реализации.

О том, что планируется проведение программы по тайм менеджменту, все сотрудники были проинформированы в процессе индивидуальной беседы, основной целью которой было уточнить потребности в обучении. И все же, за две недели до начала мы провели общую презентацию программы обучения для всех работников. Мы еще раз озвучили решение о проведении обучения, рассказали о целях и принципах программы, о том, каким образом будет проходить планируемое мероприятие, какие вопросы на нем будут обсуждаться, заручились поддержкой сотрудников в данном проекте. 

Кроме этого, мы запланировали проведение ряда посттренинговых занятий, первое из которых должно пройти через месяц, после окончания программы обучения и утверждения в компании корпоративных стандартов тайм менеджмента. В рамках этих занятий мы сможем оценить степень усвоения знаний и навыков, полученных во время обучения, повторим ключевые моменты проведенной программы, получим обратную связь от сотрудников и руководителей по внедренным стандартам, разберем ситуации, в которых применение новых знаний и навыков на практике было затруднительно, поработаем над барьерами.

Понять, эффективна была программа по тайм менеджменту или нет, мы сможем через год, оценив результаты работы каждого сотрудника, подразделений, компании в целом по динамике показателей деятельности и удовлетворенности персонала в компании. Это мы сможем сделать в рамках плановой оценки персонала.

Через десять дней стартует наша программа, мы ждем от нее положительных результатов, даже ошибки, которые возможны, мы сможем использовать как примеры и стимульный материал при построении аналогичных программ в будущем.

Если наступит кризисная ситуация, наши сотрудники будут готовы максимально эффективно использовать свое рабочее время, единое «понятийное пространство» поможет быстро принимать решения и подстраиваться под сложившуюся на рынке ситуацию, сплочение коллектива и позитивный настрой, полученные во время обучения, сгладит отрицательные и стрессовые моменты работы.

Если же ситуация в российской экономике будет стабильна, проведение данной программы поможет нам выйти на новые рубежи, повысить показатели работы за счет повышения рабочей эффективности каждого из наших сотрудников.


Источник