Тайм-менеджмент: управляем не временем, а решениями
Что такое тайм-менеджмент?
Это не об управлении временем. Это об управлении решениями и своей эффективностью. Цель тайм-менеджмента – упрощать. Это стратегии, помогающие сокращать объем работы, структурировать время, а главное – правильно расставлять приоритеты. Это о решениях, которые приблизят вас к глобальной цели и пониманию того, что на самом деле не нужно делать вообще. На что потратить следующий час, день, неделю? Тайм-менеджмент – это всегда выбор.
Это техники и методы управления ресурсами и решениями. Это самоорганизация и управление собой. Это то, что помогает правильно распоряжаться временем, сохранять фокус и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Управление временем – сложный процесс, являющийся комбинацией нескольких ключевых компонентов.
- Приоритезация. Чтобы выполнить задание, необходимо определить уровень его сложности, срочности и важности.
- Планировка. Чтобы выполнить задание, необходимо выяснить, когда его нужно сделать и сколько времени на это нужно.
- Структурирование. Чтобы выполнить задание, необходимо понять, как отслеживать его выполнение и оценивать результаты.
Самые эффективные методы тайм-менеджмента
Четкие дедлайны. Определенные сроки выполнения задачи – это ограничительные механизмы, создающие для мозга условия выживания. Они стимулируют работать быстрее, помогают противостоять прокрастинации и заставляют все же начать. Интересный факт: работают даже самостоятельно установленные дедлайны. Однако предпочтение отдаем внешним – тем, которые установлены кем-то другим.
Каждому делу – свое время. Многозадачность – враг эффективности и ловушка тайм-менеджмента. Нам кажется, что выполнение нескольких задач одновременно экономит время и помогает успевать больше. Однако режим мультизадачности в интеллектуальной работе не работает. Если мы сосредоточены только на одном деле в один промежуток времени, мы его лучше выполняем, повышаем нашу производительность и достигаем лучших результатов.
Принцип девяти дел. В основе метода – концепция иерархии задач. В течение дня мы должны выполнить одно большое задание, три задания меньшего объема и пять мелких. Важно: учитываем не только рабочие таски, но и домашние дела.
Матрица Эйзенхауэра. Тайм-менеджмент – это о четкой системе и приоритете. Один из методов – градация текущих и будущих задач по категориям в зависимости от степени важности и срочности.
- Важные и срочные – сделать. Это дела с дедлайнами.
- Важные и несрочные – запланировать. Это задача без четкого срока выполнения, которую нужно планировать заранее, чтобы не забыть.
- Неважные и срочные делегировать. Это рутинные дела, исполнением которых можно пожертвовать в пользу важных и срочных задач.
- Неважные и несрочные – удалить. Занятия, не несущие пользы и ценности. Их нужно контролировать или отказаться от них совсем.
Распределение большой задачи на две части. Глобальное дело пугает нас объемом. Как пугает белый лист. Нам сложно приступить к выполнению, потому что фронт работ кажется необъятным. И чтобы немного обхитрить мозг, необходимо разделить большое дело на отдельные этапы и шаги, выполнение которых не кажется такой невыполнимой миссией. Добавляем конкретику, которая помогает видеть задачу более четко, а также дает понимание того, с чего начинать и в каком направлении двигаться.
Сложные VS мельчайшие дела. Мы привыкли, что самые сложные и неприятные дела следует выполнять первыми. Утром мозг еще не слишком нагружен, поэтому нам проще справиться с трудными и объемными задачами. А после таких дел все остальные будут казаться совсем несложными. Однако существует и противоположная этому методу стратегия – делайте мелкие задания, для выполнения которых требуется несколько минут, первыми. Это поможет быстро избавиться от большого количества дел, и вы не будете думать, что у вас множество нерешенных задач. Выберите подходящий подходящий подход и придерживайтесь его при планировании.
Как добиться идеального тайм-менеджмента? Всегда понимайте, к какой цели вы идете, и принимайте такие решения, которые приближают вас к ней. И проживайте каждый день не только с пользой, но и с удовольствием.
