Внедрение KPI — с чего начать? И как оценить эффективность
Два больших вопроса про KPI: «С чего начать внедрение?» и «Правильные ли в итоге выбраны показатели?»
1. Начать внедрение KPI стоит задав себе несколько правильных вопросов и ответив на них. Какие это вопросы? Читайте в статье.
2. Еще одна дилемма. Правильно ли выбраны показатели? Казалалось бы все учтено, но сомнения все равно одолевают. Ведь были альтернативные варианты. Может они будут эффективнее? На чем в итоге остановиться? Как еще проверить себя? Взгляд то уже «замылен».
В статье приведен перечень вопросов, которые помогут посмотреть на показатели под другим углом и окончательно определиться с внедряемыми KPI.
Разработка KPI это многогранный творческий процесс. Компании, работающие без KPI задаются вопросом: «С чего начать?» Компании, разработавшие KPI и находящиеся на стадии внедрения спрашивают себя: «А правильные ли показатели в итоге мы выбрали?» Этот же вопрос возникает у компаний, уже внедривших KPI. Может быть эффективнее было использовать другие KPI, ведь варианты у нас в процессе разработки были?
Попробую дать ответ на эти два вопроса.
1. ВНЕДРЕНИЕ KPI — С ЧЕГО НАЧАТЬ?
Прежде чем внедрять, определитесь зачем? Сформулируйте для чего вам система KPI. Какие задачи бизнеса вы хотите решить при помощи новой системы? Как вы это будете измерять, как поймете что достигли поставленных результатов. Самое простое обоснование для внедрения KPI это повышение производительности труда. Производительность труда считается как отношение выручки компании на количество работающих сотрудников. И если после внедрения KPI выручка на одного сотрудника растет, то и цель внедрения достигнута.
Чтобы КПЭ (ключевые показатели эффективности) работали, они должны двигать компанию к достижению основных задач (целей). А это всегда индивидуально. Нельзя просто взять и скопировать систему KPI.
Одни компании на стадии активного роста продаж и захвата рынка, другие нацелены максимизировать прибыль, третьи работают на капитализацию. Отсюда ключевые показатели отделов и сотрудников будут порой диаметрально противоположными у похожих по размерам компаний, работающих в одной отрасли.
Когда внедрять? Когда готовы. Есть понимание руководства для чего. И решимость. Внедрение системы премирования по ключевым показателям, как любой процесс изменений на предприятии связан со сложностями. Но чем раньше, тем лучше. Лучше сделать с ошибками, чем не сделать совсем. Компании, стоящие на месте, всегда проигрывают конкурентам.
Не надо бояться ошибиться. Лучше внедрить с ошибками. Устранить их, получить опыт и в итоге положительный результат. Чем не сделать совсем. Постоянно находя причины, почему сейчас «не лучшее время для внедрения»: конец квартала, годовые планы горят, надо готовиться к выставке, проверка налоговая, штат не укомплектован и так далее. Продолжите сами, ведь таких отговорок сотни, а может и тысячи.
2. ПРАВИЛЬНЫЕ ЛИ ПОКАЗАТЕЛИ ВЫБРАНЫ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ?
Часто при разработке KPI задаешься вопросом: «Правильно ли выбраны показатели?» Казалось бы, все учтено, но сомнения все равно одолевают. Предлагаю пул вопросов, своеобразный чек-лист, который позволяет провести дополнительную проверку, выбранным для внедрения KPI:
А) Является ли измерение важным? Связан ли работник с этим показателем? Можно ли получать данные хотя бы раз в неделю? Если вы прекратите отслеживать эти данные, заметит ли это кто-нибудь? Если этот параметр улучшить, повлияет ли это на результаты подразделения или компании в целом?
Б) Сложно ли это все измерять? Если на измерение уходит более 15 минут в день, возможно не стоит это делать вообще. Лучше оценивать те данные, которые уже собираются сейчас.
В) Поймут ли сотрудники, что именно измеряется? Например, возврат инвестиций, EBITDA, срок задержки оплаты счетов, коэффициент соотношения собственных и заемных средств, — большинству рядовых сотрудников будут не понятны. Самые эффективные параметры формулируются просто, лучше всего считать штуками. Потом деньгами. Потом процентами.
Г) Сформулированы ли параметры измерений в позитивных терминах? Если можно измерить отсутствие, значит можно измерить и присутствие. Измерять правильнее присутствие. Отслеживайте поставку вовремя, а не опоздание. Лучше чтобы люди стремились достичь цели, а не избежать ошибки. Если будете собирать информацию о нежелательном, люди не смогут понять, что от них требуется. Измерения должны быть честными и основанными на фактах.
Ответьте на эти вопросы во время разработки KPI, проверьте выбранные показатели «на вшивость». Есть вероятность, что некоторые из них вы измените или вовсе выберете другие. Удачи, ведь как гласит японская поговорка: «Преодолевает путь идущий!».
