Зачем бизнесу нужны встречи 1:1
Что такое 1:1 встречи?
Встречи 1:1 (или 1-on-1) — неформальное, регулярное тет-а-тет общение менеджера с сотрудником, во время которого обсуждаются проблемы, потенциал, приоритеты и обмениваются обратной связью. Это уникальная возможность для руководства и подчиненных пообщаться в свободной форме и заложить основу доверительных и продуктивных отношений.
Преимущества 1:1 для руководителя
Встречи 1:1 — это важный инструмент для руководителя, который позволяет всегда быть в курсе жизни компании и сотрудников, а также:
1. Повышать продуктивность
Не все работники компании изначально умеют правильно расставлять рабочие приоритеты. Регулярно обсуждая занятость сотрудника, вы можете корректировать, направлять и подсказывать, в какой очередности решать задачи для достижения высоких показателей. Исследование Google Project Oxygen показывает, что сотрудники, с которыми чаще обсуждают их результаты работы, имеют более высокие показатели эффективности.
2. Выстраивать доверительные отношения с сотрудником
Хорошие отношения с сотрудниками не возникают сами по себе. Над ними необходимо работать. Регулярные 1:1 встречи позволяют продемонстрировать сотруднику, что вы его слышите, понимаете, на его стороне и готовы помочь в решении проблем.
3. Разумно распоряжаться рабочим временем
Спустя некоторое время после старта 1-on-1 встреч менеджеры замечают, что количество индивидуальных незапланированных обращений сокращается. Подчиненные знают, что все предложения и вопросы можно обсудить во время ближайшего 1-on-1. Это позволяет экономить время руководителя и не отвлекаться во время рабочего процесса на сотни сообщений и обращений.
4. Своевременно получать обратную связь
Личное общение всегда более открытое и искреннее, чем во время групповых встреч. Наедине сотрудник может поговорить с руководителем практически о любых нюансах, высказаться о негативных сторонах рабочего процесса, атмосфере в компании, возможных конфликтах с коллегами, стиле управления и т.д. Благодаря этому руководитель всегда будет в курсе жизни команды, каждого сотрудника и сможет вовремя предотвратить возможные конфликты и разрешить проблемные ситуации.
Преимущества 1:1 для сотрудника
1-on-1 встречи важны не только для руководителей, а и для сотрудников. И вот почему:
1. Быстрое решение вопросов
У сотрудника из-за занятости или недоступности руководителя не всегда есть возможность подойти и обсудить накопившиеся личные и рабочие вопросы. Благодаря 1:1 работник всегда сможет донести свою точку зрения и решить задачу, которая требует внимания начальства.
2. Карьерный и профессиональный рост
1-on-1 встречи — это идеальное место, чтобы поговорить с руководством о планах, узнать о своих перспективах в компании и разобраться, что делать для достижения цели.
3. Легкий онбординг
1:1 помогает новым сотрудникам установить отношения со своим менеджером и лучше понять, как работает бизнес, получить рекомендации по карьерным целям и вопросам.
4. Удовлетворенность работой
По данным исследования с 38 тыс. работников, сотрудники, у которых выстроены доверительные отношения с начальством, чаще сообщают об удовлетворенности жизнью и лояльности к работе.
Почему встречи 1:1 часто не работают?
1-on-1 встречи могут помочь укрепить вашу компанию и сделать отношения между сотрудниками и руководителями более доверительными. Но иногда бизнесу так и не удается добиться желаемого результата. Вот несколько причин, почему 1:1 не работает:
- Старт без ознакомления. Большая ошибка менеджеров — поставить сотрудников перед фактом, что теперь будут проводиться 1:1 встречи. Работники с осторожностью и недоверием могут отнестись к таким нововведениям, и общение будет не столь эффективным.
- Невнимательность во время встречи. Чтение сообщений в телефоне или задач в ноутбуке — знак, что руководителю не столь важно, что говорит сотрудник. Как результат, работник не захочет искренне общаться.
- Встреча без подготовки. Если участники встречи не готовы: предварительно не составляют вопросы, темы для общения, проблематику — то общение превращается в 20-40-минутный разговор без цели.
- Отсутствие заметок. Если менеджер не делает записи во время встречи о договоренностях, задачах, то в будущем ему будет сложно отслеживать результат работы сотрудника.
- Превращение встреч в обновление статуса. Часто менеджеры говорят только о прогрессе задач, а не о членах команды.
- Слушать, но не слышать. Иногда сотрудникам сложно рассказывать о проблемах или неудовлетворенности, и они могут отвечать короткими фразами. Задача руководителя — помочь сотруднику с помощью дополнительных вопросов раскрыть проблему.
- Планирование встреч в памяти, а не в календаре. Если не отводить для 1:1 времени в календаре планирования, то место встреч займут другие задачи и митинги.
Как проводить встречи 1:1?
Вы готовы уже проводить встречи 1:1? Мы двумя руками поддерживаем ваш выбор, но предварительно хотим ознакомить с рекомендациями по правильной организации 1-on-1 встреч. Ознакомьтесь с ними, и, мы уверены, у вас все получится!
Частота 1:1 встреч
Рекомендуем проводить 1-on-1 встречи регулярно 1-4 раза в месяц. Нечастые встречи не дают системности и результативности. Вот минимальная частота и продолжительность встреч, рассчитанная согласно количеству людей в подчинении менеджера которую рекомендуем проводить:
Локация 1:1 встреч
Главное отличие 1:1 от бизнес-встреч — это неформальное, расслабленное общение. Поэтому вы можете отойти от классической локации (офиса) и время от времени проводить встречи в парке, кафе или ресторане. Новое место может помочь открыть новые грани вашего общения и укрепить профессиональные отношения.
Информирование сотрудников
Предварительно расскажите своим сотрудникам, что вы с определенного числа планируете проводить 1:1 встречи. Расскажите подчиненным: что это, как проводится и, главное, зачем: например, чтобы ближе познакомиться с каждым членом команды, узнать о возможных проблемах, обсудить карьерный рост, получить отзыв о работе сотрудников и руководителя, задать волнующие их вопросы и т.д. В противном случае, сотрудники могут негативно отреагировать на вашу инициативу.
Планирование 1:1 встреч
Чтобы встреча прошла максимально продуктивно составьте небольшой план, которому вы будете следовать во время и после общения с сотрудником. Например:
- Приветствие. Чтобы настроиться на разговор, начните общение с вопросов о самочувствии, настроении и делах сотрудника.
- Темы встречи. Озвучьте вопросы, которые хотите обсудить с сотрудником.
- Этапы выполнения проектов. Уточните у сотрудника, как работается ему над задачей и каковы успехи.
- Анализ работы сотрудника.
- Фидбек о работе сотрудника, какие плюсы и минусы были замечены.
- Итоги встречи.
- Планирование в календаре новой 1:1 встречи.
- Укрепление отношений. Задайте сотруднику личные вопросы: о семье, увлечениях, планах на праздники, отдыхе и т.д.