HR аналитика — не самое популярное направление в работе HR
Сайтов про HR много. Это только ваше решение. Для остальных я бы хотел поделиться несколькими мыслями про HR аналитику и сделать это я бы хотел с точки зрения рационального и разумного управления персоналом.
И прежде всего давайте определимся, что под HR аналитикой я подразумеваю. Итак, HR аналитика — это система информации о персонале компании, которая регулярно собирается и обрабатывается и на основании которой руководство компании принимает решения или оценивает эффективность принятых ранее решений. В информацию о персонале входит информация о численности и структуре персонала, расходах на персонал и эффективности их использования, эффективности работы персонала компании и т.п.
На мой взгляд без выстроенной системы HR аналитики вся HR функция представляет собой какой-то незаконченный вид. Работа кипит, а к чему эта работа приводит непонятно. Кто бы что не говорил, но HR представляет собой точную науку и многие впечатления можно проверить и оценить с помощью цифр. Одних ощущений уже недостаточно, с системой HR аналитики у вас получится «управлять по приборам». Но в тоже время помните о том что «цифры не врут, но бойтесь дураков, которые их используют». К чему это я? А к тому, что только ваш опыт, ваше знание компании, ваше желание быть для компании полезным плюс цифры могут дать вам представления о ситуации в компании и позволит принять правильное решение.
А пока во многих компаниях, если мы говорим про HR аналитику её либо нет вообще (так отдельные стоп кадры по тому или иному показателю не связанные между собой, да еще и за несопоставимые периоды) или же ситуация как в анекдоте про приборы (если не знаете этот анекдот напишите мне, я вам его напомню).
Ну а теперь как и обещал несколько мыслей по поводу HR аналитики.
1. Прежде всего начните с того, чтобы всю эту систему HR аналитики выстроить. Пусть вас не пугает слово «система». Вы должны четко понять какая информация вам нужна с какой целью её собирать, какие решения на её основании могут быть приняты, на что обратить внимание при сборе, как часто делать срез, какие формы и т.п. Предлагаю всю эту информацию разделить на 3 группы: критически необходимая (прямо сейчас!); информация, которая нужна, но может подождать; информация которую хотелось бы иметь. Но соблюдайте «разумную достаточность». Нельзя объять не объятное, да и на самом деле вам нужно не так много данных. Не забудьте посмотреть то, что уже есть. Возможно время тратиться, а толку от этого никакого нет, тогда смело от этого отказывайтесь и заменяйте нужным.
2. Проект по построению системы HR аналитики начинайте именно с HR службы, с той информации, которая может быть легко получена внутри самой HR службы (из баз данных, из программ; из отчетов и т.п.). Обязательно изучите свои существующие возможности, чтобы четко знать какой информацией вы уже владеете и чтобы вас никто не смог обвинить в том, что вы не знаете «матчасть».
3. И только после предыдущего шага подготовленный проект по HR аналитике нужно будет «продать» руководству компании и руководству подразделений участвующим в его реализации, а это как минимум ИТ служба и финансовая служба. Как продать? Только тем какую пользу это принесёт компании и им (как руководителям подразделений) лично. Вам могут возразить, что они и без вас смогут достать любую информацию из компьютерных систем (и это правда!), но объясните, что только вы сможете на основании этой информации сделать правильные выводы как для подразделения, так и для компании. Поэтому подумайте действительно ли это так (приведите наглядные примеры), если нет, то попробуйте «продать» проект по-другому. Ищите союзников в лицо топ менеджеров, но не обещайте того, чего вы действительно не готовы, не можете или не будете делать.
4. Как я уже писал выше ценность HR аналитики в системном подходе и регулярной работе с информацией. Если вы периодически делаете стоп-кадры по той или иной HR функции, но даже не тратите время на то, чтобы каким-то образом их собирать, а тем более понять что это даёт, то никакой системы HR аналитики у вас нет. Никто конечно не мешает вам рапортовать руководству компании, что вы запустили проект по HR аналитике, но это останется на вашей совести, пользы компании от этого никакой, да и вам от этого толку чуть.
5. Еще один важный момент даже если вы регулярно отслеживаете динамику какого-то из показателей, то я бы всё равно предостерёг вас от громких заявлений про аналитическую работу внутри HR службы. Аналитика это не только сбор информации и констатация фактов. Аналитика это скорее понимание причин происходящего при помощи цифр, а также прогноз развития ситуации. Если вы всё это делаете, тогда можно говорить о построении системы HR аналитики, пускай в начале это будет всего лишь несколько показателей.
6. Я бы рекомендовал вам, чтобы HR аналитика была собрана в одном месте. Отдельное ли подразделение внутри HR службы или отдельный сотрудник (всё зависит от объёма информации, размера HR службы и т.п.). Такое решение более полезно для компании как минимум по 3-м причинам:
— Квалификация этого сотрудника должна быть высокой, он должен иметь достаточный опыт в управлении персоналом, отлично знать компанию и понимать процессы происходящие в ней. Такого сотрудника проще найти внутри HR службы или за пределами компании, чем это будут делать сами «узкие» специалисты наряду с основной своей работой. В этом случае что-то будет страдать.
— Когда каждый «узкий» специалист готовит информацию самостоятельно, есть опасность того, что важная информация может остаться вне поля зрения, и не обязательно по злому умыслу (хотя, к сожалению, и такой вариант не исключен).
— В этом случае можно будет обеспечить регулярную работу с информацией, а не время от времени или в свободное от основных обязанностей время (его, как правило, нет).
7. Не думайте о том, что построение системы HR аналитики не возможно без внедрения какой-нибудь ERP системы. Я уверен, что систему HR аналитики можно построить на основе того, что есть, главное понимание того, для чего вы хотите эту систему выстроить (без такого понимания её построить точно не получится). И кроме того, я знаю немало примеров того, когда от наличия мощной ERP системы HR службе нет никакой пользы, потому что ERP системы в компаниях очень часто внедряются без учета потребностей HR службы (до внедрения отдельных HR модулей дело тоже доходит не очень часто) да и если по честному у многих HR служб нет желания, чтобы разобраться в том как можно соединить потребности HR службы и возможности, которые предоставляют ERP системы. Им так проще делать вид напряженной и героической работы.
8. При построении системы HR аналитики всегда помните о потребителях этой информации, выходящая информация должна быть понятна и прозрачна, однозначно трактуема. Уже на стадии построения системы этому вопросу нужно уделить достаточно внимания. Я помню на заре своей карьеры наш руководитель требовал от нас особое внимание уделять названию и шапке таблиц, названия диаграмм. Иногда по много раз они возвращались на доработку пока однозначно не становилось понятно какая информация представлена, за какой период и т.п. Но с тех пор этот навык засел навсегда, его же я передавал уже своим подчиненным. Поэтому любая информация, которая выходит из HR службы должна быть понятно не только для узких специалистов (это касается не только HR аналитики), а потому обязательно потратьте время и на это.
9. Рамки статьи не позволяют перечислить все возможные показатели, которые должны быть в поле зрения HR службы, да и приоритеты каждой компании разные. Поэтому я ограничусь лишь некоторыми примерами из возможных показателей, которые должны быть «под контролем» HR службы. Список вы сможете дополнить под свою компанию (я надеюсь вы это легко сможете сделать):
— Численность персонала (всего и по подразделениям; заполнение вакансий).
— Структура персонала (возраст, образование, количество руководителей; структура по стажу работы, предыдущий опыт работников и т.п. важные для вас критерии).
— Текучесть персонала (в целом по компании; по подразделениям; по должностям; по стажу; по причинам увольнения и т.п.).
— Структура расходов на персонал (в нужном для компании разрезе и степени детализации).
— Сумма и состав ФОТ, его структура.
— Заработная плата (по компании в целом; по подразделениям; по должностям и профессиям; по стажу работы; по результатам работы и т.п.)
— Выполнение KPI.
10. Если вас смущает перспектива выделения или найма под эти задачи отдельной единицы, то я думаю, что эта дополнительная единица поможет вам сэкономить время и энергию, чтобы не заниматься тем, что не нужно или бесполезно для компании. Выстроенная система HR аналитики сможет вам в этом помочь.
11. Я знаю, что многие HR службы работают так как будто завтра последний день, мечутся из одной крайности в другую, но даже в этом случае, если они начнут выстраивать систему HR аналитики у них появится возможность взглянуть на HR службу с точки зрения системы, а также поможет понять, что все эти «эффектные и шумные» мероприятия или проекты запущенные для количества не несут компании ничего и возможно (о чудо!) отказаться от всего этого мусора.
12. Самое трудное в построении всей системы это сделать первый шаг, но сделать это нужно с точки зрения пользы для компании, эта система — инструмент постоянной и регулярной работы HR службы, а не просто PR. Поэтому начинайте с тем, что у вас есть. Я абсолютно уверен в том, что это поможет в вашей работе и чем быстрее вы начнёте, тем быстрее сможете получить эффект.
