Компенсации при направлении в командировку. Прочие расходы во время командировки
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.
К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:
— расходы по оплате услуг связи;
— дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);
— расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
— расходы на получение визы;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
— другие расходы.
Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).
Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.
Оплата услуг связи.
Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отделяемыми от гостиничных услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.
Если командированный работник сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры по мобильному телефону), то оплату указанных расходов организация вправе компенсировать сотруднику.
Иные дополнительные расходы.
Кроме уже перечисленных, в командировке сотрудника могут ожидать дополнительные расходы. Ну, скажем, если в поездку отправляется директор компании, то не исключено, что он летит первым классом и пользуется услугами VIP-зала в аэропорту, тратится на ресторан и мини-бар в отеле. Возникает вопрос: могут ли такие затраты быть компенсированы сотруднику? Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если оплачивают, то такие расходы могут быть включены в доход сотрудника.
Во время служебных командировок часто приходится вести переговоры в неофициальной обстановке (в кафе, ресторане), прибегать к услугам переводчиков и т. д. Все это вызывает дополнительные расходы у командированного лица, именуемые представительскими. В случае оплаты организация будет компенсировать работнику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя», как того требует ст. 168 Трудового кодекса РФ. На практике если подобные расходы и оплачивают, то только работникам высшего руководящего звена.
Часто возникает ситуация, когда работник от вокзала или аэропорта добирался до места назначения на такси. В соответствии с п. 12 Инструкции N 62 командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Данное положение применяется и к проезду от аэропорта до места командировки во время загранкомандировок.
Еще один вид расходов в командировке — представительские расходы. К ним относятся расходы на:
— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, встрече;
— транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Представительские расходы, как и другие затраты, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Документально подтверждают такие расходы первичные документы:
— счета и чеки ККМ из ресторанов и кафе;
— акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков;
— транспортные билеты;
— накладные, товарные чеки и чеки ККМ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания.
Экономическая обоснованность требует дополнительного подтверждения.
Помочь в этом может Приказ Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров…». Этот Приказ не отменен и действует в части, не противоречащей Налоговому кодексу РФ.
В соответствии с ним в первичных учетных документах, на основании которых учитываются представительские расходы, должны быть указаны:
— дата и место проведения деловой встречи (приема);
— приглашенные лица;
— участники со стороны организации;
— конкретное назначение расходов;
— величина расходов.
Кроме того, необходимо определить порядок:
— расходования средств на представительство;
— правила их документального оформления и контроля;
— круг лиц, имеющих право на осуществление таких расходов.
При наличии пояснительной записки или акта командированного сотрудника с указанием всех вышеперечисленных данных налоговикам будет трудно признать представительские расходы экономически необоснованными. А посему эти расходы могут быть компенсированы сотруднику.
Для того чтобы работодатель мог возмещать дополнительные расходы (такие как представительские, услуги переводчиков, ресторан и др.), это должно найти отражение в локальных актах организации (положение о командировках, приказ по организации).
Источник : hr-portal.ru
