Новая профессия: ивент-менеджер

В последнее время в компаниях, для которых важную роль играет презентация своих товаров/услуг, в штат вводится новая должность: ивент-менеджер — специалист по организации мероприятий.

Организация интересных запоминающихся событий в деловой жизни — одно из самых интенсивно развивающихся направлений маркетинга. Прошло время, когда мероприятия готовились исключительно для рекламы продукта или продвижения бренда, сегодня ивенты (от англ. Event — событие) — это инструмент позиционирования компании на рынке. Мероприятия проводятся как для сотрудников (с целью повышения мотивации, укрепления лояльности), так и для клиентов и партнеров (презентация товаров и услуг, налаживание каналов коммуникации).

Новому направлению деятельности нужны профессиональные организаторы событий (либо даже целый коллектив профессионалов), которые не только креативно подходят к решению поставленных задач, но и умеют работать в проектной рамке, в жестких условиях ограничения времени и бюджетов. Ивент-менеджер занимается организацией специальных мероприятий, к которым относятся:

• акции по продвижению товаров, услуг, бренда и пр.;
• деловые мероприятия для партнеров: конференции, круглые столы, встречи и т. п.;
• внутренние ивенты для сотрудников: корпоративные форумы, конференции, праздники и т. п.

Как правило, для проведения мероприятий большинство организаций привлекают специализированные агентства — провайдеров услуг, однако специфика деятельности некоторых компаний (как правило, торговых) побуждает руководство ввести должность ивент-менеджера в штат. Это целесообразно делать в том случае, когда компания ведет активную маркетинговую деятельность:

1) продвигает продукты и услуги с помощью инструментов событийного маркетинга;
2) активно развивает и мотивирует собственную команду.

Создание события, которое привлечет внимание целевой аудитории и надолго запомнится участникам, требует значительных финансовых и временных ресурсов; это очень трудоемкая работа. Плохо организованный праздник не только не решит поставленную задачу (продвижение бренда, сплочение коллектива), но и может нанести ущерб репутации компании, разрушить восприятие бренда, что приведет к финансовым потерям. Необходимо контролировать весь процесс организации — от разработки общей идеи, планирования проекта, утверждения сценария у руководства до этапа подведения итогов. Поэтому событийный маркетинг требует привлечения высококлассного креативного специалиста широкого профиля, который:

• профессионально ориентируется на рынке маркетинговых и ивент-услуг;
• способен найти подрядчиков для выполнения всего комплекса задач;
• может поставить цели, качественно составить техническое задание, подготовить план работы и бюджет проекта;
• умеет контролировать процесс подготовки и проведения мероприятий.

Обычно к кандидату на должность ивент-менеджера выдвигаются следующие требования:

• опыт работы в сфере организации мероприятий — не менее двух лет;
• отличные презентационные навыки;
• развитые коммуникативные способности;
• знание проектного менеджмента и опыт управления проектами;
• знание рынка ивент-услуг (в том числе технического оснащения и исполнения, новинок в данной сфере);
• «многозадачность» — умение работать над несколькими проектами одновременно;
• умение грамотно вести отчетность и бюджетировать проекты;
• опыт координации работы участников проекта;
• умение правильно ставить цели и задачи, описывать их в технических заданиях;
• умение работать в команде и самостоятельно (в том числе в режиме ограниченного времени, в условиях стресса);
• умение работать с людьми: гибкость в общении, требовательность, тактичность;
• умение быстро реагировать и находить решения в нестандартных ситуациях;
• высокая самоорганизация;
• креативное мышление, творческий подход к делу.

При подборе этих специалистов работодатели отдают предпочтение базовому образованию, связанному с организацией культмассовых мероприятий. Кроме того, ивент-менеджер должен обладать глубокими знаниями в сфере маркетинга.

В функциональные обязанности ивент-менеджера входят:

• планирование, организация, координирование и контроль ивент-проектов;
• привлечение и управление работой подрядчиков (ивент-агентств), оценка и анализ предложенных концепций, идей, механик, сценариев и пр.;
• подготовка и проведение тендеров по выбору провайдеров (ивент-агентств);
• оценка эффективности сотрудничества с различными провайдерами, внесение предложений по улучшению качества работы агентств;
• подготовка презентаций проектов, а также финальных отчетов по их завершении;
• ведение всей сопутствующей финансовой и юридической документации;
• изучение лучших мировых практик и их применение в работе.

Пример должностной инструкции для этого специалиста приведен в приложении.

Профессия ивент-менеджера в крупной компании предполагает несколько квалификационных уровней: специалист — ведущий специалист — начальник отдела. В Государственном классификаторе Украины — Классификаторе профессий ДК 003:2010 профессия «ивент-менеджер» пока не представлена; в трудовой книжке занятого на этой должности человека обычно делается запись «менеджер».

Оплата труда специалиста, занимающего эту должность, производится так же, как и любого другого сотрудника: ставка, бонусы, компенсации и льготы (медицинская страховка, доплата за питание, отпуск и т. д.).

Гонорар внешнего провайдера, как правило, составляет 10–20% от бюджета мероприятия, при этом начинающие организаторы получают в среднем 10% от суммы заказа, а опытные — 25%. Штатные сотрудники специализированных агентств обычно получают фиксированную зарплату плюс процент за каждый выполненный проект.

Как показывает статистика, в нашей стране сегодня 70% ивент-менеджеров имеют высшее образование; 82% из них — женщины в возрасте от 23 до 35 лет.

Для обучения/повышения квалификации ивент-менеджеров разработан ряд обучающих программ и специализированных тренингов: по бренд-менеджменту, PR и взаимодействию с медиа, маркетинговым исследованиям, проведению BTL-акций, различным нестандартным способам продвижения товаров и услуг. Чтобы идти «в ногу» с рынком, ивент-менеджер должен регулярно посещать рекламные выставки и конкурсы (например, Eventarizacia, Ukrainian Events Awards), где он сможет узнать о ключевых игроках рынка, об инновационных решениях, которые используются в процессе подготовки проектов.

Перед специалистом, работающим в «событийном» маркетинге, открыты достаточно широкие карьерные перспективы. В рамках компании он сможет со временем:

• стать PR-координатором и бренд-менеджером;
• принимать участие в кросс-функциональных проектах, связанных с организацией мероприятий (включая управление персоналом, маркетинг, связи с инвесторами и общественностью, корпоративную социальную ответственность, благотворительность и т. п.).

Кроме того, подготовка мероприятий — это хорошая база для освоения проектного менеджмента, который сегодня необходим практически везде.

Источник : hrliga.com