7 правил переписки с кандидатами для рекрутеров
Какие правила соблюдать рекрутерам при обмене текстовыми сообщениями с кандидатами? Несколько рекомендаций от экспертов MightyRecruiter.
1. Просите разрешения, а не прощения
В неких организациях считается, что «лучше просит прощения, чем разрешения». Но при переписке с кандидатами способности извиниться может и не быть. Спросите у кандидата, не против ли он переписываться. Определите, есть ли у кандидата предпочтения по времени и частоте получения сообщений.
2. Лаконичность
Текстовые сообщения обязаны быть содержательными. Сразу переходите к делу, хай каждое слово имеет значение. Избегайте длинных приветствий, пустых фраз и лишних знаков препинания.
Сообщения удобны тем, что позволяют освободить кратковременную память. Поэтому предупредите кандидата, когда сеанс переписки завершен. Не оставляйте его в сомнениях – ожидать ли от вас дополнительной информации.
3. Уместность
Текстовые сообщения кандидатам полезны для назначения встреч, координации логистики, согласования действий и предоставления дополнительных сведений. А также для отправки срочных сообщений и связи с кандидатом, который не ответил на электронные письма или голосовые сообщения. Эти задачи могут быть выполнены в рамках правила двух минут тайм-менеджмента и займут меньше времени, чем переписка по почте.
Старайтесь не задавать вопросов, которые требуют более сложных ответов, чем «да/нет», и на которые трудно ответить однозначно. Ограничьте отправку сообщенных рамками рабочего времени во часовом поясе кандидата, допускайте только небольшие отступления.
4. Профессионализм
Текстовые сообщения относятся к неформальной коммуникации. Но это не повод понижать профессиональные стандарты. Переписка с рекрутерами частенько влияет на опыт кандидата в целом.
Старайтесь не использовать жаргон, литспик или сокращения. Избегайте эмодзы, смайликов и нестандартных текстовых элементов. При необходимости используйте знакомые сокращения, но сохраняйте деловой тон общения.
5. Тактичность
Отправляя сообщения кандидатам, вы попадаете в их личное пространство. Относитесь к этому как к привилегии, и следите за тем, чтобы не оказывать давление. Избегайте излишне эмоциональных сообщений, а также с важным содержанием или решениями.
Недопустимо сообщат кандидату о прекращении взаимодействия сообщением. Вы и ваша организация выше этого. Сообщать такие новости следует как минимум по электронной почте, а еще лучше – по телефону.
6. Оперативность
Люди ожидают, что текстовые сообщения помогают скоро решать дела. Добивайтесь этого в общении с кандидатами. Несмотря на занятость, помните, что ваша работа предполагает эффективный наем, коммуникации и управление ожиданиями.
Если вы не можете ответить сразу, подтвердите получение сообщения и отметьте, что предоставите ответ к определенному времени. Не стоит «хвастаться» своей высокой занятостью и ссылаться на то, что ответить не позволяют встречи без остановки.
7. Будьте собой
Если кандидат запросил вас в свое личное пространство, вы многое сделали правильно. Действуйте с уверенностью в себе и в том, что предлагает ваша организация. Избегайте шаблонов и специфических HR-терминов, используйте естественный для себя стиль общения.
