Рекрутеру никто не пишет: 5 писем, которые помогут получить желаемую работу

Как вы думаете, как можно провести аудит функций рекрутинга? Предлагаю вам алгоритм действий.

Алгоритм аудита функций рекрутинга
Глобально, вопрос оценки эффективности рекрутинга сводится к анализу трех простых вещей:
1.     Существующий процесс рекрутинга своевременно поддерживает бизнес или нет?
2.     Будет ли эта возможность поддержки в будущем?
3.     Поддержка бизнеса осуществляется соответствующими людьми или нет?

Когда мы обычно проводим аудит?
•       получили новую работу,
•       пришли на новый проект,
•       сформировались новые планы компании по развитию,
•       существуют явные проблемы в функции рекрутинга,
•       для поиска возможностей повышения эффективности рукрутинга.

Процесс аудита функций рекрутинга я разбил на 6 блоков.

БЛОК 1. Компания
Корпоративная стратегия, планы компании, общий курс.
Выясняем:

основные стратегические цели;
планы по расширению компании, как минимум, на ближайший год;
количество требуемых новых сотрудников по разным категориям должностей (чем точнее, тем лучше);
планы по сокращению бизнеса (если такие планы есть).

Полученную информацию мы будем использовать для оценки ресурсов.

Глубинное интервью с CEO
Примерный список вопросов:

Какой этап развития компании лучше всего ее характеризует: создание, бурный рост, зрелось, упадок?

От того, где мы находимся, зависит итог, кто нам нужен.
Какие общие черты будут присущи сотрудникам? Например, на этапе «роста» — драйверы», на этапе зрелости, когда компания стремится удержать свои позиции, – более «системные» люди.

Какие признаки этапа жизни компании наблюдаются? Как они проявляются во внутренней атмосфере, особенностях быта, особенностях организации труда?
Какие личные требования СЕО к людям в его компании?
В целом, он доволен кто приходит в компанию?
Что оценивает он в первую очередь в случае интервью с кандидатом?
Много ли таких людей уже в компании, может ли кого-то выделить персонально?
Кто ключевые заказчики (hiring managers)?
Что СЕО думает о кадровых решениях по найму?
Какой общий комментарий СЕО о функции рекрутинга – что необходимо оставить, поддержать, что кардинально изменить (персональный взгляд СЕО).

Глубинное интервью с Hiring managers
В целом, вопросы те же:

Какой этап развития компании лучше всего ее характеризует: создание, бурный рост, зрелось, упадок?
Какие признаки этапа жизни компании наблюдаются? Как они проявляются на внутренней атмосфере, особенностях быта, особенностях организации труда?
Какие личные требования к кандидатам?
В целом, довольны ли, кого показывают рекрутеры, общий feedback по их работе, возможно могли бы кого-то отдельно выделить?
Какие примеры некачественной работы рекрутинга?

Важно сравнить ответы СЕО и других респондентов:

для понимания, чем «дышит» компания с точки зрения текущего этапа развития, ее планов, курса, общих черт профилей нужных специалистов;
определить и понять первую характеристику рекрутинга со стороны, которая ее «заказывает», увидеть первые соответствия/несоответствия. «Прощупать» первые маркеры корпоративной культуры.

БЛОК 2. Документы, регламенты, SLA
Ознакомление с существующей документацией, регламентами и т.д.
Выясняем:

общую логику;
обратную связь, насколько текущие описания соответствуют действительности;
наличие всех необходимых шаблонов, форм, заявок и т.д.

Если по документации нельзя разобраться в существующей специфике организации работы функции рекрутинга, то делаем вывод, что процесс не регламентирован.
В ходе оценки анализируем актуальность регламентов с действующими процессами.

БЛОК 3. Команда рекрутеров
Выясняем:

особенности функционала каждого рекрутера (есть ли специализация);
отличия между junior/middle/senior позициями, есть ли грейды, логику этих отличий;
индивидуально по каждому рекрутеру:

текущую нагрузку (ее динамику),
метрики:

% отказов заказчика по воронке (большой процент отказа говорит о том, что рекрутер не понимает, кого он ищет),
показатели по количеству закрытых вакансий в месяц,
соотношение между количеством в работе и закрытыми,
% просроченных вакансий,
средний период закрытия 1-й вакансии,

      в беседе узнаем, понимает ли рекрутер, на каком этапе компания, и профиль требуемого сотрудника;
      методы оценки;
      как развивает свой профессиональный уровень (планы на развитие, карьерные планы);
      общую удовлетворенность работой;
      видение улучшений;

модель оплаты труда рекрутера, рыночное соответствие совокупного дохода,
командный eNPS;
насколько существующая структура команды, ее эффективность, обеспечат выполнение текущих и будущих задач компании.

Совет! В ходе индивидуальной коммуникации предложите составить отчет (сводку) по работе над проблемной вакансией.
Очень хорошо сможете проанализировать квалификацию рекрутера.

БЛОК 4. Процессы
Процесс согласования открытия вакансии
Выясняем

роли участников процесса согласования открытия вакансии;
механику процесса согласования;
документирован ли процесс.

Искомые выводы! Какая роль HR в процессе согласования – отдельное звено согласования или информируется после финализации?

Процесс взаимодействия с заказчиком
Выясняем

как осуществляется информирование HR об открытой вакансии – способ коммуникации, какой объем информации предоставляется, в каком виде она поступает;
принцип определения ответственного рекрутера за вакансию – по нагрузке, по привязке к заказчику, другой;
взаимодействие заказчика и рекрутера в определении описания вакансии;
как осуществляется согласование договоренностей по сроку закрытия вакансии;
формат презентации заказчикам кандидатов (форма, наличие описательной части);
характеристика сложных заказчиков.

Искомые выводы! Насколько велика нагрузка на заказчика и, в свою очередь, насколько рекрутер проактивен на старте работы по изучению профиля искомой вакансии? Насколько рекрутер реально помогает заказчику в принятии решения? Какая культура отношения к срокам закрытия?

Организация потока кандидатов
Выясняем

есть ли разделение на сорсинг-рекрутинг, эффективно ли их взаимодействие;
долю использования текущих каналов привлечения;
какие способы привлечения используются реже/не используются, но рекрутеры умеют ими пользоваться;
тактика выхода на кандидатов – что пишем, кто пишет, конверсии;
маркетинг вакансий – кто ответственный, как налажена работа;
какой объем кандидатов попадает в работу по той или иной вакансии, какая динамика этого показателя;
оформлены ли знания по сорсингу в единую базу знаний.

Искомые выводы! Достаточно ли эффективен сорсинг, достаточный ли объем кандидатов, который генерится? Дает ли перспективу существующая структура использования каналов поиска?

Взаимодействие с кандидатами
Выясняем

этапы отбора – их логика, оптимальность (их количество);
способы коммуникации, насколько они оптимальны по скорости работы;
применяемые способы оценки соискателей для разных этапов и вакансий. В чем заключается направленность на оценку общего требуемого профиля?
воспитание лояльности к компании;
какие усилия прикладывает рекрутер.

К сведению:
•       В одной из компаний была применена практика оценки обратной связи от соискателя после прихода на первое интервью. Каждый рекрутер оценивался индивидуально с помощью автоматического опросника, который отправляла система в виде ссылки на 3 вопроса в Typeform.
•       Оценивался сам рекрутер с точки зрения адекватности вопросов, организации интервью, полноты рассказа о вакансии, проекте. Было предложено оценить готовность кандидата порекомендовать компанию по первому впечатлению (NPS).
•       Порядка 74% кандидатов предоставляли данные. Индивидуально, по каждому рекрутеру команды была возможность увидеть качество работы с кандидатом с точки зрения формирования лояльного впечатления о компании. И для самих кандидатов это была приятная «диковинка», что о том «как им» компания следит.

БЛОК 5. Информация. Показатели
Работа с информацией
Выясняем

какая информация в ходе работы по вакансии подлежит сохранению, достаточно ли ее;
каким образом информация структурируется;
фиксируются ли новые знания, подходы, «фишки», носителем, которых есть рекрутер;
легкость доступа к информации.

Искомые выводы! Насколько процесс рекрутинга, с точки зрения подходов к работе с информацией, является системным? Насколько накопленная информация реально может ускорить процесс подбора, помочь будущим рекрутерам показать картину работы с вакансиями, а также обеспечить их накопленными знаниями.

Показатели эффективности, отчетность
Выясняем

что считаем: связаны ли показатели с общей направленностью рекрутинга по задачам;
куда все движется: направленность динамики значений индикаторов;
кто все считает: автоматически или вручную, вероятность манипуляций с данными;
Структура отчетности: кто заказчики.

Искомые выводы! Способствует ли существующая система показателей эффективному отслеживанию проблемных участков? Общая характеристика эффективности работы функции, достаточно ли это для будущих вызовов? Насколько команда понимает сущность индикаторов и их текущий подбор?

Блок 6. Автоматизация
Текущие возможности, предыдущий опыт
Выясняем

какие процессы автоматизированы, были ли попытки автоматизации, какие решения рассматривались, почему не получилось;
если существует ATS-система – используются ли все её возможности.

Искомые выводы! Реализовано ли большинство из современных возможностей автоматизации процесса? Какая текущая позиция высшего руководства относительно внедрения программных продуктов для автоматизации? Какова эффективность системы автоматизации?

Стратегия рекрутинга: установление прочной связи с общекорпоративной стратегией
Помните, какая задача рекрутинга? Помогать бизнесу.
Как функция рекрутинга может быть связана с бизнес-стратегией. Вот вам пример.