Как внедрить систему учёта рабочего времени и не потерять сотрудников

Сейчас многие компании внедряют у себя системы учёта рабочего времени. Главная цель при этом экономическая — повышение эффективности труда. Но побочным эффектом часто становится недовольство работников. Потому что попытку контроля они воспринимают как явное недоверие со стороны руководства, и даже как стремление «закрутить гайки». Как избежать ухудшения отношений и не остаться без работников?

При всей пользе систем контроля рабочего времени, у них есть как преданные сторонники, так и яростные противники. Причём к лагерю сторонников в основном примыкают руководители, а в противники записываются рядовые сотрудники. И это неудивительно, ведь решения по внедрению систем принимают первые, они знают о возможностях таких программ и заинтересованы в результатах. Подчинённые же часто воспринимают учёт рабочего времени в штыки, расценивают его как ужесточение дисциплины, вторжение в личное пространство, совсем не берут в расчёт положительных моментов, потому что элементарно о них не знают.

Так как же внедрить систему контроля рабочего времени и не демотивировать сотрудников? Проблем с мотивацией персонала можно избежать, если грамотно выбрать систему и проработать механизм её внедрения.

Предположим, система выбрана и закуплена — пришло время рассказать о нововведении сотрудникам. Здесь есть два варианта развития событий: 1) издать приказ по компании об установке нового ПО и ознакомить с ним сотрудников; 2) подготовить сотрудников к изменениям, организовав пошаговое внедрение системы.

Первый вариант реализуется быстро, но с точки зрения мотивации сотрудников — абсолютно проигрышный. Недостаток информации о программе люди компенсируют домыслами, непонимание целей запуска системы приводит к её «непринятию».

Второй вариант знакомства сотрудников с системой гораздо предпочтительнее и при правильной реализации приводит к желаемому результату — внедрению системы без недовольства и демотивации сотрудников. Вот несколько рекомендаций, обобщающих опыт компаний, уже использующих системы учёта рабочего времени:

• Предоставьте сотрудникам информацию о программе, целях и задачах системы контроля рабочего времени. Самый естественный вариант — организовать общее собрание (или собрания по отделам), где сотрудники зададут интересующие их вопросы, а руководство и HR-менеджер разъяснят цели внедрения системы. Персонал перестаёт воспринимать систему негативно после простого комментария: программа предназначена не для наказаний и штрафов, а для оптимизации работы сотрудников, повышения эффективности их труда.
• Получите обратную связь: после рассказа о программе не отправляйте всех по рабочим местам. Узнайте мнение сотрудников. Наиболее частые и «пламенные» претензии работников связаны с «вторжением в личное пространство», «нарушением прав» и «недоверием», попутно упоминаются выражения типа «закручивание гаек», «диктатура» и «тюремный режим». Контраргументы для ответа таким «правозащитникам» просты: работодатель платит сотруднику за выполнение определённых обязанностей в определённое время, а рабочее место сотрудника — это, по сути, имущество компании. Если персонал использует рабочее время и оборудование в личных целях, то он нарушает права компании, прописанные в трудовом договоре.
• Расскажите о «плюшках» для сотрудников: очень важно акцентировать внимание на положительных сторонах внедрения системы учёта рабочего времени. Она позволяет справедливо начислять заработную плату, вовремя заметить перегруженность работника, фиксировать переработки, работу в выходные дни и т. д. В качестве дополнительной мотивации к хорошим отчётам по продуктивности руководство может «привязать» премии, бонусы, подарки и другие поощрения работникам.
• Обеспечьте прозрачность системы: сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с вопросами о работе программы, о собственных результатах, озвучить сомнения о целесообразности использования тех или иных сайтов в работе. Чтобы исключить «метания» сотрудников от менеджера к менеджеру, назначьте ответственного за работу системы.
• Обеспечьте взаимодействие сотрудников, ответственных за систему, и компании-разработчика. В больших компаниях нужна не просто система контроля времени, она нужна как часть общей инфраструктуры. Переложите заботы по интеграции программы учёта рабочего времени на её разработчиков, это их зона ответственности. Тем самым вы сэкономите время и нервы своих работников, а установленная программа благодаря действиям опытных специалистов будет работать как часы.
• Позаботьтесь о юридической стороне вопроса: грамотно оформите использование системы учёта времени. Либо внесите условие о возможности использования работодателем системы учёта времени в трудовой договор, либо издайте приказ по предприятию и ознакомьте с ним сотрудников. Что касается законодательства, то данный вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 15, 21 и 189).

Подведём итог

То, как персонал воспринимает системы учёта рабочего времени, зависит по большому счёту от двух факторов: методов контроля и механизма внедрения системы. Если выбранная вами система не осуществляет «тотальный контроль» за сотрудниками (обратное демотивирует, раздражает, в конечном счёте приводит сотрудника к мысли сменить работу), а использует подход автоматизированного мониторинга рабочего времени (по сути, ненавязчиво и корректно следит за эффективностью работника), то вы на полпути к успешному внедрению системы контроля времени без агрессии со стороны сотрудников.

Негативное отношение сотрудников к системам учёта рабочего времени возникает из-за недостаточной информированности персонала о целях и задачах внедрения программ. Опыт показал, что после подробного разъяснения преимуществ системы, большинство сотрудников начинают лояльно относиться к контролю над рабочим временем.

Источник : hr-journal.ru