Как грамотно спланировать рабочее время?
Периодически со мной случается одна и та же история: казалось бы, что до конца выполнения задания осталась сущая мелочь, шефу рапортуешь о его завершении, но позже понимаешь, что на последние штрихи необходимо столько же времени, сколько потратил на основную часть проекта. В результате я выбиваюсь из графика, получаю нагоняй, а в одном из последних таких случаев мне пригрозили увольнением. Почему возникает такой парадокс, притом, что темп я не меняю? Как грамотно спланировать рабочее время? Олег М.
Комментирует
Ольга ПАРАТНОВА,
консультант, бизнес-тренер,
психолог тренинг-центра «Синтон»:
За парадоксальной, на первый взгляд, ситуацией, описанной Олегом, стоит закономерность, которую в 1897 году вывел итальянский экономист Вильфредо Парето: 20% усилий дают 80% результата, а на достижение оставшихся 20% требуется 80% усилий. Этот принцип подтверждается количественными исследованиями в самых различных сферах жизни: например, 20% товаров определяют 80% дохода, или 20% клиентов дают 80% прибыли. Параметры могут меняться в зависимости от отрасли. Например, в строительстве соотношение — приблизительно 10/90, для других сфер деятельности эти показатели могут варьировать до соответствия 50/50, еще раз подтверждая, что на доработку деталей требуется, как минимум, столько же времени, сколько ушло на основной этап работы.
Но порой иллюзия завершения проекта расслабляет нас раньше времени, и у некоторых исполнителей снижается мотивация, в процессе доработки деталей людям становится скучно, им начинает казаться, что время уходит впустую — это еще больше замедляет работу. Зачастую возникает раздражение, недовольство, в результате сроки сильнее затягиваются. Мы прекрасно знаем из своего опыта, как хочется отложить неприятные и тяжелые обязанности «на потом» — это своего рода психологическая уловка. Но оттого, что мы «спрятали голову в песок», проблема никуда не делась, а наоборот, начала нарастать, как снежный ком. Тогда ситуация вообще может выйти из под контроля, и на горизонте замаячит угроза увольнения.
Что же делать? Рекомендую вам, Олег, взять принцип Парето на вооружение и ориентироваться на средние параметры соотношения «основное»/»мелочи» (потом вы выведете их для себя индивидуально). Например, основной этап работы у вас обычно занимает 10 дней, соответственно, определите время сдачи проекта — через 20 дней. Это будет не иллюзорный, а реалистичный срок. В итоге у вас будет шанс выполнить свои обязанности качественно и вовремя. Удивительно, но, планируя свою деятельность таким образом, вы сможете справиться с заданием быстрее, чем раньше. Это произойдет потому, что вы будете спокойны, а это состояние обычно ускоряет процесс. Таким образом, вы сдаете работу раньше намеченного срока, вместо нагоняев получаете благодарность, вы удовлетворены, шеф — доволен. Чего вам искренне и желаю!
Литература по теме:
Мотивация к работе.
М.: Вершина, 2006/Херуберг Ф., Моснер Б., Блох-Снидерман Б.
Тайм-менеджмент.
М.: Фаир-Пресс, 2003/Поли Берд
Как «пережить» смену власти?
Месяц назад в компании поменялось руководство. Новый шеф привел с собой свою команду, в связи с чем несколько человек уволили, а кое-кто и сам ушел, не выдержав нервозной обстановки. Сейчас в коллективе ходят разные слухи, одни говорят, что возможном сокращении, другие — о расширении штата. Руководство от официального комментария воздерживается. Но некоторые сотрудники уже начали подыскивать себе новое место, и я тоже задумалась о смене работы. Как вести себя в этой кризисной ситуации?
Анна, маркетолог
Комментирует
Галина ТАРАТУХИНА,
заместитель директора центра психологической поддержки
и современного психоанализа «Персона»:
Приход в коллектив нового руководства «со стороны» порождает ситуацию неопределенности — ваши «сегодня» и «завтра», которые еще вчера были понятными, становятся зыбкими и неизвестными и, соответственно, вызывают тревогу. Поэтому при «смене власти» практически все сотрудники испытывают стресс.
С точки зрения управления персоналом кризисная ситуация опасна тем, что в отсутствие достоверной информации о реальной ситуации в организации люди оказываются вовлеченными в обсуждение слухов. В такой нестабильной обстановке начинается текучка кадров. Это как раз та ситуация, о которой пишет Анна. Но, согласитесь, принимать серьезное решение, основываясь на домыслах, неразумно. Увольнение всех старых кадров — ситуация крайне редкая, ведь для компании это такой же сильный стресс, как и для сотрудника. Как правило, новое руководство заинтересовано в увольнении одних и сохранении других. В какую из этих групп попадет каждый сотрудник, зависит от планов компании и от профессионального уровня работников. В момент кризиса никто не застрахован от попадания в «черный список», но главный рецепт — не поддаваться панике, избегать необдуманных поступков, сохранять спокойствие и добросовестно выполнять свои обязанности. Участвуя в «перетирании» новостей, вы теряете время и силы впустую, выдыхаетесь эмоционально и начинаете работать спустя рукава — а это как раз и есть прямая дорога к увольнению.
Смена руководства — испытание не из легких. От того, как руководитель и подчиненные переживут этот кризис, зачастую зависит будущее и нового руководителя, и старой команды. Практика показывает, что наибольшего успеха добиваются социально-адаптивные люди, которые умеют принять существующую ситуацию и гармонично вписаться в нее. У смены руководства есть и позитивная сторона: компания получает шанс добиться более высоких результатов, а вы — возможность показать себя с лучшей стороны, пройти испытание на профессиональную прочность и обрести возможность карьерного роста в новых условиях.
Работа в лес не убежит?
Я работаю и одновременно ищу себе новое место для трудоустройства. Периодически меня приглашают на собеседования, но не всегда удается на них прийти из-за того, что встречи, как правило, назначают в рабочее время, а из офиса я могу отлучиться только в обед. В результате упускаю хорошие предложения. Как распланировать свое время, чтобы успевать ходить на собеседования без вреда для нынешней работы?
Ольга, секретарь-референт.
Комментирует
Елена ТЕРЕХОВА,
менеджер проекта рекрутингового агентства Adecco:
Действительно, ситуация с поиском работы часто бывает неоднозначной. Особенно это касается специалистов, которые востребованы на рынке, например, секретарей, бухгалтеров, специалистов по продажам, маркетингу. Как только такой человек выйдет на «открытый рынок», т.е. заявит о себе в кадровом агентстве или Интернете, на него обрушивается множество звонков с различными предложениями. И хотя большая часть из них бесполезна (ведь в конечном итоге будет принято только одно предложение), без встреч и интервью определиться невозможно. Как правило, организации работают с 9-ти до 18-ти, и менеджеры по персоналу или рекрутеры неохотно назначают собеседования на вечернее время или выходные дни. Совпадение графика не позволяет соискателю полноценно заниматься поиском нового места, в результате на рынке уже не редкость, когда человек до того, как искать работу, увольняется. Как показывает практика, административный персонал и менеджеры низшего звена после увольнения очень быстро, иногда даже в течение недели, находят новое место.
Другое дело — руководители среднего и высшего звена или специалисты узкого профиля. Для них интересных предложений на рынке значительно меньше, встречи бывают не каждый день, поэтому такие соискатели вполне могут совмещать работу с её поиском.
В большинстве случаев я иду навстречу соискателям и назначаю интервью в удобное для них время, особенно если я заинтересована в специалисте как потенциальном кандидате. Что касается компаний наших клиентов, то они, как правило, устанавливают графики встреч, исходя из имеющихся у них возможностей. Если работодателю действительно нужен специалист, то он не будет вставать в позу: «раз он не пришел, значит, ему не нужна эта вакансия». При наличии взаимного интереса, стороны смогут найти разумные компромиссы.
Источник: hr-portal.ru
