Как оцифровать обязанности HR?
После освоения предприятий и цехов, автоматизация коснулась и уютных мест офисных сотрудников. Впрочем, на биржу труда из-за этого торопиться не стоит – «железные мозги» претендуют, в первую очередь, на рутинную работу, освобождая время человеку для решения действительно творческих и сложных задач по управлению людьми и выстраиванию бизнес-процессов в компании. В этой статье расскажем о том, как российская ИТ-компания «КРОК» успешно реализовала кейс по цифровизации HR-процессов.
Первоначальным этапом автоматизации стала графическая отрисовка бизнес-процессов. Для этого существует признанная во всём мире в качестве стандарта нотация Business Process Model and Notation (BPMN). Это своего рода визуальная система элементов, состоящая из блоков и диаграмм, которая используются различными платформами для цифровизации бизнес-процессов. В качестве такой платформы компания «КРОК» использовала российскую разработку Comindware Business Application Platform.
Бот человеку – друг
На следующем этапе в качестве исполнителей рутинных операций в рамках выстроенных бизнес-процессов были добавлены программные роботы. Одним из векторов цифровизации HR-процессов стала разработка сразу нескольких ботов, способных перенять на себя часть деловой коммуникации.
Корпоративный чат-бот
HR-специалистам больше не нужно отвечать на одни и те же наиболее распространённые вопросы коллег из других подразделений компании. Расписание и маршрут транспорта до офисного центра, даты зарплат, пароль от свободного wifi, необходимые контакты и многое другое – обо всём этом расскажет корпоративный чат-бот.
Рекрутинг-чат-бот
Отвечать HR приходится, разумеется, не только коллегам, но и на вопросы многих соискателей. Большинство из этих вопросов типичны. Поэтому соискателям на них отвечает рекрутинг чат-бот. И только непредусмотренные программой вопросы переадресовываются HR-специалистам.
Онбординг и оффбординг чат-боты
Новичкам на новом месте поможет онбординг чат-бот. Перед первым рабочим днём бот сообщит удобный маршрут, напомнит, что из документов нужно не забыть взять. HR также не придётся отвлекаться на то, чтобы провести экскурсию по офису, показать, где и какие отделы находятся, познакомить нового сотрудникам с коллегами. При этом знакомство с новым коллективом и офисом будет выглядеть в формате квеста, что поможет справиться со стрессом и легко влиться в коллектив.
А тем, кто решил уволиться, «провожающий» бот поможет пройти по обходному листу, опять же, экономя время HR.
Когда робот приглашает на круглый стол
Организация мероприятия занимает у HR-подразделение несколько рабочих дней. Однако, как выяснилось при моделировании бизнес-процессов, участие человека при этом может быть сведено к минимуму. Практически со всеми организаторскими функциями справится и робот. Он может разослать приглашения, оформить пропуски, распечатать раздаточные материалы, организовать кофе-брейк и выполнить множество других задач. Мероприятия, как правило – типовые, поэтому робот может действовать по заранее заданным протоколам. HR-специалисту необходимо только сообщить программе название мероприятия, даты его проведения, именной список, контакты участников и другую подобную информацию. На заполнение формы уходит всего 15 минут, а все остальные хлопоты робот берёт на себя.
HR-специалистам больше не нужно обрабатывать и по несколько сотен заявок от сотрудников на внутренние корпоративные мероприятия. Ведь за несколько минут каждый из участников может просто заполнить специальную форму, которую затем обработает программа. Робот не только обработает анкеты-заявки, но и сгенерирует аналитический отчёт по участию сотрудников и различных департаментов в корпоративной жизни.
Пример. В компании «КРОК» проводятся курсы английского языка для сотрудников. Каждый новый курс требовал оформления порядка трёхсот заявок. В них сотрудники указывали свой уровень знаний, подходящее для занятий время, удобную форму обучения и т.п. Чтобы обработать эти заявки, сформировать группы и расписания у HR-специалиста уходил целый месяц! Однако теперь все те, кто хотят изучать иностранный язык, просто заполняют анкету со своего гаджета. Робот получает необходимые данные и моментально формирует группы и график занятий.
Мессенджеров много, менеджер – один
Одной из проблем больших проектов, в которых участвуют по 30-50 сотрудников, всегда была обратная связь исполнителей с курирующим их руководством. Во всяком случае, так было до тех пор, пока в компании «КРОК» не придумали, каким образом в «удобоваримой» форме решить проблему коммуникации. В этих целях запустили регулярный автоматический опрос для исполнителей. Программа сама обрабатывает полученную информацию и выдает руководителю проекта готовую аналитику.
Еще один пример успешно решенной проблемы коммуникации. Компания «КРОК» разрабатывала 30 видеокурсов. Это довольно хлопотное дело, состоящее из целого ряда различных этапов – организация съемок, запись видео, монтаж, переозвучка, подготовка субтитров. В этом процессе участвуют множество подрядчиков. И каждый из них предпочитает тот или иной мессенджер для общения с куратором проекта – Facebook, What’s App, Viber и др. Довольно трудно запомнить, в каком диалоговом окне, в каком мессенджере поставлены задачи тому или иному исполнителю, возникает очень много путаницы.
Для решения этой проблемы, был разработан специальный интерфейс длякоммуникации. Он уведомляет, в каком мессенджере можно связаться с подрядчиком, в нём можно поставить задачу, сохранить ссылки на рабочий контент. Менеджеру удобно, потому что хаотичная коммуникация оказывается под контролем. В то же время, у исполнителей нет необходимости подстраиваться – они по-прежнему могут общаться с помощью того канала связи, к которому они привыкли.
Робот взялся за документооборот
Каждый день НR-специалист принимает по 15-20 заявок на согласование договоров, оплату счетов или проверку контрагентов. Для этой работы необходимо задействовать порядка полутысячи различных документов, а менеджмент осуществляется с помощью Excel. При этом сотрудник получает большое количество сообщений на почту о статусе каждого из процессов документооборота. Из-за этого он может пропустить сообщение о подписании договора или закрытии счёта, и таким образом сформируется лишний «долг».
Теперь статусы каждой заявки в HR-подразделении «КРОК» отслеживаются автоматически, а сотрудник может посмотреть их с помощью удобного интерфейса. Вместо 20 минут работы с каждой заявкой, HR-специалист тратит не более пяти минут. Можно просмотреть долги и по сотрудникам, и по департаментам и даже по конкретным документам. Информацию из кадрового документооборота агрегирует робот и направляет руководителям.
Выдача справок, поиск кандидатов, продление трудового договора – для мониторинга этих процессов тоже используется единая платформа.
Comindware Business Application Platform, на платформе которой проводилась цифровизация, обеспечивает не только моделирование процессов, но их исполнение и оркестрацию совместной работы людей и ботов. Таким образом, формируя синергию технологий BPM и RPA.
Данный продукт является low-code платформой. Иными словами, моделирование бизнес-приложений в ней осуществляется в удобном графическом редакторе, поэтому HR-подразделение справилось с поставленной задачей цифровизации бизнес-процессов самостоятельно, без привлечения IT-специалистов.
За счёт делегирования рутинных операций роботу, компании «КРОК» удалось частично автоматизировать бизнес-процессы HR-подразделения. Вместе с тем, у HR-специалистов появилось больше времени на выполнение действительно интересных и креативных задач.
